计算机办公自动化技术分析及应用探讨

杨志强

【摘要】随着信息技术的发展，计算机技术在社会中应用的十分广泛，让人们的生活变得更加的方便，很多工作中都应用了信息技术，而在办公中，计算机办公自动化技术可以很好的提高工作效率，本文就通过对计算机办公自动化技术分析及应用进行研究和探讨。

【关键词】计算机办公自动化技术;分析及应用;研究和探讨

计算机办公自动化技术是可以提高工作效率，让工作中的那些大量的工作数据会得到很好的整理和计算，在计算机办公自动化技术没有应用之前，办公室的工作效率是非常的低的，并且容易出现错误。但是计算机办公自动化技术的出现，大大解决了这样的问题。

一、计算机技术对于办公自动化技术的支持

在信息时代，很多技术都离不开计算机技术，计算机技术的发展非常快，在现在计算机技术是很多自动化技术的基础，计算机技术可以很好的去减轻人们在工作中所遇到的那些大量的并且重复的操作，计算机技术是非常智能的，可以明确一些指令并作出回应，因此，自动化技术在计算机技术的支持下就诞生了，办公自动化技术的出现是基于计算机技术的。

二、计算机办公自动化技术的意义

（一）降低公司成本

在传统的工作方法中，往往是需要公司来投入大量的人力来进行工作，这样的弊端是不仅耗费了大量的成本，还会因为工作人员的投入量多而导致每个人所做的成果不统一，这样就会在最后进行统一整合。这样一来，用人多，花费实践多，效率低下，并且容易出现错误。这样的问题困扰着公司，但是，计算机办公自动化技术的出现就完全解决了这样的问题，首先就是不需要公司来用大量的人力来解决问题，其次就是可以使得最后的成果是统一的，不需要进行二次修改，最后应用计算机办公自动化技术可以很有效的去减少错误，提高成果品质。

（二）提高工作效率

办公室的工作有时候会出现大量的数据，需要对这些数据进行统计和分析，在没有应用计算机办公自动化技术的时候，需要对大量的数据进行排查，这是非常麻烦的，还容易出现错误，就是说，花费了大量的时间，但是还会出现错误，这样的效率大大影响了公司的工作进度。但是当计算机办公自动化技术出现后，就会很好的解决工作效率低的问题，计算机办公自动化技术可以很快的将需要进行分析和统计的数据查找出来，并且进行一系列的操作。这样的效率是人工手动去对数据进行统计和分析无法比拟的。

（三）实现资源共享

在企业中，有些资源是向所有人公开的，这些资源可能是一些基础的资料和接下来的工作等，在计算机办公自动化技术的应用下，可以实现资源共享，这样就会使得一些资源可以让公司的所有人去使用，了解和更改。

三、计算机办公自动化技术在办公中所遇到的问题

（一）员工对计算机办公自动化技术没有熟练的掌握

虽然信息时代已经来临，但是还是有一些企业的员工对于计算机自动化技术并没有能够去熟练的掌握和使用，这样就会很大程度上去影响工作效率，甚至会被社会所淘汰，因此，就需要员工能够去对计算机办公自动化技术有一定的認识，并能够对其进行操作。

（二）计算机设备的落后

计算机技术发展非常快，因此就导致一些计算机设备很容易过时，被社会所淘汰。计算机设备的落后就会导致办公所应用的技术并不是最新的，一些更加方便快捷的功能并不能够去使用，并且这样的设备还会出现卡顿等问题，这样的问题一旦发生，就有可能会重置之前所进行的操作，导致工作资料的丢失。因此，计算机设备的落后是工作中的一大隐患，很容易出现不必要的错误，影响工作效率，因此，就需要公司及时的去更新计算机设备，使用能够跟上时代的技术，这样不仅可以应用更加方便快捷的功能，还会避免一些错误的出现，很大程度上提高了工作的效率。

（三）信息安全隐患

信息时代最怕的就是信息安全隐患，很多公司应用了计算机办公自动化技术，但是，却没有很好的安全防护措施，这就很有可能造成信息安全事故，导致一些资料的泄露。比如，一些不法分子就会对一些企业进行攻击，窃取公司的资料，还有的不法分子会不间断的攻击公司的设备，让公司的设备无法进行工作，导致工作瘫痪。这样的问题是非常严重的，因此，就需要公司在应用计算机办公自动化技术后能够去及时的提升公司的安全防护系统，很好的保护资料，这样不仅会让工作越做越好，还会让公司的效益得到很好的提升。

