探究档案数字化建设的价值与问题

张晓丽

摘 要：以提高档案管理效率为前提，针对档案数字化建设工作展开探讨，从数字化档案建设的价值、根本方向、问题以及解决建议四个方面进行论述，明确了该项工作的重要性，档案数字化建设是推动整体行业发展的重要举措。

关键词：档案;数字化建设;互联网;数据库

信息技术的普及对各行各业都带来的一定程度的影响，并直接推动了行业发展。档案管理工作在其发展的过程中，也逐渐认识到信息技术的重要性，并且纷纷开始进行数字化建设，引用现代化技术实现档案信息的数字化处理，提高档案信息检索效率，为用户提供更加高质量的服务。在互联网的支持下，档案信息管理过程中，通过构建综合业务平台，使档案管理质量得到提高。所以，进行档案管理数字化建设，要将关注点放在信息传输途径的创新上，为其赋予人性化以及自动化的特点，利用现代化技术紧跟时代发展趋势，使档案信息能够在互联网的带动下更加智能，从而提高档案管理水平。

一、档案数字化建设价值

第一，使信息管理更加便捷。档案数字化建设，对于档案信息化管理而言，是非常重要的内容，其中主要有2点工作，一方面是构建不同类型档案的数据库，其中包括一些比较重要的档案信息、图片、音频等，另一方面，针对电子文件以及电子档案进行归档管理。如此一来，需要进行档案信息查询时，便可以快速在数据库内获得资料，极大的提高了信息管理的便捷性。

第二，对档案资料原件进行保护。以往档案都是以纸质文件的方式保存，这种文件极为重要，且如果保存不当便会损坏。进行档案数字化建设，可以将档案原件以电子信息的形式上传到网络中，对档案原件进行保护。此外，档案元件可以进行副本异地储存，将原本以缩微胶片的形式保存起来，即便档案的源文件被损坏，这种微缩胶片也不会受到毁灭性的损坏。

第三，创新档案传统使用方法。一般传统形式的档案资料都只有一份文件，要想真正实现资源共享存在难度。但是进行数字化建设之后，档案文件以电子信息的形式在互联网内进行传输，真正实现了异地调阅，使档案可利用空间不断拓展。档案资源的使用时间突破限制，按照自己的需求在平台中搜索信息，使文件查找更加便利。

二、档案数字化建设根本方向

档案管理数字化建设，主要是将所有文字、图片、音频等资料全部上传到互联网中储存， 并构建管理平台，为用户检索档案信息、下载资源提供服务，使其能够获得所有需要的档案信息。其实档案数字化建设具有动态性特点，其核心在于信息技术，对档案信息进行采集、处理、传输与应用，使档案管理工作效率不断提升，从而真正实现资源共享这一目标。这样一来，便可以明确档案数字化建设的方向，即针对不同类型的档案信息进行数字化处理，将档案文件的实体进行储存，将管理工作的重点放在档案信息数字化存储方面，以此来提高档案管理的集成化、规范化。

三、档案数字化建设中面临的问题

1. 数字化建设的标准有待统一

档案数字化建设主要目标是为广大用户提供服务，使其能够方便快捷地获取到档案信息。然而目前通过对实际情况的了解，发现档案数字化建设依然存在标准方面的问题。实际组织档案管理范围有限，和社会机构没有及时联系，档案管理部門对于档案数字化建设的认知不同，所以建设标准也就存在差异，导致档案信息共享面临问题，对档案信息安全带来影响。所以，为了解决这一问题，必须要制定统一的档案数字化建设标准，提高档案信息的利用价值，实现资源共享。

2.档案数字化建设进度缓慢

以往档案都是以纸质材料为主，一方面工作效率不高，另一方面工作量繁重。在信息技术普及的现在，档案管理提出了诸多要求，从以前的纸质管理过渡到信息化管理，将档案管理中存在的问题给予解决。因为档案管理数字化建设期间，对于这一工作的认知不统一，实际在进行档案数字化管理的过程中，最终效果也有所不同。很多档案管理部门为了能够最大程度的节省资金，还是在沿用纸质管理模式，导致数字化建设进度缓慢，这对于行业的可持续发展也十分不利。

3.档案数字化建设面临人才上的需求

现如今档案管理的工作人员主要为老员工，虽然非常了解纸质档案管理的流程，但是相比较而言，对于档案数字化管理的工作要点并不熟悉，从而影响档案数字化建设的有序进行。鉴于此，为了有效提升档案管理能力，实现档案管理数字化，必须要结合档案数字化建设要求，进行专业人才培训。

4. 针对档案数字化建设缺乏深入认知

虽然目前档案数字化建设已经被提上日程，但是基于具体的实施效果，发现其中依然存在问题。分析其主要原因，是负责档案数字化建设的工作人员，对于该项工作并没有深入认知，实际工作期间不注重创新，将数字化建设和增加成本混为一谈，直接影响到档案管理的质量和服务水平。所以，工作人员必须要积极改变观念，加强对档案数字化建设的重视。

