大数据时代客户档案信息化管理

摘 要：在事业单位管理中，合同成为其经济活动的重要凭证，为事业单位经济活动提供了重要保障，作为经济活动中各方权利和义务关系的重要凭证，是事业单位商业经济信息记录的直接载体，直接决定着合同档案管理水平，对提升事业单位经济活动水平有着积极的促进作用。在大数据时代，加强合同档案管理应树立正确的信息化意识，在分析加强合同档案信息化管理重要作用的基础上，将大数据技术应用到合同档案管理中，改变传统的合同档案管理模式，全面促进合同档案管理规范化、标准化，以便更好地服务于事业单位经济管理活动。鉴于此，本文对大数据时代客户档案信息化管理进行分析，以供参考。

关键词：大数据时代;客户档案;信息化

0 引言

“大数据”这一概念是现代社会的产物，是随着计算机网络以及数据计算等技术的发展应用而兴起的，自其产生之日起就受到了各方面的关注，在经历了一段时间的研究及尝试之后，迅速在各个领域得到了广泛应用，并发挥了重大的作用，引起了一场数据的存储、计算及应用等方面的变革。在新兴的信息时代，大数据是时代特征，也是推动生产力大发展、大进步的一大动力科技，对于社会的发展具有重要意义，作为新时代广受重视的行业，档案管理行业也不例外。在大数据时代背景下，档案管理需要积极转变管理理念，树立大数据思维，促进行业自身的变革及进步。

1 大数据和档案管理模式的简述

随着计算机存储能力的提升和复杂算法的发展，近年来的数据量成指数型增长，这些趋势使科学技术发展日新月异，商业模式发生了颠覆式变化。《分析的时代：在大数据的世界竞争》是2016年12月麦肯锡全球研究院（MGI）发表的一份报告。五年前MGI就指出大数据分析在基于定位的服务、美国零售业、制造业、欧盟公共部门及美国健康医疗领域有很大的增长潜力。数据正在被商业化，来自网络、智能手机、传感器、相机、支付系统以及其他途径的数据形成了一项资产，产生了巨大的商业价值。在这样的大环境下，“大数据”全球化这样的理念第一次被提及，并随着时代的快速发展，被创新、被深加工，数据具有了生命，变得越发鲜活起来。

2 大数据时代背景下企业档案管理的現状分析

2.1档案数据方面发生了改变

在大数据时代的背景下，企业的档案管理发生了很大的改变。传统的企业档案管理大多数都是纸质的，随着时代的发展，逐渐演化为多元方式的档案，例如视频、音频等电子化的数据。这样的数据采集方式更多，数据量也更大，涉及的范围也更广。企业的档案种类以及数量都有所增加，这也就加大企业对档案的管理难度。尤其是在大数据的背景下，数据的收集发生了很大的变化，大多数来源于网络，加上现阶段网民爆发式增长，使档案信息收集不断平民化、广泛化。

2.2对档案管理进行安全创新

对于档案管理而言，最为重要的就是确保档案的完整，尤其是传统的档案文件，例如文字纸张以及胶卷等保存比较简单。随着社会的不断发展，信息技术的突飞猛进，大数据技术广泛应用，档案资料的种类越来越多，例如视频、音频、电子照片等，这些都给档案管理安全带来一定的挑战。对于信息时代关于档案管理中存在的困难其中包括档案时限以及档案管理方式以及技术等。从档案时限上讲，对于不同档案的管理时限都是有着明确的规定，由于种种原因许多档案没有到期，但是就毁坏了。从管理模式以及技术上讲，传统的档案管理技术落后，采用信息化管理的方式不能立马见效，同时不能确保档案的安全性。

3 大数据时代档案行业面临的问题与挑战

3.1档案数据存储方面面临严峻的挑战

档案工作就是对社会方方面面产生的原始记录进行收集、存储、管理并促进其利用，也就是说不仅要对社会上的所有档案信息进行搜集和存储，还要加以管理和利用。原本我们的馆藏档案数据经过长年累月的积累其数量就十分庞大，再加上当今社会所产生的海量档案数据，这对传统的档案存储及处理方式提出了严峻的挑战，原始的管理方式显然已经不能适应当下的档案工作。

3.2相关专业人才的紧缺问题

人才是当今社会一切竞争的关键所在，掌握了人才就可以掌握巨大的生产力，在竞争中占据主动地位。人才的重要性不言而喻。对于档案行业来说，人才问题尤其关键，这是因为传统的档案管理从业人员往往并不具备专业性，而一些具备专业性的人员掌握的也仅仅是原始的档案管理知识与技能，面对大数据视野下的档案工作，他们往往手足无措。大数据对于相关从业人员的要求是非常高的，涉及很多领域，这一类的人才十分稀少，但要想促进行业内的大数据进程，专业人才又是必不可少的。因此，人才短缺是现在及未来很长一段时间内都要面临的一个非常突出的问题。

