建筑工程档案资料归档管理的作用探讨

李明昆

【摘  要】随着我国城市化进程的不断加快，越来越多的建设项目投入建设。为了保证建设项目的质量，建设项目管理的重要作用日益突出。工程技术资料归档管理作为一项基本的管理内容，在工程技术资料的记录、保存和参考中起着重要的作用。通过建设工程技术资料的归档整理，能真实反映施工过程，是整个建设项目的施工依据。施工企业必须重视技术资料的归档和管理。

【关键词】建筑工程;技术资料;归档管理

引言

建筑工程技术资料是综合管理过程中的重要辅助工具。通过技术资料的归档管理，可以在建设项目的施工过程中保留部分原始资料。同时，以前的一些技术资料也可以为建设项目提供相应的技术参考。目前，建筑工程技术资料归档管理在实施中还存在一些问题，需要施工企业加强对技术资料归档管理的认识，不断提高技术资料归档管理的质量和水平。

1 建筑工程技术资料归档管理的作用

1.1 技术资料档案具有现实性

从根本上讲，建筑工程技术资料的档案管理与其他企事业单位和档案管理没有区别，档案管理就是要保存一些重要的资料。但是，建设项目的建设是一个动态的过程，涉及的人员和材料较多，因此在技术资料归档管理上存在一定的特殊性。首先，建设工程技术资料档案具有现实性。这里的现实也可以称为实时。也就是说，建筑工程的技术资料需要记录施工的每一个环节和每一个动态过程，具有实时的参考价值。此外，技术资料档案的真实性也体现在其记录的真实性上。建筑工程技术资料中反映的数据和其他信息必须真实有效，只有这样才能具有保存和参考价值。

1.2 技术资料档案具有阶段性

建筑工程技术资料档案在管理过程中也有一定的阶段性。一个完整的建设项目主要包括设计阶段、招标阶段、施工阶段和竣工阶段。在技术资料档案的形成过程中，应对各阶段的具体工作进行详细记录，使技术资料档案的管理具有一定的周期性。在归档相应资料时，要根据本阶段的实际施工过程，对技术资料档案进行分类整理，便于以后查询。

1.3 技术资料档案具有变更性

建筑工程技术资料档案与其他资料档案最大的区别在于它们具有相应的可变性。例如，在建设项目的设计阶段，设计人员往往根据项目的实际需要和开发人员的要求，对设计方案进行多次修改。在这一过程中，属于管理人员的技术资料需要对每一个修改后的方案进行归档和整理，同时保留原设计方案，从而提高建设项目竣工完整性，也便于对建设项目的施工过程进行总结和分析。

2 建筑工程技术资料归档管理工作中存在的不足

2.1对档案重视程度不足

从性质上讲，档案管理属于服务型工作，即其工作不能创造物质财富，也不会有重大成就。这也使得工作人员在日常工作中对档案管理和归档不重视的现象，甚至有人认为档案管理工作只是一个简单的记录。一些从事档案管理工作的人员不具备相关专业技能，甚至没有专门人员负责档案管理工作，但其他岗位的工作人员组织归档兼职档案，整理归档档案的人员经常变动，致使相关工作不顺利，严重影响档案质量。在日常备案过程中，部分工作人员无法按照相关规章制度开展相关工作。

2.2缺乏相对完善的技术资料归档管理制度

目前，许多施工企业缺乏技术资料的归档管理。相应地，档案管理系统也存在一些问题。在建设项目施工过程中，施工单位往往注重质量监督和施工现场管理，忽视了技术资料的归档管理。由于缺乏相应的技术资料归档管理制度约束，许多重要技术资料丢失，归档管理工作也具有一定的随机性，这对建设项目的建设极为不利。

2.3建筑工程技术资料缺少真实性和完整性

建筑工程技术资料档案管理缺乏真实性和完整性。在技术资料的收集整理过程中，要根据建设项目的实际施工过程，不断补充和完善有关资料，尽量使技术资料的收集与施工进度相一致。但是，目前很多建设项目技术资料管理工作做不到这一点，主要是在工程竣工后开始归档相关技术资料，这样就无法保证资料档案的真实性和有效性。

2.4缺乏专业的技术资料归档管理人员

建筑工程技术资料档案也属于专业档案，必须由具有相关档案管理经验的专业人员在归档过程中组织。但目前没有专门负责建设工程技术资料档案管理的人员，导致建设工程技术资料档案管理的效率和质量得不到提高。

3 建筑工程技术资料归档管理的措施研究

3.1档案资料采集

档案资料的收集是档案资料整理归档的基础。如果在日常工作中不能完全收集到相关信息，那么数据的归档和整理就不能真实、完整地反映档案数据所记录的信息，也不能为其他管理工作提供有效的参考。因此，档案的收集必须是完整的。完善数据记录制度，特别是档案收发登记制度。

3.2进一步健全建筑项目技术资料归档管理制度

为提高建设项目技术资料归档管理水平，必须建立全面的技术资料归档管理制度，并利用该制度制约相关工作。首先，企业要加强对技术数据归档管理重要性的认识，建立全面的数据采集和归档管理标准。其次，施工企业要重视施工项目各环节、各阶段的技术资料归档管理，定期对归档管理进行审核。

3.3对技术资料的归档要做到及时有效

在建设工程技术资料归档管理过程中，管理人员必须进行动态数据收集整理，深入工程建设的各个具体环节，如实记录各工序的相关技术资料信息，及时保存记录，努力實现技术资料归档管理与施工进度同步，提高归档管理效率。

3.4培养专业的技术资料管理人员

施工企业还应重视专业技术资料管理人员的培养和引进，建立专门的技术资料归档管理部门，从根本上提高工程技术资料归档管理的专业性。首先，施工企业要提高技术资料管理人员的专业素质，进一步规范资料档案的格式和措辞。其次，技术资料管理人员要增强自身的责任感，对最重要的技术资料要妥善保管。

结束语

综上所述，建设工程技术资料的归档管理需要与建设项目的各个环节相结合，实现技术资料的动态、专业化、规范化的归档管理。

参考文献：

[1] 吕菲.浅述海洋工程档案资料的归档管理工作[J].化工管理.2017（26）

[2] 马梁.电子文件接收归档管理现状及问题的思考[J].办公室业务.2018（24）

[3] 臧炜.电子图书归档管理的问题及对策[J].办公室业务.2017（12）

（作者单位：临沂市房产交易管理中心）