浅析高校财务档案管理信息化建设

涂小丽

[摘要] 财务档案管理是高校财务管理工作的重要组成部分，在当前的工作中没有得到充分重视，其在高校发展中的应用价值未能充分发挥。分析了当前高校财务管理中存在的问题，提出推进高校财务档案管理信息化建设的对策，以期实现档案信息资源共享，提高档案利用效率，为高校发展提供有力的数据支撑。

[关键词]高校财务档案;管理现状;信息化建设

[中图分类号]F253.7[文献标识码]A

1 财务档案信息化建设的必要性

高校会计档案是高校在教学、科研、招生、后勤保障等工作中形成的记录经济业务活动的各种会计资料，是反映各种历史经济业务事项的证明，也是高校制定决策、编制下年预算的重要依据。科学、高效地管理会计档案对高校发展意义重大。

随着高校会计信息化建设的推进，高校财务管理基本进入信息化阶段，财务预算、报账、核算逐步实现信息化，但是对于经济业务事项加工处理过程中形成的档案数据资料，仍然以传统纸质档案管理为主。同时，随着高等教育事业的快速发展，高校的规模不断扩大，经济业务活动频繁使得档案信息资料数量迅猛增加;由于各种审计财务工作检查的需要，档案查询和利用的频次也在不断提升，如果需要查阅以前年度的档案资料必须到档馆调阅，纸质档案查询不便，耗时耗力，大量的财务档信息被闲置忽视失去其应用价值，传统的档案管理方式明显已不能满足现代档案管理的需求。

高校财务档案信息化是利用信息技术搜集、整理、归档、传输、保存会计信息资料，打破传统纸质档案在形成及查阅中的物理空间限制，建立档案信息数据库，实现档案信息资源的数字化共享，提高档案信息查询速度和利用效率。

2 高校财务档案管理现状

2.1 档案管理意识薄弱，软硬件配置不足

目前，高校财务工作重点大都集中在预算编制、执行及会计核算等方面，而忽视了工作中形成的会计档案管理。由于领导不重视，财务人员对档案管理也缺乏正确认识，将会计档案管理工作视同保管资料，没有配备专业档案管理员，多由会计人员兼任，很少进行档案管理专业技能培训，缺乏既懂财务又懂档案，还能进行信息化处理的专业人才。其次，根据《会计档案管理办法》规定，财务部门保存一年，部分学校财务部门没有专门的档案室，直接将会计档案存放在财务部门的办公室内，不满足会计档案防火、防潮、防蛀等保存要求。严重影响财务工作效率，降低档案管理质量。

2.2 管理制度不健全，责任不清

高校普遍遵循国家统一的《会计档案管理办法》，但大多未能结合本校实际制定一套完整的档案管理制度，缺乏规范的档案管理程序，立卷、归档、保管、移交、查阅、销毁等没有明确规定，缺乏明确、完善的流程指导，造成归档不及时，归档目录不清晰，资料不全，无法保证会计档案的完整性、安全性。

2.3 管理方式落后，查询不便

高校多以传统的纸质档案为主，一方面随着高校财务管理体制改革的深入，会计核算精细化管理的要求越来越高，经济业务事项核算工作中所需要的支撑材料不断增多，使得纸质档案数量成倍增长。如会议费报支，需要附有会议通知、经费预算、决算、参会人员签到表、会议费用发票等原始资料。另一方面，由于财务检查、预决算审计、科研项目结题验收等需要经常性的查阅、复印档案资料，纸质档案查询耗时长、效率低、易破损，还有部份档案（如超市的收银小票、汽油费发票）随时间推移，字迹会消淡，造成查询困难。

不重视电子档案的采集、保管，没有建立系统的档案管理数据库。对实施会计电算化产生的电子文档、程序文件等没有及时备份归档管理，容易造成数据遗失。

2.4 安全保障措施不到位

由于查询频繁，传统纸质档案在查阅过程中容易破损、丢失，此外，部分纸质档案如超市收银小票、汽油费发票等随着时间推移，字迹逐渐消淡，时间长了就无法辨认。而实施电算化以后的电子档案存储在U盘等磁介质中，多数学校未建立电子档案安全保障系统，电子数据在传输和保存过程中可能遭受网络病毒或黑客攻击，容易被篡改、盗用，安全隐患大。

