推进档案管理文化建设传承企业实干精神

摘 要：如何把档案管理形成一种档案文化，需要正确定义档案管理文化的概念，理解档案管理文化所包括的内容：以人为中心的管理，努力培育企业职工的档案价值观，档案管理制度与群体价值观一致，将硬管理与软管理有机结合。档案文化建设与企业文化相契合，才能更好地推进档案文化建设，传承企业精神。

关键词：档案管理;文化;企业精神

档案工作，是管理档案和提供档案信息为社会服务的一项业务系统，有“档案工作”和“档案事业”两个概念。档案工作是狭义上的概念，是指档案室和档案馆对档案信息资源的管理与开发工作，即收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和检索、编研、利用等八项工作。档案事业是广义上的概念，包括档案管理、教育工作，档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案界国际交往与合作工作等。它们是部分与整体的关系，档案工作是基础，没有档案工作的发展就没有档案事业。

企业档案是传承企业文化的载体，是现代企业文化建设中的重要组成部分。企业档案及企业档案管理工作在企业文化建设中具有重要作用。二者关系密切，并相互促进。在企业文化建设的过程中，如何进一步做好档案工作，从而促进企业实干精神的传承是本文研究的主要方向。随着市场经济的不断发展，企业文化成为企业发展的重要因素和推动力，企业文化在企业中的核心竞争力作用越来越明显。不少企业通过企业文化建设，凝聚力和竞争力得到增强，经营成果显著。在企业越来越重视企业文化建设。

本文所说的档案管理，就是广义的档案事业。如何把档案事业做好，把档案管理形成一种文化，下面介绍我们企业档案管理的做法：

一、定义档案管理文化

档案管理文化是指将档案管理机构的全体人员结合在一起的标准和行为方式。档案管理文化代表档案管理机构的目标、信念、哲学伦理及价值观，档案管理精神中最核心、最本质的成分。

1.档案管理也是一种文化，主要是指档案管理思想、管理哲学、管理风貌，它包括档案的价值标准、经营哲学、管理制度、行为准则等。我们企业的做法是将档案管理文化纳入到企业管理文化体系当中。

2.我们企业的档案管理文化是在各种档案管理制度“三纳入” “四参加”“四同步” 等制度的顶层设计下，通过制度建设管理档案工作的行为，并使其转化为一种自觉行为的制度文化，它体现为档案的价值观、管理理念和行为规范，揭示文化对档案管理的影响，它服务于企业的决策，组织，激励，领导等管理全过程中，提供文化与管理匹配的最佳模式。

3.档案管理植根于档案文化之中，在档案管理理论的基础上发展起来的档案文化理论，称之为档案管理文化。将档案管理从管理技术、服务上升到文化层面，是我们企业档案管理发展的一个巨大进步，核心是使所有档案管理人员更加热爱档案工作，能在本职岗位上体现价值，发挥作用，给企业管理、决策和发展提供强有力的依据。

二、档案管理文化包括的内容

人类的研究成果表明：一切文化都是人类认识和改造自然、社会的实践经验的总结和物质形态的凝聚，档案是人类认识世界和改造世界的历史记录，是人类智慧的物质结晶，是一种宝贵的精神财富，因而档案也是一种文化，即“档案文化”。档案管理文化主要包括以下内容：

1.实行以人为中心的管理。

首先，进行“三纳入”的顶层设计。纳入企业党委书记工作议事日程，纳入企业规章制度，纳入企业部门和有关人员的经济责任制度或岗位责任制。从上到下形成链条式管理，从领导到职工明确自己的档案职责，每项工作都先从意识形态产生档案效应，然后落实到行动。

其次，实行每月的兼职档案员考核制度，各职能科室负责人联责考核。月总结月考核月兑现，要求兼职档案员把档案工作落实到每个工作环节，形成一种日常工作行为习惯，并把这种实干的精神贯彻到各个工种、各个岗位，融入到企业的文化当中去，最大程度地调动兼职档案员参与档案管理工作的积极性和主动性。

