浅析档案规范化、数字化管理

唐光辉

摘 要：随着信息技术的发展，档案规范化、数字化管理引起了人们的重视。规范化的档案管理可以进一步提高档案员的工作效率，档案部门应明确档案员的工作职责，提高档案员的专业水平。下面，我从“一、档案规范化管理的内容”“二、加强档案规范化管理的有效措施”两个方面入手，就档案规范化、数字化管理进行初步的分析与探讨。

关键词：档案；规范化、数字化管理；档案管理

目前，档案管理工作中存在着一些问题：档案管理的信息化程度不够，目前部分地区仅限于组织部和档案馆的档案进行了数字化管理，且档案馆的档案也只是数字化了10年以前的档案，近年的档案都在单位中散乱的存放着，单位没有及时对没存放价值的档案进行定期销册，造成了资源的浪费。针对这些问题，我结合自身的档案管理经验，就档案的规范化、信息化管理进行初步的分析与探讨。

一、档案规范化管理的内容

首先档案部门要重视档案管理工作，设立专门的档案管理员的岗位，专门负责档案管理，具体负责档案的收集、整理、归档的工作，档案室要购置档案管理设备，要加强对档案的查阅、借阅的管理，防止档案的损坏和丢失。档案部门还要加强档案的信息化建设，使档案管理人员运用现代化的手段进行档案管理。在档案管理中全面的运用信息技术，对档案信息进行处置、管理，档案部门要加快制定和完善电子档案，提高档案人员的信息安全意识，对电子档案进行专库管理。

档案管理中要做到對各种档案的及时归档，做好档案的系统化整理，保证档案完整、系统，对于到期的档案，要进行及时鉴定，对继续保存的档案及时划定保存期限，对没有保存价值的档案销毁清册，档案的收进和移出要进行登记等。

档案管理要做到各门类档案、材料统一管理，保证档案的完整性，对档案进行科学分类，对档案进行规范化整理，档案管理的内容涉及档案收集、档案整理、档案的鉴定、档案的保管、档案统计、档案的利用等工作，档案管理员要加强案卷材料的统一收集整理，及时收集、整理、保管单位的档案，确保档案真实、完整、准确、安全，档案部门应配齐档案的设施设备，完善档案的管理制度，进一步提高档案的管理水平。

二、加强档案规范化管理的有效措施

（一）加强档案管理制度建设，明确档案员的职责

完善的制度是档案规范化管理的保证，档案管理中要对档案管理人员的职责进行划分，构建统一领导、分级管理的原则，档案管理人员对档案开展分类工作，推动档案的规范化管理。要加强对档案规范化管理的宣传力度，提高档案员的档案意识，提高档案员的归档规范化水平，提高归档质量。档案部门要加大资金的投入，加强档案的现代化管理，不断提高档案管理的现代化水平，档案管理部门可以安装《益友档案管理系统》软件，提高档案检索的速度和档案的质量。档案人员要在档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管等各个环节认真执行档案管理制度，在档案的保存中，管理人员要保证档案资源的安全性和完整性，使档案资源发挥其应有的价值。

（二）加强培训，提高档案管理人员的工作技能

要加大对档案管理人员的培训力度，提高档案业务人员的素质。档案部门可以定期举办系统的档案管理人员培训班，档案部门要提高档案管理人员的工作技能和业务素质，使档案人员增加对档案管理的重视，使档案管理人员意识到档案规范化管理的重要性。领导阶层的档案管理者要制定相关的奖惩制度，对于表现好的档案管理人员要给予奖励，提高档案工作人员的积极性和学习的热情。

档案管理部门要加强对档案员的计算机方面的培训，使档案员运用现代化的管理手段进行档案管理，借助计算机，档案管理人员对档案进行分类整理，借助计算机开展档案的采集工作等。档案管理部门要成立监管小组，对于档案管理工作进行不定期的检查，及时发现管理中存在的问题。

（三）将二维码技术运用于档案管理中

二维码技术在档案数字化、规范化管理中具有重要的作用，二维码存储的信息量大、成本低、容易制作，运用二维码对档案进行管理，可以使档案以信息化的形式进行保存。二维码运用于档案管理中，只需要运用手机进行扫描，就可以读出档案所在的位置，方便对档案资料的查阅。运用二维码技术可以大大提高档案管理的效率，可以实现档案的长期保存，从而提高档案管理的水平。运用二维码打破了字符数的限制，可以运用二维码记录相关的摘要和目录信息，还可以对档案所在的架位进行定位，有助于节约档案管理的时间，便于查找相关的信息。

综上所述，档案管理人员要对档案进行规范化、数字化管理，档案部门要加强档案管理的制度建设，明确档案人员的职责，加强对档案人员的培训力度，提高档案人员的业务素质，使档案管理更加规范化、数字化。还可以将二维码技术运用于档案管理中，方便查找档案所在的位置以及档案的目录、档案的内容等，档案管理人员要不断提高自身的管理水平，促进档案管理工作的顺利进行。

参考文献

[1] 张玉文.试析数字化档案管理规范化[J].东方企业文化，2015（09）：354.

[2] 郝萌萌.浅析事业单位档案规范化管理及提升措施[J].才智，2019（17）：219.