4 大数据环境下档案管理的新模式

4.1利用人工智能开展信息采集

对于档案管理过程中信息采集而言，其对于档案来说是非常重要的，同时对于档案的价值有着决定性作用。随着信息技术的发展，网络已经融入到人们的生活，改变了人们获取信息的方式，尤其是大数据技术的发展与应用，可以更加高效的对大量的数据进行处理。所以，对于档案信息采集来说，要充分利用现代信息技术以及人工智能技术，这样才能对大数据进行有效筛选勘误并整合，把有效的数据进行整理保存。移动网络的发展，不仅改变的人们的生活，同样也改变人们对于信息的获取方式，人人都可以利用移动设备随时随地的浏览想要的信息，因此，合理使用人工智能设备对数据信息采集，既能提高数据采集效率，又能不断完善补充档案信息。

4.2加强档案管理技术培训

随着科学技术的快速发展，大数据技术的成熟应用，这都进一步推动了档案管理技术的革新，虽然采用新的信息技术极大的提高了档案管理工作质量与效率，同样的对于档案管理的工作人员也提出了新的要求。对于档案管理人员来说，其不仅要对信息技术能够熟练的使用与操作，同时对于日常管理也要懂得维护。所以，为了进一步提高档案管理的工作效率与质量，则必须要定期对工作人员开展技术培训，提高其专业技术与职业素质。

4.3树立资源共享性思维

大数据时代，除了一些特殊信息，几乎所有的信息都是可以共享的。网络中存储着海量信息，任何一个用户都可以通过自己的方式进行检索，搜寻对自己而言有价值的信息进行利用。这种共享式的信息管理方式极大地提高了信息的利用率，档案管理也应该树立这样的资源共享思维，将非机密档案进行共享，提高信息的再利用率，发挥其价值。要想将档案信息进行共享，最先要做的应该是为各级档案馆等建立联系，建立共享平台，促进档案行业内部的信息共享;此外，应该建立相应的网站，为外部用户建立共享渠道。

4.4要树立档案服务的网络化思维

档案服务指的就是档案管理中的服务性工作，也就是档案能够继续在社会中发挥余热的形式。一般来说，档案的服务性工作指供社会查询、再利用的工作，传统的档案工作中因为局限性较多，查询不便，再利用的概率及效率都比较低。在档案工作纷纷进行数字化、网络化的改革之后，档案服务工作也要进行相应的转变，树立网络化思维。大数据技术的应用使得信息的开发、整合以及价值信息的挖掘工作都有了很大程度的提升。档案管理工作要注意利用网络的便利性及普遍性推动档案信息的再利用，不断提高其服务社会、创造价值的能力。除了被动地提供服务，大数据时代的档案管理工作甚至还可以通过更加积极的方式来促使档案信息创造价值，提高其利用率。

4.5档案管理模式的创新

信息化时代就是大数据时代，需要从事档案管理工作的人员主动顺应时代的发展趋势，积极应对即将面临的挑战，在思想方面做到创新，及时打破原本档案管理工作中出现的约束。对存在的档案管理手段加以掌握和合理运用，这样更好地将档案管理工作和档案信息技术的融合进程加以推进。对于档案的完整率、实际利用率和有效率全面提高，实现档案一体化的管理水平。

4.6档案管理和思想管理的创新

从事档案管理的工作人员在开展工作的时候，首先需要做到将思想解放，把自己的心态调整好，这样就不会觉得大数据时代离自己很远，这样对于大数据的抵触情绪就会有所消除。在日后的工作中才能做到适应时代的发展，与时俱进，更好适应时代的发展，顺应时代的发展趋势。对于在开展档案管理工作中采取的必要手段要有足够的认识，将大数据的意识树立起来，将树立的意识作为工作的指导思想，这样对档案管理工作起到促进作用。

4.7可以从海量的档案信息中进行价值挖掘

信息时代的来临给社会带来了全方位的改变，大数据只是其中的一个时代特征。信息时代要求各行各业推动数字化、信息化的变革，档案行业也不例外。档案信息通过相关设备与技术变成了数字化的存储信息，可以通过网络进行管理。除了原本就有的档案信息，随着数字化系统的建立，新增信息量也在不断攀升中，档案信息呈现出海量的特征。

5 结束语

在大数据背景的影响作用下，档案管理模式开始有了变化，传统的档案管理工作已经难以满足新时期档案管理工作的实际需求，基于这个情况，及时改革和创新档案管理工作已经变得势在必行。同时在大数据背景的促使作用下，要结合档案管理的实际情况来对管理方案进行科学制定，促进整体管理质量和现有问题的解决能力得到全面提升。

参考文獻

[1]阮晓源.大数据视角下县级医院人事档案管理与信息化建设[J].山东档案，2018（06）：33-34.

[2]周灿.大数据背景下医院档案管理工作改进策略研究[J].黑龙江档案，2018（06）：79-80.

[3]陈茹.大数据时代下档案管理的价值提升[J].城建档案，2018（01）：67-68.

[4]熊婧，魏萌，马思明，裴雪晖.大数据时代对医疗卫生档案管理发展的影响综述[J].低碳世界，2018（01）：347-348.

[5]杜娟.大数据时代国土资源档案管理与创新策略选择[J].办公室业务，2018（02）：120.

[6]梁雯.大数据视域下档案数据管理的创新策略研究[J].科学大众（科学教育），2018（01）：184.

[7]向前.大数据时代档案管理模式创新的探讨[J].办公室业务，2018（01）：98.

[8]徐建.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2018（01）：99.

作者简介：

解蓉，女，汉族，就读于东南大学经济管理学院，研究方向：经济管理.