电网工程物资内控审计的创新实践

崔燃 陈婷婷 石宇鸿 尚颖 吕鑫 黄松 郑昕 顾菲

[关键词]民生工程    物资    内部审计    创新

国

一、“望”——通过现场核查对物资仓储管理进行诊断

（一）盘点物资仓库，审查物资仓储实物管理

通过查询ERP系统，审计组发现16家供电公司的物资库龄普遍偏高，部分物资的库龄已达3年以上，由于长期无法得到有效利用，大量库存物资可能已失去使用价值。针对这一问题，审计组通过现场盘点物资仓库，对各单位库存物资的数量、型号、库龄、质量等进行全面核查。

经核查，发现各单位普遍存在物资库龄严重超期的情况，物资价值经估算超2000万元。对此，国网北京电力物资部高度重视，要求各单位积极开展库存物资利用工作。一是及时梳理本单位物资情况，对于有可利用物资的，严禁新采购;二是强化“平衡利库”工作，建立库存物资利用的长效机制，形成良性循环。

（二）運用ERP系统，审查物资仓储信息管理

在对各单位物资仓库进行盘点时，审计组发现16家供电公司提供的库存物资台账、物资出入库手续、物资盘点记录等资料格式、样式不尽相同，由本单位自行编制，未使用ERP系统中的统一格式进行打印。针对这一问题，审计组通过查询ERP系统物资出入库时间，与纸质版物资出入库手续进行比对，判断是否有效利用信息系统开展物资仓储管理工作。

经核查，16家供电公司的物资管理水平仍停留在出入库手工记账、每日手动修改库存物资台账阶段，未采用任何信息化手段辅助开展物资仓储管理，更无法实现ERP系统的线上同步管理。对此，国网北京电力物资部高度重视，在ERP系统物资模块中部署“物资一键式结算系统”，实现物资采购订单从计划上报、中标结果回传、合同信息传输、履约工作开展等环节的全链条监控，提升物资结算工作的精益化管理水平，要求各单位积极应用仓储业务信息系统，项目物资汇总表、项目申请采购物资及其到货表、剩余物资表、调入项目使用物资表以及项目物资结算表等表格均需从系统中直接导出并打印，以信息化手段支持仓储业务高效有序运转。

（三）分析盘库记录，审查物资仓储库存管理

在对各单位物资仓库进行盘点时，审计组发现16家供电公司提供的库存物资台账、出入库手续等资料均比较齐全，但多数单位未对库存物资盘点记录进行归档，仅能提供最近1—2次的盘点记录。针对这一问题，审计组通过对16家供电公司近三年的库存物资盘点记录进行检查，判断各单位是否定期开展了盘点工作。

经核查，16家供电公司均未严格按照公司规定定期开展库存物资盘点工作，个别单位未留存盘点记录，部分单位盘点工作开展不规范，由仓库管理员单独进行物资盘点，盘点记录缺少签字确认手续，且未将盘点结果录入ERP系统，未打印盘点差异表。对此，国网北京电力物资部要求各单位采取月度盘点和季度盘点相结合的方式，定期对库存物资进行数量和质量的检查，做到账、卡、物一致。盘点时协同财务、审计等相关部门共同进行，并及时通过ERP系统记录和操作，对于盘盈、盘亏，如实进行账务处理;同时，采用实查实点方式，禁止目测数量、估计数量，严禁弄虚作假、虚报数据。

二、“闻”——通过多种手段对废旧物资管理进行诊断

（一）顺藤摸瓜，查明工程撤旧物资真实去向

通过对各单位的物资仓库进行现场盘点，审计组发现16家供电公司仓库内主要存放的物资均为在建工程物资及工程结余物资，工程撤旧物资数量极少，与公司近几年集中开展“煤改电”工程、配电网改造工程等民生工程，形成大量工程撤旧物资的事实明显不符。针对这一问题，审计组通过对各单位大型技改项目的撤旧物资退库手续进行审查，查明撤旧物资的实际存放地点，判断是否存在工程撤旧物资未退库或虚假退库的情况。

经核查，16家供电公司物资仓库中的撤旧物资数量均较少，普遍存在工程撤旧物资未及时退库或委托施工单位代为保管的问题，相关拆除施工费已全部支付。对此，国网北京电力物资部高度重视，要求各单位在工程竣工后加快推进退役设备技术鉴定，严格按照规定办理撤旧物资退库手续，坚决杜绝将工程撤旧物资随意存放在施工单位的行为。

