企业档案精细化管理模式构建思路

张黎黎

摘要：众所周知，在一个企业管理工作当中，档案管理是非常重要的一项组成部分。企业档案管理工作的难度是比较高的，很多分散的、杂乱的档案资料都需要档案管理人员进行归档和整理，企业档案工作的整体质量是衡量企业整体工作标准化、制度化和秩序化程度的重要标准。目前，我国企业档案管理模式正朝着精细化和标准化的方向发展，这也是未来整体档案管理工作的一个主流趋势。本文将就企业档案精细化管理模式构建思路进行深入的分析和探究。

关键词：企业档案  精细化    管理模式   构建策略

引言

纵观我国当前各类企业档案管理工作的实际情况，其中都或多或少存在着一些问题和弊端，诸如档案管理制度不完善、档案管理从业人员整体素质比较低等等，这些都在很大程度上影响着企业的整体发展进程和方向。精细化管理概念的提出是我国企业档案管理工作的必然要求，其需要借助精细化的管理来减少不必要的损耗，要通过精细化的管理模式来提高企业整体工作效率。以下是笔者结合自己多年相关工作经验，就此议题提出自己的几点看法和建议。

一、关于企业档案精细化管理的简要介绍

首先，档案的精细化管理是一种全新的档案管理模式，其和企业之前所采用的传统档案管理模式是存在着很多不同之处的。在企业档案的精细化管理工作当中，追求的是“严、细、准、精”，具体来说，精细化档案管理模式就是要企业档案管理工作人员在实际档案管理工作当中做到精益求精、严格要求、细致没有误差，要将档案管理的作用发挥到实处，为企业的可持续发展奠定更加坚实的基础。

其次，从目前企业档案的精细化管理模式来看，企业的档案管理拥有着非常显著的信息化管理特征，档案管理工作在信息技术的作用下变得更具准确性和细致性。关于档案的精细化管理的特征，笔者将其总结为以下几个方面，分别是注重细节、关注过程、重视效果、精益求精。企业档案管理工作必须要做到这几点才能够实现真正意义上的发展和突破。

二、当前我国企业档案管理工作中出现的问题分析

1、归档问题

根据笔者的调查和了解，发现当前我国很多企业在档案归档工作中存在着一些问题，诸如不能将员工档案资料及时归档、档案收集和归纳速度非常慢，归档中存在错误等等。这与企业不重视档案管理工作有着非常紧密的联系，很多企业都将自己的关注点过度集中在了产品的运营和生产上面，对于档案管理工作的重视力度远远不够，所以导致档案管理工作人员很容易产生懈怠情绪。但是，当这些档案真正需要派上用场的时候，这些问题就会完全暴露出来，直接影响到企业的运作效率。之所以出现这样的情况，还有一点原因就是企业并没有制定出相关科学完善的档案管理制度，没有为档案管理工作提供依据，久而久之，企业的档案归档问题就会变得越来越严重。

2、管理方式问题

在很多企业档案管理部门中，还在沿用着比较传统的档案管理方式，用人工形式来对企业的档案资料来进行分类和管理，会按照既定的排列和分类标准将所有的档案都放在与之相对应的位置上面。这種档案管理方式不仅仅会造成人力和物力资源的严重浪费，而且很容易因为各种各样的因素影响而出现档案丢失或者破坏的情况。面对一些被破坏的档案，企业会借助一些先进的科学技术来恢复，但是，其最终恢复的结果是不可控的，可能其中一些比较重要的档案资料内容就恢复不了，严重影响到企业的需求。

三、关于企业档案精细化管理模式的构建思路分析

1、明确精细化档案管理思路

笔者建议，各企业应该结合自身的实际情况，进一步加强对企业内部档案管理部门管理工作的重视程度，健全和完善档案管理制度，将更多的资金和其他物力资源放到档案管理工作当中来。此外，企业还需要组织与档案管理工作相关的实践活动，不断强化精细化管理理念，让企业员工都认识到档案精细化管理的实际价值和作用。还有，企业要找准之前在档案管理工作中出现的问题和不足，要将精细化档案管理思路融入到这些细节工作当中来。

2、建立完善的精细化管理制度

在企业管理工作当中，档案管理部门是为企业提供正确信息的重要基础。如果一个企业在基础工作上面就存在着各种各样的问题，那么其整体发展前景可想而知。在当前很多企业当中，档案管理部门都是有名无实的，档案管理更是呈现出混乱不堪的局面。基于此情况，企业必须要在第一时间内整理出一套足够科学和完善的企业档案管理机制，要进一步提高档案管理工作的效率，进而有效实现档案的精细化管理。

3、组建精细化的档案管理人员队伍

目前，从就职于企业档案管理部门的工作人员来看，其无论是从学历还是能力来分析，都处于相对较低的层次，因为企业本身在招聘档案管理人员时就没有提出比较高的要求和标准，认为只要完成好基础档案管理工作就可以了。但是，既然要构建起精细化管理模式，企业就必须要在档案管理人员上面表示出高度的重视，要重新审视档案管理人员的工作能力和综合素养，要为档案管理人员提供更多学习和提升的机会，与此同时，也要从社会上积极引进档案管理工作的专业人士，将企业的档案管理人才队伍变得更具精细化。

4、做好档案信息的精细化管理

伴随着档案自身的发展与完善，现在企业当中所需要储存和使用的档案资料形式也变得越来越多元化，其不仅仅包括基础的文字资料，也会有照片、录音、视频等等很多形式的内容。因此，在档案信息的精细化管理工作当中也需要工作人员对此表示出高度的重视，笔者建议企业如果自身条件允许，可以建立起自己的区域网，将各种形式和全区域内的档案资源信息都要整合在一起，真正实现档案信息的精细化管理。

结束语：

综上所述，企业档案管理工作需要变得更加精细，精细化管理也是企业档案管理工作的主流发展方向。企业在实际管理工作当中，必须要正视档案管理的重要地位，给予档案管理工作该有的关注，为企业档案管理工作提出更多的发展空间。

参考文献：

【1】高静.浅谈精细化管理在工程档案管理中的应用[J].《明日风尚》.2018年

【2】刘亮亮.煤炭企业档案管理的现状及对策分析[J]《办公室业务》.2019年