探究乡镇卫生医院档案在新时代下的发展

庞玉成

【摘  要】乡镇卫生医院在开展医疗服务疾病控制、健康宣传教育等业务活动中，会形成大量的病历及业务技术服务档案，这些档案价值作用和意义重大，必须采取有效措施加以管理，更好发挥其价值作用。

【关键词】档案;乡镇;措施

乡镇卫生医院是最基层的卫生医疗服务机构，承担着乡镇所辖社区居民预防、提供医疗服务的重任。医院在开展医疗服务、疾病控制、健康宣传教育等业务活动中，会形成大量的病历及业务技术服务档案，这些档案价值作用和意义重大，关系医院的可持续健康科学发展。新时代下，做好乡镇医院档案管理工作是乡镇卫生医院应该予以重视的一项重要基础性工作。

一、乡镇卫生医院档案要实行集中统一管理

档案工作的基本要求是对档案工作实行集中统一管理，乡镇卫生医院档案管理工作要遵循这一基本原则，实行集中归口，各科室形成的各门类档案都要由医院档案负责部门集中管理。乡镇卫生医院应建立档案工作网络体系，统一领导档案管理工作，成立综合档案室，由专职档案人员负责管理，各业务科室的档案设兼职档案人员，医院档案室负责指导科室档案的归档，科室兼职档案人员每年定期向综合档案室移交档案。一是将科室业务档案纳入医院综合档案管理体系，对业务活动中形成的大量医疗服务、疾病控制、健康教育等业务活动档案，同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应接受醫院综合档案室管理人员的统一领导;二是凡属医院管理的业务档案，由各科室兼职档案员负责收集、整理、装订录目录等归档工作，定期向综合档案室移交，由综合档案室统一保管，对外提供査阅服务利用;三是凡属科室管理的业务档案，各科室由兼职档案人员暂时保管，归档结束后定期向医院综合档案室移交，不得以任何理由拒绝移交或延期移交。

二、乡镇卫生医院档案归档范围

明确归档范围是确保档案规范管理和齐全完整的重要保障。乡镇卫生医院档案的归档划分原则和范围是：（1）乡镇卫生医院档案划分归档范围时，应本着客观性、实用性、历史性、学术性的原则划分归档范围。即要将那些反映主要业务工作的形成的材料，具有一定学术价值且保管期限长的材料由医院综合档案室归档和管理;（2）病历档案由科室兼职档案人员进行收集分类、整理和归档，按照医院综合档案室的规范定期进行移交;（3）上级医疗业务工作的法规、标准及技术方法的研究档案，阅办完成后应由综合档案室进行整理归档;（4）科室日常业务活动中直接形成的医疗档案，即各种处方、检验检查报告注射单据等暂时存科室保管;（5）医疗专题调査档案。主要包括调査设计、调査报告、总结，各类统计汇总等材料;（6）各科室业务工作的统计月报、年报;（7）单位及个人发表的省市级以上业务研讨性文章。除此之外，还要根据有关档案法律法规明确界定各门类档案的保管期限。如文书档案可以划分为：永久、30年，10年;其他各门类可根据要求划分为永久、长期、短期。

三、集中统一管理的作用和意义

乡镇卫生医院档案实行集中统一综合管理，有利于卫生跟务医院业务工作整体水平的提高，具体作用意义有以下几点：首先医院业务档案管理可使档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于医院领导及时了解把握全局、决策工作重点，能及时地提供档案信息进行服务;其次，由于医院业务档案归档范围已明确，将具体分为总结分析性、学术性的材料交医院综合档案室管理，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作作小结，而是要在大量的监督、监测材料上进一步加工，形成分析性报告，促进了全医院业务工作质量;第三，综合档案室人员针对业务档案开展档案信息深加工，能通过各种编研材料和基础数字汇编为全医院工作服务;第四，实施综合管理可以解决档案随便堆放，无序保管状态，降低分散在各科室容易丢失的风险，实施集约化管理在节约管理成本的同时使档案管理更加规范，更加有利于档案的安全完整和开发利用，也符合档案管理的基本要求。

四、乡镇卫生医院档案管理的有效措施

1.建立健全档案管理工作领导体制。领导体制是一种运行机制，特别是其中的决策体制，是保证档案有效管理的关键和首要环节。乡镇卫生医院实行档案综合管理，是通过档案工作网络层层管理而实现有序的规范化。因此，建立健全档案工作网络是卫生服务医院档案管理的组织保障。建立档案管理领导小组应该明确医院主要责任人，各科室主任任副责任人，医院办公室任任协调组长，专兼职档案人员任成员，定期组织开展业务学习研讨，及时解决档案管理中出现的问题。医院综合档案室管理人员负责指导各业务科室档案归档等服务工作，使档案管理由无序变为有序的管理，逐步提高完善和规范。

2.完善档案管理制度。要以《中华人民共和国档案法》为总依据，对门类繁多、内容各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，各档案人员应熟悉业务科室的工作情况，了解主要业务范围，清楚工作流程中形成什么内容的档案材料，确定符合业务实际的业务档案资料收集范围;其次，对于各科室的业务档案也要按照医院档案管理的统一要求，进行整理分类和归档;第三，严格监督业务科室档案的归档保管及利用制度，任何个人不得将档案据为己有。

3.加强对兼职档案员的业务培训。这是快速提升业务水平的重要手段，通过培训使兼职档案人员胜任档案工作岗位管理要求，熟悉档案的归档技能、整理标准、利用要求，就要经常性地组织兼职人员参加地方档案部门举办的档案业务知识培训班，不断提高每个档案人员的业务素质，提高熟悉档案，热爱档案工作的积极性主动性，能够做好档案工作。

4、明确责任，定期考核。要将档案管理工作列入医院年度考核责任制，制定符合医院档案管理的标准、定期对各科室的档案归档管理情况进行考核，将各科室业务档案的归档质量列入医院年终考核评分标准中，通过表彰奖励，真正确保医院档案管理工作的健康发展。

综上所述，新时代下乡镇医院档案管理要认真贯彻《档案法》，贯彻落实档案集中统一管理的基本原则，要符合医院业务工作需要;实际工作中要加强档案收集整理保管利用各个环节的管理，及时总结经验，把握规律，不断创新，充分发挥医院档案的价值作用，更好地为领导决策、医疗业务和医院的全面科学发展服务。

（作者单位：山东省昌乐县红河镇卫生院朱汉分院）