档案管理信息化视域下的档案管理措施

赵丽彬

摘 要：伴随科学技术的进步与发展，我国社会已经步入到网络化、信息化发展时代，在这样的时代背景下，各行各业的发展也越来越离不开各种信息化技术。对于档案管理工作来说，信息化技术的运用可在一定程度上减轻管理人员的工作压力，并实现管理效率和管理质量的提升。本文笔者就对档案管理信息化视域下的档案管理措施进行了分析和研究。

关键词：档案管理 信息化 管理措施

档案管理信息化主要强调的是档案保存方式的转变，也就是把传统实体保存的档案管理模式转变为电子化、数字化保存的档案管理模式，进而实现对档案资料的长期、完整保存，同时还能实现档案资源的实时共享，便于相关人员随时查阅，使档案资源的价值得到最大化发挥。

一、档案管理信息化中存在的主要问题

（一）档案管理人员的综合素质偏低

从当前的现状来看，我国诸多企业和单位的档案管理人员在综合素质上都参差不齐，且大部分人员的专业水平都比较低，具体主要表现在以下几个方面。第一，很多档案管理人员是从其他岗位调到档案管理岗位上的，属于“半路出家”，根本不具备档案管理方面的专业知识背景，对档案管理工作的理解也不够到位，需要经过较长时间的磨合才能适应档案管理工作岗位的要求。第二，部分管理人员缺乏工作责任感，尤其是一些年龄较大的老员工，将档案工作看作是自身职业生涯的最后一环，抱着得过且过的心态。此类人员往往没有足够的热情和精力去学习，在档案管理信息化上更是觉得无所谓，跟自己没有什么关系，完全没有去主动学习各种信息化管理技能的想法。第三，很多新引进的青年管理人员虽然具备档案管理的专业知识与熟练的信息化管理技能，但是在实践经验上往往不够丰富，这也对档案管理信息化发展产生了一定的阻碍。

（二）缺乏明确的档案信息化管理标准

在档案管理信息化发展过程中，还未形成完整、成熟的管理制度与管理系统，国家档案局对各单位的档案管理工作大都只是进行业务性的指导，对于非直属单位的档案管理工作者与相关领导的考核并不具备话语权，所以，在相关管理制度与管理系统的构建上只能发挥建议性的作用，缺乏行政强制力，再加上不同行业、不同单位在档案工作上各有各的标准与要求，这就进一步加大了档案信息化管理标准统一的难度。

二、档案管理信息化视域下的档案管理措施

（一）树立档案信息化管理观念

观念是行动的指导，因此，要实现档案管理信息化工作的有效开展，首先就必须具备档案信息化管理的观念。档案管理工作本质上讲属于一项服务性工作，在实际开展此项工作的时候需要考虑到服务对象的具体需求。而在新时代背景下，档案需求者给企业和单位的档案管理工作提出了更高的要求，所以，档案管理人员必须做到与时俱进，积极更新自身的工作理念，樹立档案信息化管理观念，积极配合档案管理信息化建设工作的开展，并具备学习意识和创新思维，通过以身作则带动员工积极学习各种新知识和新技能。

（二）提高档案管理工作人员的综合素质

档案管理人员综合素质的高低对档案管理信息化工作的顺利推进有着非常直接的影响，所以，必须注重对档案管理工作人员综合素质的提升。首先，必须做好管理人员的选拔工作，要求所有从事档案管理工作的人员必须具备一定的专业知识背景和实践经验，确保其能有效胜任档案管理工作。其次，要加强对档案管理人员的教育培训，定期安排档案管理人员参与各种专业化培训活动，使其了解当今时代各种全新的信息化管理知识，并具备熟练运用信息化管理技能开展档案管理工作的能力。另外，还要注重提升管理人员的服务意识，增强其工作责任感，使所有档案管理人员都能意识到自身工作的重要性，并以积极、认真的态度去完成工作。

（三）制定统一的档案信息化管理标准

首先，国家相关部门应以自身的权力为依托，尽快出台档案信息化管理工作的统一标准，结合实际操作中的常见问题，对行业内各单位的管理行为进行统一、有效约束，以此确保档案管理各环节的电子数据都能实现标准化、规范化和有效性。其次，要注重各种先进科学技术在档案管理信息化工作中的应用，不断提高管理工作的专业化水平。此外，政府还应当出台相关指令和政策督促各单位配备足够的档案信息化管理器材。

（四）加强信息安全建设

信息安全是档案管理信息化建设的基本前提，所以，必须构建一个完善的信息安全保障体系，避免网络病毒、黑客攻击等对档案信息造成损害。另外，还要建立科学有效的监控机制，以便及时发现和解决网络安全问题，为档案信息资源的安全性提供保障。

三、结语

总之，档案管理信息化是当今时代档案管理工作的必然发展趋势，要实现档案管理信息化建设的目标，就必须转变传统观念，树立档案信息化管理意识，提高档案管理人员的综合素质，加快推进相关管理标准的统一，并落实好信息安全建设工作，以免出现档案信息泄露、丢失等问题。

参考文献

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