移库清点法在图书盘点工作中的实践

陈增强

（临海市图书馆 浙江临海 317000）

1 引言

图书清点工作是图书馆一项制度化、常态化的传统业务工作。从对图书的手工管理到自动化管理再到目前向自助化、智能化的方向发展，无论是什么样的管理方式，都不能避免发生数据错误或图书丢失的现象。随着大规模的开架借阅服务模式的应用，图书错乱架的现象也日益严重，特别是对于馆藏数量庞大、图书流通量和密度都很高、更新替旧频繁的公共图书馆而言，图书清点既可以较好地解决错乱架问题，又可以及时发现书目信息错误、条形码丢失或破损以及图书编目、典藏、流通中存在的问题，提高图书馆的服务水平和管理质量。

临海市图书馆（以下简称“我馆”）近20年来特别是自2007年实行自动化管理以来，经历了许多重大变化，馆藏图书数量由最初的130 000册左右增至今天的820 000余册，馆藏空间由单独一个馆变为以总馆为核心和12家自助图书分馆组成的现代化综合性图书馆。建馆以来，我馆经历了多次馆舍扩大、搬迁，资源的增加，编目方式的改变，自动化系统的更新和服务模式的改变。我馆在漫长的发展过程中，由于受诸多原因的影响，从未对图书进行全方位、系统化的清点和盘查，导致图书管理系统中存储的数据与实际图书不相一致的情况逐渐增多。在图书流通过程中经常有读者反映利用OPAC检索到某书但在书架上找不到，其原因之一可能是该书已丢失但在数据库中没有如实反映出来，导致找书难及“有账无书”的矛盾日益突出，严重影响了图书的正常流通，给读者的学习和研究带来了障碍，成为直接影响图书馆服务可信度的关键因素之一。为了避免矛盾日益恶化，我馆决定对馆藏图书进行一次全方位的清点，搞清馆藏图书状况并在数据库中将丢失图书明确标识出来，以避免读者无谓的查找。

2 清点方式及方案的选择

在图书清点工作的过程中，清点方式的选择起着非常重要的作用。一种可行性的且符合本馆实际的清点方式在对清点工作的推进中起着事半功倍的作用，直接决定了清点的方案及后续工作。目前在业界，图书馆常用的清点方式有以下三种：① 利用数据采集器清点方式；②利用图书管理系统自带的清点模块；③利用RFID技术的清点方法。三种方式各有利弊，结合我馆目前的实际情况并通过实践，我们总结出了一种全新的图书清点方式，即利用图书管理系统现有的库位调整功能和统计功能动态地实现图书的清点工作，在此将其称之为移库清点法。

移库清点法是在图书管理系统库位调整功能的基础上，利用库位的不同表示清点状态的不同来进行清点，然后通过图书管理系统的统计功能统计出清点结果的一种图书清点方式。

其实现原理为：①对每个要清点的书库（下称原始库）建立相应的盘点中转库，然后把该书库的图书通过批处理调整到盘点中转库。②通过采集器集中现场采集要清点书库所有图书条码信息并进行汇总，并把汇总后的图书信息通过批处理由盘点中转调整回原始库，此时库位在原始库的图书表示图书已经清点过，在条码采集过程的同时还要对清点过程中发现条码丢失、磨损及书页破损的图书进行更改和记录处理[1]。③在所有图书都清点完成后，盘点中转库剩下的记录即为该被清点书库丢失的图书，此时可对这些图书作临时拟丢失处理。利用图书管理系统的统计功能对图书进行统计，得出清点结果。

此外，为实现准确清点，对以上的清点原理作以下补充说明：①对书库中已外借的那部分图书当作没有丢失并且书目信息无误的图书，放在原书库不做调整，只对图书管理系统馆藏状态为在架的图书进行调整到图书盘点中转库。②对于乱库的图书即实际所在库位与图书管理系统显示的库位不符的图书，在条码采集结束后的批调整过程中直接调整到当前实际所在库位。③库位调整可以重复进行，即库位由A库调到A库，就相当于未作变化，因此对于在条码采集过程由于疏忽而导致某一图书条码信息的重复采集是不影响图书的清点统计工作的。

