科研档案归档难、归档不全问题及对策

朱武梅 王鹏

摘要：新形势给科研档案管理提出了更高的要求，与之不相适应的是科研档案管理不规范，特别是归档不全的问题普遍存在，而且由于科研档案涉及范围广、专业性强，形成过程和环境复杂，没有文书档案、会计档案那样固定的程序和格式，所以问题尤为严重，也呈现出与其他门类档案不同的特点。产生这一问题的原因是多方面的，但最根本的是科研档案与科研项目同步管理沦为一纸空文、缺乏必要的制约措施。本文有针对性地提出了四个具体措施。

关键词：科研档案归档难问题对策

“科学技术是第一生产力”，当今世界面临各种竞争，关键是科技的竞争，为此党中央提出了科技强国的战略方针，国家对于科技投入越来越大，知识产权越来越受到重视，同时科研人员的流动性也进一步加快，这些无疑给科研档案的管理提出了更高的要求。为进一步加强科研档案的管理，笔者对河北省部分科技事业单位科研档案管理现状进行了认真调研。调研中笔者发现，由于各科研单位普遍忙于上项目、争取资金、提高知名度，在一定阶段、一定程度上放松了基础性管理工作，同时由于横向、纵向联合的大型项目日益增多，给单位科研档案的归档管理带来了新的困难，特别是由于报奖时取消了单位档案人员的审查签字，对科研档案的归档失去了最后一个把关、制约的机会……以上种种原因，造成相当一部分单位科研档案管理方面不同程度的滑坡，这是我们在调查中不愿看到又不得不接受的一个现实。

一、科研档案管理中存在的归档难、归档不全问题及分析

归档不全、管理不规范是科研档案管理中普遍存在的问题，特别是归档难、归档不全，是最为根本和致命的问题。虽然这一問题在其他门类档案管理中也不鲜见，但由于科研档案涉及范围广、专业性强，形成过程和环境复杂，没有文书档案、会计档案那样固定的程序和格式，所以问题尤为严重。而且科研档案归档工作的难点也与其他门类档案有所不同，以文书档案为例，一般红头文件按要求归档没有问题，而没有经正式收发文手续流传的文件则容易被遗漏，比如各种会议讲话、会议记录、交流材料、总结报表、合同协议等。科研档案归档难点则主要集中在科研实验阶段和协作项目上，下面笔者从这两个方面来加以分析。

一方面，从同一科研项目的各部分材料来看，成果部分最好，项目申请、合同也还可以，归档最大的难点集中在科研实验阶段。由于河北省科技厅在成果评奖时，要求报送的材料比较规范，有固定的内容和格式，成果处负责资料审查、组织评奖，所以尽管没有档案人员直接参与，成果档案归档仍比较齐全完整、符合要求，这部分材料在科研项目各阶段的文件材料中管理最规范、成套性最好。与此相反，实验、测试的重要原始记录和整理记录、分析综合材料、实验报告收不上来或记录不规范，是各个单位、各个项目普遍存在的问题。档案人员参加不了项目鉴定，不能为归档工作把关，而参与鉴定的专家只看结果，很少像以前那样在原始数据中寻找根据，所以科研人员普遍对这部分材料的归档缺乏积极性，造成国家投入大量资金搞科研，部分项目最有价值的资料保存不全，根本不能为投产转化提供可靠依据，更有甚者科研成果可能成了个人的财富。

另一方面，从承担项目的不同形式看，一般独立承担的项目归档控制相对容易一些，协作项目则更难控制。由于大项目好上，现在单位的好多科研项目都是以某一大项目的子项目形式出现的，不少子项目连二级合同也不签，没有申请书、开题报告、协议书，而对于资金划拨、验收、评奖等，单位又控制不了，造成与本身承担任务有关的材料不能按要求归档，有的甚至处于放任自流状态。

二、科研档案归档难、归档不全的原因分析

造成科研档案归档难、归档不全的原因是多种多样的，笔者尝试从两个层次加以归纳和概括，一方面一个单位内部科研档案的管理水平不可避免地受本单位档案管理与科研管理状况的影响，另一方面从社会层面看，科研档案与科研项目同步管理沦为一纸空文、缺乏必要的制约措施才是当前存在问题最为主要和根本性的原因。

首先从一个具体单位来看，造成归档不全、管理不规范的原因有其规律性，即不可避免地受本单位档案管理与科研管理状况的影响。通过对水利、农业、电力、交通、信息、医疗等行业多家科研单位调查，我们发现了一个普遍规律：科研档案管理状况一方面与整个单位档案管理状况关系密切，单位重视档案工作、制度健全、档案工作已达到国家级或省级先进标准的，科研档案管理状况相对较好；另一方面更与单位科研管理是否正规紧密相联，一些大型科研院所科研项目管理规范，形成和归档的科研档案就相对规范，反之，整个项目管理都马马虎虎，也就不可能有规范的档案管理。

从社会层面看，科研档案与科研项目同步管理沦为一纸空文、缺乏必要的制约措施才是当前存在问题最为主要和根本性的原因。《科学技术研究档案管理暂行规定》对科研档案管理的一系列问题规定得非常明确，各单位也制定了包括“四同步”制度在内的一系列科研档案管理制度，提出将科研档案工作纳入计划管理、课题管理和成果管理工作中，实行课题负责人责任制，来确保科研档案的完整、准确和系统。但这些很好的制度往往只对档案人员具有约束作用，科研管理部门和科研人员根本不重视、不执行。制度中明确规定项目验收时，档案人员参加项目档案验收，但实际情况往往是很多单位进行项目验收时，科研管理部门根本不通知档案人员，档案的验收当然更无从谈起。有的项目档案资料严重不全就通过了验收，验收后也不能及时归档；申报成果时，原来要求在成果报告表上必须有本单位档案部门的签章，证明文件材料已归档，对项目档案归档工作还能起到一定的制约作用，档案人员只要照章办事，就可以督促有关项目在报奖前，将前几个阶段的文件材料先行归档。但近年来在进行成果申报时，档案部门签章随成果报告表一同取消，这样档案部门失去了最后一次把关的机会，归不归档、归档质量如何，完全不影响项目鉴定、验收、评奖。正是由于缺乏制约，导致科研档案归档难以齐全、质量无法保证。

三、解决科研档案归档难、归档不全问题的几点对策