3 推进高校档案管理信息化建设的建议

3.1 提高档案管理意识，配备档案信息化软硬件设施

财务档案信息化建设需要档案管理人员熟练掌握财务会计、档案管理及信息网络等相关技能，高校领导应充分认识财务档案在高校未来的财务管理、内部控制、审计检查等工作中的重要性，组织相关职能部门人员认真学习《会计档案管理办法》及学院的各项规章制度，明确专人从事档案管理工作，在工作过程中定期参加培训，学习档案管理知识及信息化档案技术，熟练掌握财务、档案管理、信息网络等知识，使档案管理人员能够采用科学的方法和信息化手段对档案资料进行分类、整理、保管。通过专业素质与信息素质的提升不断优化档案管理队伍，从而适应信息化档案管理工作的要求。

财务档案管理信息化需要完善相应的软硬件设施，配备大容量的存储器与服务器、安全稳定的操作系统以及计算机、打印机、复印机、高拍仪、扫描仪等现代化辦公设备。设置专门档案室，档案室必须适合纸质文件和电子设备放置，安装防火门、防盗门、监控设施等硬件，满足档案管理防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防尘、防霉要求。

3.2 完善档案管理制度，规范工作流程

完善的制度是实现档案有序管理的保障，高校应按照国家《会计档案管理办法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等制度及规范的要求，结合本校经济业务核算流程，梳理档案管理的流程，完善纸质档案管理制度，包括财务档案的立卷、归档、保管、移交、销毁、保密以及档案管理工作人员职责等，规范立卷范围、归档要求、保管、查阅使用等具体工作流程，明确相关人员的责任，定期检查。建立行之有效的档案信息化管理制度，包括数据库系统监控制度、数据备份制度等。通过制度规范财务档案管理工作的流程与环节，确保档案管理工作有章可循，推动高校财务档案科学化、标准化管理。

3.3 建设财务档案信息化数据库，实现资源共享

高校可以利用档案管理软件，结合现在的财务核算系统，建立电子档案管理系统，从原始会计资料的填报、核算到归档形成电子档案，按照《电子文件与管理规范（GB/T18894-2002）》的要求收集、保管。还可以通过现代化信息采集技术与设备，如扫描、刻录、拍照上传等方法，将重要的、容易受损的或利用频率高的纸质档案转变为电子档案，并建立电子会计档案与相关联的纸质会计档案的检索关系， 避免紙质档案破损、遗失。

同时借助于学校智慧校园建设，搭建财务档案信息平台，建设财务档案信息化数据库，形成数字化、网络化的档案信息，并通过其预留的拓展接口，实现高校财务系统与其他部门管理系统的数据共享和功能拓展，打破档案在形成及查阅中的物理空间限制，实现档案信息资源的数字化共享，提高查询输出速度和利用频次，充分发挥档案信息在高校内部控制、预算决策等方面的数据分析和科学支撑功能。

3.4 加强安全防范

首先需按照档案保管制度求配备档案管理硬件设施，指定具有较强责任心及高度保密意识的人员进行管理，档案查阅、调出、销毁严格按规定履行登记、审批手续，确保各种存储介质安全。对财务电子档案资料按照国家《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，一式两套，一套供查阅使用，一套封存;并需要定期检查、定期复制，重要的资料打印输出纸质档案共同保存，以防止存储介质损坏造成档案数据丢失。

其次，提升相关人员风险防范意识，必须注意财务档案信息使用传输过程的安全保密，将档案重要程度分级，采用不同级别安全策略管理，严格区分用户访问权限，妥善保管系统登录密码;加强数据存储设备的维护，做好网络安全防护措施，安装杀毒软件，建立完善的防火墙技术、认证技术及数据安全管理技术，加密存储财务数据信息，有效隔离外部非法访问及病毒;加强对信息化平台和档案信息数据库的监控安全定期检测和实时监控，定期升级，修补漏洞，保障系统使用安全。

[参考文献]

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[2] 候潇.信息技术环境下高校财务档案管理刍议[J].中国管理信息化2018，21（4）：14.

[3] 王利荣.浅析高校财务会计档案信息化建设及应用[J].内蒙古师范大学学报2017，30（80）：32