（二）在线审计，分析退役物资处置完成情况

由于各单位绝大部分工程撤旧物资未在主业物资仓库中存放，审计组无法对16家供电公司的撤旧物资数量进行统计，也无法对废旧物资的处置情况进行分析。针对这一问题，审计组通过查询PMS系统，导出各单位近三年的退役资产明细，统计退役物资数量;通过查询经法系统，导出各单位对应时段内的全部废旧物资处置合同，统计废旧物资处置数量;通过将两项数据进行比对，统计各单位的退役物资处置完成率。

经核查，16家供电公司的退役物资处置完成率均较低，大部分单位的处置完成率低于30%，直接导致废旧物资在仓库中的大量积压。对此，国网北京电力物资部要求各单位全面实施废旧物资处置ERP线上操作，并加大废旧物资处置考核力度，重点考核各单位竞价成交资金的回收工作成果，根据各单位近五年技改大修投入金额的年平均值确定考核阈值，对于未能达到废旧物资处置要求的单位进行严肃考核问责。

（三）追根溯源，理顺废旧物资处置管理流程

通过对调查问卷进行分析，审计组发现16家供电公司对于“废旧物资处置流程执行是否顺畅”这项问题的答案无一例外都选择了“否”，填写的原因都是客观因素，没能找到流程执行不顺畅的根源。针对这一问题，审计组通过对各单位的流程实际执行情况进行全面梳理分析，查明制约废旧物资处置管理流程推进的关键环节。

经核查，除处置周期长、流拍次数多等客观因素外，导致各单位废旧物资处置不顺畅的最根本原因是管理流程出现了脱节。工程形成撤旧物资后，实物资产使用保管部门未按规定办理报废手续，导致物资部门无法掌握新增废旧物资信息，也无法上报废旧物资处置申请。对此，国网北京电力物资部要求各单位严格执行《国家电网公司废旧物资处置管理办法》等制度要求，分层级开展学习，加快推进退役设备技术鉴定，履行第三方评估，高效开展废旧物资处置工作，对未办理技术鉴定的撤旧物资不予入库，明确暂时保管的拆旧物资周期不得超过三个月。

三、“问”——通过访谈调查对物资内控管理进行诊断

（一）填写调查问卷，全面了解物资内控管理现状

由于近几年未开展过全公司范围的物资专项审计，且公司近期对物资职能管理部门进行了调整，部分单位尚未完全调整到位，导致审计组对公司的物资管理情况了解不够，无法有针对性地制订审计实施方案。针对这一问题，审计组组织16家供电公司填写工程物资内控管理调查问卷，通过对物资管理人员主要工作职责及内容、工程结余物资线上线下管理模式、库存物资盘点模式及周期、库存物资利用管理流程、拆旧物资处置流程等事项进行描述，全面了解各单位的物资内控管理现状。

通过对调查问卷进行分析，审计组发现各单位的物资管理职能均已由运检部调整至建设部，但部分单位的物资管理专责也随之进行调整，且正在进行工作交接。此外，调查问卷显示，各单位形成工程结余物资后均在ERP系统中退至非项目直发虚拟库（9500库），不会转入其他在建工程中;但通过查询ERP系统，对各单位9500库中的物资明细进行分析发现，大多数单位的库存物资价值均在0—200万元之间，在审计过程中应予以重点关注。

（二）组织座谈交流，深入了解物资管理难点问题

由于16家供电公司填写调查问卷的人员大多为物资管理专职人员，回答问题时往往站在物资专业的角度。针对这一问题，审计组组织物资管理专职人员以及建设部、运检部、营销部等专业的项目经理，共同召开座谈会，各自介绍承担的物资管理职责，交流对本单位物资管理的看法和意见，并提出解决措施。

通过座谈交流，审计组发现各单位物资管理专职人员与项目经理之间的合作并不顺畅，双方都认为对方没有履行好工作职责。一方面，由于各单位普遍只设立一个物资管理岗位，个别单位的物资管理专职人员甚至还要承担部分项目管理工作，导致工作量大时流程推进比较缓慢，往往会影响项目经理的正常工作进度;另一方面，一旦遇到休假、培训等特殊情况，物资管理专职人员责就需要将ERP系统账号与项目经理共享，否则无法正常开展工作。由于部分项目经理对于ERP系统操作不熟练，常常因错误操作导致工程物资反复发货冲销，甚至滥用操作权限，给物资管理专职人员的正常工作带来较大影响。