（四）操作失误可能会导致资料丢失

计算机办公自动化技术可以很好的提升工作效率，但是，由于这项技术的发展较快，很多员工对其操作还不是很熟练，因此就可能会因为操作失误而导致资料的丢失，这就会造成很大的影响。因此，就需要公司能够及时的对员工进行培训，让其熟练掌握一些操作，与此同时，公司还应该及时的备份资料，避免由于操作失误而导致资料丢失，从而造成不必要的损失。

四、计算机办公自动化技术的应用

（一）对文字进行处理

简单的计算机办公自动化技术就是对文字进行处理，比如，在word中对一些文字进行排版，调整格式和颜色等。除此之外，还比如工资条，就可以用计算机办公自动化技术去完成，并且能够准确的计算出员工的工资，总而言之，计算机办公自动化系统对于文字的操作还是非常方便和快捷的。

（二）对图像和表格进行处理

除了对文字的操作，计算机办公自动化技术还可以很有效的对图像和表格进行处理，图像和表格能够给人们展现更加直观的信息，让人们更加清楚的去了解图像和表格上的信息。比如，公司近几年来的支出和利润，都可以通过图像和表格来展现。

（三）用于通信

在一些企业中，是需要与客户进行交流和沟通的，而沟通的方式就是通过邮件，邮件也是计算机办公自动化技术的产物，其可以很好的将信息传递给客户，让客户能够及时的了解工作情况以及工作的成果。除此之外，客户如果有新的需求也会通过邮件来及时的向公司发送，这样，就可以很好的将问题加以解决，及时的实现客户的需求，提高工作效率和品质。

（四）便于发布信息

在工作中，领导想要向员工发布信息，就可以通过计算机办公自动化技术，这样所有的员工都可以看见领导的信息，并及时的做出回应，除此之外，在工作中，一些员工遇到了问题，也可以向全员工去发布信息，让其他人去查看自己是否也遇到了相关的问题，这样就可以很有效的去解决问题和避免问题。

（五）使用数据库

应用计算机办公自动化技术后，应该如何的去存储资料呢？在工作中，很多企业愿意去使用数据库，数据库可以很安全并且很好的去存储资料，并且易于对资料进行操作，可以很有效的保证数据的安全使用。

（六）使用安全防护系统

在企业中，安全防护系统是必不可少的，特别是应用了计算机办公自动化技术后，很多不法分子总会去想方设法的对企业进行攻击，企图窃取或者破坏资料。如果企业没有很好的防护系统，就很有可能会丢失资料，从而造成损失。因此就需要企业能够去使用安全防护系统，这种系统也是属于计算机办公自动化技术的，安全防护系统可以很好的去保护数据不被别人侵袭，并且对计算机做出定期的检查，防止有病毒的出现。这样一来，就会很有效的去防止企业的资料被不法分子所窃取和破坏，从而避免了企业的损失。

（七）远程视频会议

在企业中，远程视频会议是必要的，因为，通过邮件的方式可能有一些问题没有办法去很好的表达，就需要去进行远程视频会议，这样会很有效的与客户进行沟通，更好的去了解问题和解决问题。

五、结束语

综上所述，可以了解到，计算机技术对办公自动化技术的支持，计算机办公自动化技术的意义，计算机办公自动化技术在企业中所遇到的问题，以及计算机办公自动化技术的应用，可以看出，计算机办公自动化技术还是应用的十分广泛的，很多企业都会应用，其可以提高工作效率降低工作成本，使得工作变得轻松，避免错误的出现，除此之外，安全问题也是需要去考虑的，在信息时代，一些安全问题频繁发生，因此，在工作中，应该去及时的对这些问题进行防护。总而言之，计算机办公自动化技术是可以提高工作效率，让工作更好的完成，并且能够减轻人们的压力，为人们提供了舒适的工作环境和氛围，希望各企业员工能够去熟练掌握计算机办公自动化技术。