新时期天津市独立学院档案管理规范化探讨

康海君

摘 要 随着高校独立学院发展，原先不被关注的独立学院档案管理的重要性日益突显，为充分发挥利用高校独立学院档案资料，应大力加强独立学院档案意识，完善独立学院档案管理建设，建立健全独立学院立卷归档制度，依法科学管理独立学院档案，大力推进档案现代化管理进程，提出档案管理工作的创新思路，不断提高档案的服务功能和管理效率。

关键词 独立学院 档案管理 规范化 信息化

中图分类号：G27文献标识码：A

独立学院是伴随我国高等教育办学规模的跨越式发展而涌现出来的一种新型的办学模式，2008年随着第26号令《独立学院设置与管理办法》的颁布，教育部与国家档案局又发布第 27 号令《高等学校档案管理办法》，这为独立学院档案管理工作提供了重要依据和指导， 对于提高档案工作水平，服务高等教育与社会发展具有非常重要的意义。独立学院制度的实施，一定程度上调整了学院职能部门的管理职能、管理内容和权限范围，伴随着管理中心的下移，档案管理成为独立学院诸多管理职能的重要职能之一。然而独立学院由于创办时间不长，并没有真正从母体学校分离出来，依赖于母体学校的资源还很严重，并且档案管理工作起步较晚，档案建设面临着种种困难和障碍。

1独立学院档案管理存在的主要问题

1.1档案管理意识不强，重视程度不够

随着建院时间的增长，天津市90%独立学院已经成立了档案管理机构，但是大约80%依附于学院的办公室或者其他部门，没有独立出来，独立学院对档案管理工作的重要性认识不到位，没有站在一个高的起点看待独立院校档案管理工作，因而对档案工作的支持力度不大。独立院校档案工作实现规范化，科学化管理的难度相比之下有一定的难度。天津市现有9所独立学院基本没有设置专职档案人员，一般是各部门其它工作人员兼职。

1.2档案制度不完善，归档文件不健全

根据走访调研，大部分独立学院虽然都制定了档案类制度，但是还没有比较健全，很多学院的制度没有结合实际建立健全切实可行的相应的规章制度，盲目管理，应付形式，抄袭的多，致使执行起来困难。档案的收集种类较多，但通常文书档案的收集情况比其他类别较为明确集中，而人事档案及学生档案的略微复杂，基本都存放在各相关部门，保存地点的分散不仅会给利用带来诸多麻烦，也可能造成档案的的遗失、使用寿命缩短等问题。

1.3信息化投入不足，数字化力度小

目前很多独立学院在档案管理方面的经费投入非常有限，虽然都有档案存放的房间，但是所需要的计算机、除湿器、空调等设施不够完善。实施档案信息化管理是个长期的、持续的进行过程，学院没有档案的专项经费，大部分独立院校没有像样的档案管理的现代化设备，甚至还以传统的手工管理方式为主，档案工作不能和学院的发展同步。部分民办独立学院档案工作甚至于档案信息化队伍脱节。

2规范独立学院档案管理工作的对策与建议

2.1强化意识，管理观念更新

加强对自身档案建设和管理工作的领导，要把独立学院档案工作当成衡量教学质量和管理水平的一个重要尺度。学院要有专人领导分管档案工作，将独立学院档案工作摆上议事日程，并在管理制度、工作程序等方面采取有力措施，切实帮助解决档案工作中存在的问题和困难;其次要强化整个独立学院全体教师的档案意识，通过会议、专题讨论、宣传栏、培训班等多种形式宣传，使全体教师充分认识档案工作的重要性。

2.2依法治档，进一步完善归档工作

依法治档，建立健全规章制度依据《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法令法规，并结合学院实际，制定并完善一系列配套的管理制度，在日常管理中去规范指导档案工作，保障档案工作的有序进行，提高独立学院档案管理水平。民办独立学院在档案工作上已经开始向着全国高等院校靠近，只是在发展的过程中，总需要克服一个一个的困难才能慢慢走向成功。

2.3加大投入，提升信息化水平

现代高校档案管理已逐渐进入了信息化时代，作为高校档案建设和管理基础的独立学院，也要与时俱进，适应新时代学校、学院建设和发展的要求，实现独立学院档案管理工作现代化。独立学院的档案管理一直处于手工操作的管理状态。伴随独立学院办学规模的扩大，国家对独立学院的教学评估的要求，完全用手工操作、实现档案管理显然不适应独立学院发展需求。实现档案管理信息化和智能化是规范档案管理工作的唯一途径，独立学院可以将各类档案的信息输入到计算机中，查找和查阅随时记录，有专人负责管理，真正实现档案管理水平现代化。才能冲破档案利用上的局限性，才能使档案的利用从封闭走向开放，从传统的保管和利用向信息的采集、全方位的服务转变。

通过以上的解决办法，相信独立学院的档案管理水平一定能够得以提高，在提高档案管理水平的同时加快档案数字化建设，档案数字化管理是时代发展的需要，也是独立学院跨越式发展的需要。作为在新形势下出现和兴起的独立学院，就应配备适合学院发展的数字化檔案馆，只有实现数字化，才能冲破档案利用上的局限性，从而为学院的领导和全院的教职员工提供高效、优质的服务，更好的为学院的发展和教职员工服务。

参考文献

[1] 罗鸿光.当前高校档案工作存在的问题及对策[J].大理学院学报，2009.

[2] 蒋华.浅谈高校独立学院档案管理工作[J].山东省青年管理干部学院，2009（03）.

[3] 严春花，周华.教育部第27号令与独立学院档案管理[J].高等教育，2011.