（三）开展审计访谈，重点了解物资内控风险隐患

由于本次工程物资内控审计范围较大，涉及全部16家供电公司，导致每家单位的现场审计时间十分紧张，如果不能提前获取审計线索，锁定审计重点，很难在有限的时间内完成既定审计目标。针对这一问题，审计组组织物资管理专职人员、项目经理及仓储配送班人员分别开展审计访谈，重点了解各单位物资管理存在的主要内控风险，初步确定现场审计的关注重点。

通过组织开展访谈，审计组发现16家供电公司的物资管理普遍存在以下内控风险：一是仓储管理人员严重缺失，大多数单位仅配置1人负责物资仓储工作，很难开展正常的物资盘点工作。此外，仓库管理人员年龄普遍偏大，无法熟练掌握信息系统操作方法。二是受制于“两金压降”库存指标压力，工程形成结余物资后无法正常退至9500库，只能暂时存放在其他在建工程中，经过多次调入调出后，已经很难掌握结余物资的存放位置，无法有效开展结余物资的利库工作。三是由于工程建设任务繁重，项目经理疲于在各个施工现场奔波，没有精力办理工程撤旧物资的报废手续，导致废旧物资长期无法得到有效处置，形成严重的库存积压。

四、“切”——通过大数据分析对结余物资管理进行诊断

（一）锁定关键数据线索，厘清结余物资管理职责权限

通过对调查问卷进行分析，审计组发现，各单位物资管理专职人员对于利用在建工程存放结余物资的情况虽然有所了解，但是并不清楚该类结余物资的数量及金额，具体数据只由各个项目经理掌握。针对这一问题，审计组通过统计工程成本明细中“用户”这一关键信息，对ERP系统虚拟库的操作权限进行分析，判断是否存在职责权限混乱情况。

经核查，16家供电公司均存在ERP系统职责混乱问题，项目经理操作权限过高，直接导致大量结余物资随意转入或转出在建工程。此外，由于工程结余物资信息散落在各项目经理手中，物资管理专职人员不能掌握本单位结余物资的整体情况，无法有效组织开展周转利库工作。对此，国网北京电力物资部高度重视，对ERP系统虚拟库的操作权限进行了调整，各单位项目经理保留项目直发虚拟库（9100）的操作权限（物资发货项目，无冲销权限），其余虚拟库操作权限全部取消;各单位物资管理专职人员开通项目直发虚拟库（9100）、非项目直发虚拟库（9500）和废旧物资拆旧现场虚拟库（9700）权限，全面负责ERP系统库存管理工作，统筹管理结余物资和本单位跨项目物资调拨等工作，规范ERP系统操作权限。

（二）建立数据分析模型，摸清工程结余物资真实体量

为控制库存物资金额，完成“两金压降”存货指标，16家供电公司形成工程结余物资后普遍不按规定进行正常退库，而是直接存放于其他在建工程中;由于各单位工程结余物资管理权限混乱，导致物资管理专职人员无法掌握该类结余物资的数量及价值。针对这一问题，审计组通过建立数据分析模型，导入在建工程成本关键数据，对16家供电公司的工程结余物资体量进行全面统计分析。

经统计，ERP系统中反映的库存结余物资信息严重失实。对此，国网北京电力物资部高度重视，在ERP系统中建立实物代保管工厂（9900库），要求16家供电公司将全部工程结余物资转入9900库中，建立可利用库存物资信息表，严禁将结余物资随意转入在建工程。

（三）运用审计信息系统，查清大量结余物资形成根源

在逐步消除工程结余物资存量的同时，更重要的是源头控制增量，只有找到结余物资形成的根源，才能确保结余物资数量不再持续增加。针对这一问题，审计组通过查询ERP系统，对16家供电公司竣工决算项目的物资入库金额与退库金额进行比较，统计各单位每年度形成结余物资的体量。

经统计，各单位由于项目物资需求计划提报不准确、审核把关不严，导致大量工程结余物资的产生，16家供电公司物资退库比例均在20%以上。对此，国网北京电力物资部要求各单位坚持“先利库、后采购”的原则，切实加强可研、初步设计深度，提升项目物资需求计划提报的准确性，要求物资退库比例不得超过5%。一是工程管理部门在项目可研、初步设计阶段，要对照可利用库存物资信息表，优先选用库存物资或可用退役资产，编制库存物资利用计划，向物资公司提出申请。二是物资部门要对各单位报送的需求计划进行严格把关，凡是仓库内可利库物资，原则上不允许重新采购。

（作者单位：国网北京市电力公司，邮政编码：100031，电子邮箱：ctt_ttc@163.com）