3 清点步骤的实践过程

3.1 清点工作的分工

为使本次清点工作能顺利有序地进行，我们把清点的工作人员分成条码采集组、数据处理组、技术协调组。其中条码采集组主要负责条码信息的采集工作及在采集过程中图书下架、翻书、归架工作。数据处理组负责每天采集数据的汇总、整理及数据的导入和统计工作并对清点过程中发现的问题图书进行检查，该修改的修改，该添加的添加。技术协调组负责图书清点工作的培训、总体指导、协调等后勤保障工作。

3.2 清点工作的准备

首先，在全馆范围内进行图书催还、书库巡视、书架整理。由于目前本馆图书都实行自助借阅，图书流动性很大，加上部分工作人员会将未出借的图书放在自己的办公室，读者有时也会将未出借的图书放在自修室，这将会造成图书清点的误差。为减少误差，对这些乱架或者散放的图书进行上述处理是极为必要的。

其次，是培训一支精干的工作队伍。在清点工作前对参与清点的所有工作人员进行培训，并对在清点过程中所要遵循的工作规范和常见问题的处理、便携式数据采集器的使用等作详细说明指导。

3.3 图书条码采集

在本次的图书清点过程中，图书条码的采集是本次工作的基础也是首要任务。为保证条码的准确快速采集，我们制定了以下工作规范：①每个采集组由2人组成，每组选一个手疾眼快、熟练能干的工作人员作为“枪手”负责条码的采集任务，另外一人负责原地下架、归架翻书等工作。②每个采集组配备一个数据采集器、一辆图书整理小推车。③条码采集流程是先把图书按顺序下架到旁边的图书整理小推车上，然后采取先翻图书后采集条码的方式，工作人员按照一定的规律下架、翻书，采集条码的人员只要采集完条码将图书合上即可。④采集的条码数据等当天的采集工作结束后由数据处理组人员负责导出和整理。

粗略计算，每只采集器平均每小时可采集800～1000册图书条码，每天工作8个小时，共有8只采集器在工作，每天可清点图书6万～8万册左右。由于我馆每个库位的藏书都是在6万册之内，所以在每周的馆休日时间就可以完成一个书库的清点工作。

在进场清点前，按照采集器数量对书架进行分组和对每个采集器都进行编号，各采集组进场后随机抽取采集器，并在和采集器编号对应的书架分组里进行数据采集。明确的分工极大地降低了图书采集的遗漏和重复采集，实现图书的精准清点。

3.4 清点统计

图书条码信息采集完毕后，对各个采集器采集到的条码信息进行汇总，按照如图1所示的清点流程进行清点。为了方便阐述，这里以崇和路自助馆库位（以下简称崇和路库）为例进行说明，其他书库方法类似。

图1 图书清点统计流程图

（1）建立一个盘点中转库，把图书管理系统中库位是崇和路库且馆藏状态为“在架”的图书进行批处理调整到盘点中转库，此时图书管理系统崇和路库里已查不到馆藏状态为“在架”的图书了。

（2）把条码采集组各组采集到的条码从采集器导出后进行汇总，汇总后的数据通过批处理从盘点库中转库调回到崇和路库（下称原库位）。对于采集器重复采集图书在批处理过程中可以多次导入，不影响库位调整和清点工作；对于采集到的乱库的图书在批处理过程中直接调入当前被清点的库。

（3）图书信息在批量从盘点中转库调整到原库位的过程中，图书管理系统会对馆藏状态为在架的图书成功调整入库，而对于调整过程中有异常问题的图书，图书管理系统会自动识别并以列表的形式反馈给工作人员。一是馆藏状态为“遗失”的图书，在批调整过程中，图书系统会提示“该书的状态为‘遗失’，调整失败”，原因是该书已作丢失赔偿处理。如果此书读者已经赔偿，应查清赔书情况及时退赔并对该书作丢失复得处理，然后零星调整入库。二是馆藏状态为“借出”的图书，在批调整过程中，图书管理系统会提示“该书的状态为‘借出’，调整失败”。原因是由于读者还书时遗漏造成的，需作还书处理后零星调整入库[2]。三是馆藏状态为“剔除”的图书，在批调整过程中，图书管理系统会提示“该书的状态为‘剔除’，调整失败”。原因可能是流通部门的工作人员的疏忽，误剔除造成的，需要重新核实该书的实际情况，如需继续流通则重新入藏后零星调整入库，否则做下架处理。四是工作人员在采集条码的时候，由于条码年久磨损等原因造成采集到的条形码出现错误，如缺位、多位、乱码等，图书管理系统会提示“此条形码不存在”这种情况则需通过查找和核对后进行修改，然后零星调整入库。

