企业档案管理信息化策略初探

李旸

【摘 要】 档案管理是企业管理的重要内容。推动档案管理信息化进程是提升档案管理水平的重要途径。本文重点阐述了企业档案管理信息化的重要意义，明确了档案管理信息化工作的主要内容和方法策略。

【关键词】 企业 档案管理 信息化 策略

企业档案是指企业在生产经营、科技创新、安全生产、各项综合管理工作及经营活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像材料等不同形式的历史记录。企业档案信息化是将当今计算机技术灵活应用在在档案管理工作中，把传统的纸介质的档案信息通过电子计算机将其转换成数字信息进行管理。

一、企业档案管理信息化的重要意义

企业档案管理信息化是适应经济社会发展的必然要求，是推进企业高质量的现实需要，是提升企业管理能力的有力保障，具有十分深远的意义。

（一）档案信息化有利于保护原始档案。档案管理信息化、数字化的一个重要内容，就是将纸介质档案信息转化为数字化信息。以电子文件的形式分类、管理及保存，大大减少了接触原始档案的几率，避免了在查阅、借阅、使用过程中对原始档案的损坏，减低了档案丢失风险。

（二）档案信息化有利于提高档案利用效率。档案信息化的核心是建立以档案管理信息系统为平台的管理体系。信息化主要提升了两个方面的效率：一是提升借阅效率。以往的档案借阅和查阅，需要履行繁杂的审批手续，而且需要使用人在本单位（部门）、档案管理部门及档案室之间来回跑，有时还需要领导审批。推行信息化管理后，可以根据审批权限，在办公计算机上实现足不出户查阅档案的目的。二是提高检索效率。以往的检索方式，主要依靠档案管理员制定的目录进行检索，查询档案费时费力。在档案管理岗位人员变动时，对检索目录还存在熟悉适应的问题。推进信息化管理后，利用管理信息系统可进行模糊搜索、关键词搜索等多种查询方式，更加迅速也更加准确。

（三）档案信息化有利于档案文件的归集整理。以往的档案文件整理方式，需要档案管理员通过人工方式来整理档案和制作目录，不仅工作效率不高、耗时长，往往还容易出现差错。推进档案管理信息化，利用档案管理信息系统，对绝大数文书档案可实现一键归档和自动分类，大大提高了工作效率和准确性。

二、企业档案管理信息化的主要内容

企业档案管理信息化的内容可以概括为以下四个方面：

（一）纸质档案数字化。基本途径是通过扫描仪或高拍仪将现有传统纸质档案通过扫描拍照，分类整理转化为数字档案形式。另外，也可通过档案管理信息系统与办公自动化系统的对接，直接将需归档的文件资料接受为数字形式。

（二）档案管理网络化。传统的档案借阅查阅方式，是档案使用者在履行审批手续后，到档案室实施检索、查阅、借阅等工作。推行信息化后，以办公网络为依托，借阅者可以通过网络提交申请，按照审批权限由各级档案管理相关人员批准后，直接在网上将需要查阅的档案数字版提供给使用人，也可通过系统赋予相应的打印权限，方便档案利用。

（三）档案检索自动化。传统的手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统，使用方便，成本较低，工作效率不高。档案管理信息系統充分利用数字档案数据库，依据使用者不同的特定要求，实现网络自动化检索，大大挺高了检索效率和速度。

（四）档案分析智能化。以往的档案分析，主要依靠人工归集整理数据，再进行分类分析，不仅耗费了大量的人力时间，而且准确性不高。数字档案的智能化存储和查询，可以提供便利的信息分析和数据整合，并形成适用不同范围的分类数据库，方便随时在网络上调取使用，具有耗时短、准确率高等优点。

三、推进企业档案管理信息化的方法策略

推进企业档案管理信息化必须充分考虑企业经营管理特点，贯穿《机关档案管理规定》（国家档案局第13号令）等档案法规要求，多部门联合协作，相关配套措施同步落实。

（一）夯实档案管理设施基础。要加快推进档案管理信息化进程，就要配置与信息化相适应的软硬件设施。企业档案管理部门要在软件建设上下功夫。要加强组织领导，明确工作责任，完善管理制度，指定部门、人员，必要依靠科研外协单位力量，研发开发出适合企业实际的档案管理信息系统。要在硬件建设上舍得投入。按需配备计算机软硬件基础环境和辅助设备，包括内部局域网和交换器、路由器、高性能服务器等。

（二）提高档案管理队伍素质。推进信息化进程离不开高素质的档案管理人才。不仅要加强对企业档案管理人员的教育培训，建立一支具有专业素养、符合信息化要求的档案人才队伍，还要吸纳一批信息处理、数据库维护、计算机软件开发人才。档案管理信息系统的开发和运维需要专业计算机工程人才支撑。

（三）整合档案管理信息资源。从档案类型划分，企业档案可分为文书档案、科技档案、财务档案、干部人事档案、音像档案等。推进档案管理信息化，不仅要将历史档案转化为数字化档案，还要有效整合各类档案信息资源，实现统一管理、统一规划、统一利用。要搭建档案管理信息系统，对各类档案的配置、管理和利用协调控制，实现从静态管理向动态利用的转变，发挥档案管理在企业生产经营和科研管理中的作用。

（四）创新档案管理手段方式。首先，要推动观念创新。要确立企业档案是无形资产的观念。很多档案涉及企业知识产权和品牌价值，具有很强的社会效益和经济效益。其次，要推动机制创新。要对过去单一的档案管理室转型升级，打造集成科技、信息、资料、记录、统计的企业档案管理信息中心。第三，要推动管理创新。要完善创新档案管理制度，加强对档案管理工作的督查考核。要加强对基层单位兼职档案管理员的教育培训，全面掌握档案管理基础知识和数字化档案新技能，不断提高档案管理队伍综合素质。

【参考文献】

[1] 杨红梅  企业档案信息化建设之我见 [期刊论文]现代经济信息2009（22）

[2] 徐莺  企业档案信息化建设相关问题的认识 [期刊论文]中国石油大学胜利学院学报 2009.23（3）