四、解决档案数字化建设问题的几点建议

1.搭建档案信息管理服务平台

档案数字化建设对于管理工作、档案安全性的提升有重要作用，同时还能够真正实现资源共享这一目标。在这一优势的引导下，档案管理部门需要积极应用网络信息技术，构建针对档案信息管理工作的服务中心，在这一平台中设置交流版块，可以和社会中的档案管理机构进行联系，形成对档案数字化建设的统一认知，以此来制定统一的数字化档案建设标准，为档案信息管理工作提供参考。除此之外，在搭建服务中心的过程中，需要赋予其丰富、多样的功能，结合档案数字化建设实际情况，设置档案检索、反馈交流、档案分类等多个功能模块，以此实现我国档案管理工作的可持续发展，保证用户能够通过这一平台获得需要的信息资源，将传统档案信息服务中存在的问题及时解决，将档案检索流程简化，提高信息搜索效率，在短时间内便可以获得大量档案信息。

此外，在互联网环境下，用户搜索档案信息，也突破了地域、空间的限制，档案机构之间可以实现充分合作，档案资源共享，如此便可以享受异地查询档案的服务，提高档案信息的利用率。例如某高校进行档案数字化建设的过程中，组建工作小组负责这一工作，并且结合高校实际情况搭建了档案信息管理服务平台，并且和其他高校达成合作关系，对档案数字化建设的标准进行了统一，不仅本校师生可以登录查询资料，在实现信息资源共享之后，其他高校的师生还可以查询相关信息。如此一来，用户在平台中快速查询资料，为今后档案管理工作奠定基础。同时，这种全新的档案信息管理服务模式，也在各大高校得以普及，获得了显著的成效，为档案管理数字化建设提供了推动力。

2. 优化现有数字化档案建设机制

为了推动数字化档案建设的顺利进行，需要有功能齐全的管理系统作为支持，具体构建管理系统的过程中，期间包括诸多工作，具体包括系统架构设计、档案资源整理、档案资源扫描、数字化档案备份等，要想保质保量的完成这些工作，需要使用兼容性较好的系统软件，从而推动数字化档案管理工作的有效进行。此外，针对档案数字化建设工作，有关管理部门要加强对这一项工作的重视，增加投入资金，积极引进先进设备，快速完成档案资源数据库的建设，使所有档案信息都能够得以存储与维护[3]。对于档案管理工作人员而言，要学会操作双服务系统，针对档案资源的储存，运用高速扫描仪这一设备，将纸质文件的资源扫描到系统中，从而对文件资料进行备份，使电子档案更加安全的得以储存，并且提升信息的保密性。如此一来，可以满足用户对于大量档案信息的要求，同时也能够使档案得到充分利用。

3.培养档案数字化管理专业人才

进入到信息化时代之后，档案信息的数量也随之增加，传统的档案管理模式無法继续满足档案管理需求，有关部门必须要认清这一形势，将纸质型管理模式进行创新，应用信息化技术，进行档案数字化建设，为档案管理工作赋予自动化特点，通过现代化设备实现档案信息的高效管理。为此，档案管理人员面临更为严格的要求，除了要对档案管理工作充分掌握之外，也要具备计算机操作能力，通过信息化管理进行数字化档案建设，认真、负责的完成本职工作。所以，进行档案数字化管理，需要组织相关工作人员进行培训，一方面档案管理人员要加强对这一项工作的重视，另一方面则要在培训过程中掌握计算机技术，以此来提高管理人员专业能力，突破传统思想限制，通过数字化档案管理为档案管理做出贡献。

4.深入认知档案数字化建设

针对档案管理工作，开展数字化建设的同时，也意味着行业的改革，为了能够保证最终改革成果，提高档案管理服务水平，实现档案信息综合利用，相关人员必须要对其加以重视，这是开展以上工作的关键。第一，对档案数字化建设的标准以及机制等进行统一;第二，工作人员要对档案数字化建设有正确的认知;第三，有关部门要增加资金，确保所有建设工作的顺利开展。只有如此，才能够在提高档案管理质量的同时，推动我国档案管理工作的长久发展。

综上所述，档案数字化建设，是目前行业主要的发展趋势，一方面可以提高管理效率，用户可以快速检索到需要的档案信息，另一方面则为用户提供高质量服务，除了基本的档案资源之外，也可以在平台中与其他用户交流，彼此之间交换资源，从而全面推动档案管理行业发展。

参考文献：

[1]杨冬梅，郭晓翠.数字化转型背景下图书馆档案管理的问题与对策[J].西安电子科技大学学报（社会科学版），2018（04）：24-27.

[2]杨莎莎，王琢琴，赵海涛.高校会计凭证档案数字化建设及安全管理[J].山西农经，2018（23）：80-81.

[3]王庭芸.互联网背景下数字化档案资源建设路径分析[J].档案时空，2018（12）：41-42.

[4]刘卫东.浅谈存量档案数字化工作中的安全管理[J].机电兵船档案，2018（06）：34-36.