（4）在把采集到的所有条码信息批量从盘点中转库调入到原库位调整完成后，会发现盘点中转库中仍有一部分书（即在图书管理系统的盘点中转库里仍然有图书信息记录），这种情况的处理方法是首先建立一张名为“某库位遗失”的借阅证，然后把临时库剩下的记录批处理借阅到名为“某库位遗失”的借阅证上。这样做，一是方便了部分由于清点工作人员的疏忽而遗漏清点图书的处理，对于这些遗漏清点的图书只要进行简单的还书处理后又可以重新流通了；二是可以很好地解决关于读者经常反映的利用OPAC检索到某书但在书架上找不到的问题。

（5）利用图书管理系统的统计功能对图书进行统计，得出清点结果。

3.5 清点结果分析

我馆目前对读者开架借阅的馆藏图书由3部分构成：总馆二楼的成人文献、总馆三楼的少儿文献、各自助图书馆的综合文献。为了更好地掌握馆藏情况，我们对截至发文日期前已清点的各库位的图书丢失册数及图书丢失率进行统计，如表1所示。

从各书库丢失率来看，文献资源丢失率分布是不均衡的：总馆二楼（成人）和总馆三楼（少儿）这两个书库图书丢失的数量较大，崇和路自助和巾山路自助这两个书库丢失率相对较少。但从年丢失率来看，各书库的年丢失率都在1%以下，相对较低，基本符合业界标准。

从各类别的图书丢失率来看，部分馆藏年限较长及大码洋的图书的丢失率相对较高，热门图书、工具书丢失率呈增长趋势。

表1 图书清点统计表

4 移库清点法的工作成效

4.1 解决了图书动态清点与数据核对同步的问题

由于是从具体的专业用户角度出发结合图书馆实际且在经过大量的实践基础上总结出来的技术方法，移库清点法在一定程度上扩充和完善了图书管理系统的功能，解决了图书馆动态清点和数据核对同步进行的问题。

4.2 方便了隐性丢失图书的重新入藏流通

隐性丢失的图书是指那部分不是真正遗失而是由于清点工作人员的疏忽而遗漏清点或者读者错拿等原因造成的，且找回几率很高的那部分图书。由于移库清点法增加了遗失图书处理的批借阅模块，这部分图书找回后只要读者或者流通部门工作人员在自助借还机上作简单的还书处理后又可以重新流通，省略了遗失图书找回后需交采编部门重新入藏、调库等程序。

4.3 提高了工作效率，节约了清点成本

移库清点法操作简单、实用性强，不受工作空间和设备数量的限制，可多人同时进行。本次我馆的清点工作都是安排在每周周一的馆休日进行，在一定程度上避免读者对清点工作的影响和因为流通过程中实物图书的动态变化造成的图书清点遗漏或重复清点，而且本次清点工作也是全体馆员共同参加，由于比较熟知书库情况及藏书结构，在一定程度上提高了清点效率也节约了清点成本，为大规模清点奠定了基础。

5 结语

截至目前，我馆已完成了对4个书库的图书清点工作，涉及图书15余万册，后期将继续组织全馆工作人员对其余8个书库的图书进行清点。清点工作虽对各部门的工作运转都有一定影响，但清点工作使图书馆能真正摸清了家底，解决了历史遗留问题。通过本次清点工作及对遗失图书的处理，读者在书架上找不到的图书明显减少，相关投诉也变少，极大提高了图书馆服务的可信度及读者满意度。清点工作同时也增进了全体馆员对图书馆业务工作的了解，提高馆员的业务水平。