基于信息化平台的医学院校科研消耗品的管理实践

张 伟 王 晶

科研消耗品作为医学院校教学科研的必要条件,其管理愈来愈受到重视.因此,积极贯彻国家"放管服"改革,深入推进"互联网+政务服务",使更多的事项能在网上办理,力争做到"只进一扇门""最多跑一次".因此,建立信息化的管理平台,规范科研消耗品的管理流程势在必行[1].本研究从科研、管理和财务相关业务入手,积极推动科研、管理与财务协同,创新线上科研经费使用管理模式,探索"科研+财务"横向协同的信息化解决方案.

1 医学高校科研消耗品管理现状分析

传统的科研消耗品管理中,其采购、入库、领用、出库及盘存等环节严重滞后,采用的库房领用管理模式,需供应部门预先购置,经库房人员入库,科研人员根据需要到库房挑选,之后进行出库领取.

首都医科大学近年来科研消耗品经费达到6000余万元,涉及3000余个品目,多达10余万件[2].科研消耗品中,专项科研消耗品等低值易耗物品,具有类别品种多、标准不统一、型号规格复杂、价格高低悬殊、质量良莠不齐、需求量大、流动性强、购置分散且频繁、消耗快以及采购周期长短不一且随机性强等特点,因而致使管理和服务水平效率不高[3].

随着学校办学规模和质量的不断提升,相应科研消耗品的数量和种类也日趋扩大,此管理模式逐渐显现出一些弊端,掣肘了学校的发展.首先是由于缺乏统计分析,管理部门对科研消耗品的库存及消耗情况无法追溯,无法为全成本核算实时提供完整、准确的物资成本数据.库存信息只掌握在库房管理员手中,无库存预警制度,导致采购人员不能及时根据库存进行补充,使用人员不能及时领用所需,或库存过量及库存不必要物资.此外,库存量不透明,采购存在盲目性,人工挑选领用耗费使用人员的时间与精力;领用物资无审批机制,时常造成不必要的流失与浪费,无法全程、高效地追踪采购-入库-领用-结算的过程信息,不利于科研经费的使用和管理[4].

2 基于信息化的科研消耗品管理新模式

2.1 规范工作渠道

根据《科技部办公厅 财政部办公厅关于开展解决科研经费"报销繁"有关工作的通知》(国科办资〔2018〕122号)、《教育部办公厅关于开展解决科研经费"报销繁"有关工作的通知》(教财厅函[2019]8号)文件要求,树立服务科研人员理念,充分利用信息化手段,不断完善管理制度,提供高效便捷服务.

学校科研消耗品采用"集中采购,分散领取"的管理方式.每年度依据《政府采购法》,委托招标中介机构按政府招标工作流程,组织公开招标遴选资质合格的供应商作为科研消耗品定点供应商.该过程透明公开、公正公平,通过对供应商进行资质审查,严控进货渠道,保证优质廉价、采购便捷和配送及时[5-6].

2.2 搭建信息化管理平台

2.2.1 平台流程分析

根据学校特点及需要,以校园网络为基础,在学校数据中心平台上搭建科研消耗品管理平台,利用信息化手段建立科研消耗品全流程规范化管理,完成实时动态的数据架构平台.

信息化科研消耗品管理平台集合了库房管理、订购管理、领用管理、结算管理和用户管理等5个系统模块.所有使用人员均可根据学校统一身份认证登录账号和密码进入科研消耗品管理系统.管理人员可通过库房管理模块实时查看库存情况,通过库存预警综合科研消耗品领用量以及使用人员个性化需求,向定点供应商发起供货需求.待供应商备货送货,库房管理人员验收后方可入库.使用人员可在科研消耗品供应系统网页浏览商品信息,根据个人需求把领用物资加入购物车,选购即可.当库房系统接收到使用人员的订单信息时,由库房管理人员打印订单并按照订单明细进行配货,配货完毕使用人员可根据选择的配送方式到库领取或接受送货服务[5].使用人员签收后订单自动进入结算管理模块由老师进行订单结算,管理人员到财务部门办理内部转账即可[7].

2.2.2 平台系统功能描述

科研消耗品管理平台基于ASP.NET MVC4框架,主要包括库房管理、订购管理、领用管理、结算管理和用户管理五大功能模块(图1).

图1 系统平台功能模块

(1)库房管理模块.库管人员根据定点供应商送货清单,将商品名称、规格型号、单价、数量及商品图片等信息录入到系统中,系统自动生成入库单,待审核后即完成入库并更新系统中的库存信息.

(2)订购管理模块.使用人员用自己的登录账号和密码登录系统,根据科研消耗品供应系统网页上浏览到的物资信息选择自己所需,加入购物车提交订单,项目负责人审核通过订单后进入配货系统.

(3)领用管理模块.库房拣货人员接收订单后打印订单并根据订单明细在库房中拣货,当拣配完成后系统会自动发送短信提醒用户取货或等待配送.

(4)结算管理模块.使用人员领取物资签收完订单后可在系统中自行生成内部转账单.使用人员只需打印转账单,签字后交至管理部门,由管理部门去财务部门办理报销业务.

(5)用户管理模块.可实时追踪查询入库、库存、订单及结算等信息,供统计分析.

3 科研消耗品信息化管理应用效果

科研消耗品信息化管理平台上线后,学校科研消耗品管理完全实现了全网络化和信息化,具有良好的人机交互,便捷的操作方式,实现"即需、即购、即供"的目标,取得了良好效果[8].

3.1 树立服务理念

树立服务科研人员理念,充分利用信息化手段,不断完善管理制度,提供高效便捷服务.科研人员不用离开工作岗位,即可随时利用电脑在科研消耗品管理系统中浏览物资信息和订单物流状态,完成领用,并享受物资供应部门提供的短信提醒和送货服务,有效节约了使用人员的时间和精力[9].

3.2 优化管理流程

认真梳理学校相关内部控制制度和管理层级,依法依规简化工作程序,取消不必要的环节和要求,提升管理效率[10].通过与库房系统的交互,采购人员可根据库存预警及时订货,不仅防止采购时购入过量或不必要的物资,避免大量发放不出去的商品积压库房,保障科研消耗品供应的时效性.

3.3 强化信息化建设

科研消耗品的信息化管理实现了全过程管理的信息化建设,可促进项目管理、经费管理、网上审核、财务报销及信息查询等管理一体化,推进一站式服务,提高服务水平[11].科研消耗品从入库、订购、审核、配货、配送、签收和结算,全流程电子化记录,信息规范透明可追溯,方便统计查询,实现了科学严谨的业务管理,从而进一步促进业务完善.信息化科研消耗品管理平台通过使用人员的自助结算,保证资金及时有效的支付[12];可根据库存信息,定期进行库存盘点,确保电子库存与实物库存相符,及时进行成本核算,使物资去向明确,财经数据准确.

4 结语

基于信息化科研消耗品管理平台的科研消耗品信息化管理,使学校科研人员办理科研消耗品业务,只需跑一次.通过新平台的建立和新模式的探索,转变粗放的传统模式,实现工作流程化、流程信息化、管理规范化以及过程及数据的透明化.为提高服务水平、提升科研管理效率和经费使用效益、加强科研消耗品的有效监督提供强有力的信息技术支撑和管理平台保障.