最后，实行每年至少一次的培训机制。各门类的专职档案员对所涉及的部门科室，实行从领导到岗位人员及兼职档案员的针对性培训，内容有归档范围、归档期限及立卷整理，并实现档案部门随时提供指导帮助的承诺。将以人为本的要素提到重要的位置。

2.努力培育企业职工的档案价值观

档案担负了传承历史、开辟未来、服务决策、促进提升的作用。我们企业从1952年开始建矿，涉及文书、科技、专门类档案。在企业的沉浮岁月中，档案见证了企业的成长和改革历程，也为企业的生产、经营、管理和持续发展提供了决策依据，还为企业文化提供了真实的核心内容。

文书类档案，企业文化内容的精髓。我们企业的矿史展览室，呈现的企业发展历程各个阶段的数据、现场、人物图片、荣誉实物等都是由档案室提供，照片达200多张，省部级以上的版匾28块。建筑规模的新旧对比，采煤工具的不断更新，年产量以及销售利润的不断增长，解决社会就业问题、提高人民生活水平的数据统计，真实、生动地展示在人们的面前，从企业的艰难起步，到它的輝煌历程，让人们对企业成长有了一个清晰的了解，同时也对为企业做出贡献的人们心存敬意。每次的重大活动的宣传片以及《年鉴》《企业发展史》，《企业文化手册》、《辛矿纪事》等书籍的编制，都是由档案室提供最原始、最真实的资料。

我矿的跑蹄风井工程项目，于2008年2月开工，历时40个月竣工，共完成单位工程 48项，项目总投资19341.91万元。项目建设初期，就按照“四同步”的要求，档案员同期配备。项目建设过程中，档案人员每月对项目资料进行一次检查，同时把检查结果汇报给建设单位项目负责人。由于对竣工档案实行分阶段收集的方法，期间涉及到的前期资料的借阅就有20人次/年。档案资料完整的收集为该项目的顺利竣工验收提供了强有力的依据，档案工作的影响力也得到了前所未有的高度。当整个跑蹄风井工程项目竣工验收完成后，档案价值观念深入人心， “三纳入”“四同步”“四参加”至上而下形成了一种自觉性的习惯性行为，这种自觉的工作行为形成了我们企业的档案文化，体现出来的价值就是实干与自觉传承，与我们的企业文化精髓相呼应。

3.档案管理制度与群体价值观一致

企业的群体价值观就是担负社会责任，实现职工对美好生活向往的追求。为更好服务于职工，我们优化内控，简化借阅审批流程，为借阅人员提出最有效的利用方案。今年我们的三供一业公司成立，住宅楼档案需要进行复制移交，根据以前物业管理差的现状，提出先对所有住宅楼及配套设施列出清单，然后查阅档案并同时登记档号，写明卷数件数和页数，档物相对，建议得到采用并推广。将档案管理制度实用化、高效化地执行落实，符合了企业职工利益，担当了企业档案的社会责任。

4.将硬管理与软管理有机结合

我们通过制定档案工作制度实行对档案的各项管理工作，这是硬管理。在制度的规范下，职工们被动地进行着工作，虽然有奖罚机制，但效果不明显，往往是文件能及时下发，落实执行跟不上，档案部门工作费时费力，如何高效、主动地管理档案，我们实行软管理。

软管理的方式有两种：

一是职工参与管理：

（1）咨询调研

职工对档案管理提出意见和建議。

（2）参与管理

各职能科室可以选出职工去档案部门整理各门类的档案和利用事务工作。

（3）部门自主管理

短期资料，由部门成立独立的档案室进行保管，档案目录定期交回综合档案室。

二是采取激励机制：

（1）物质奖励

兼职档案员每月的考核每月兑现，重大活动中参与的人员获得奖励。

企业每年举行档案技能比武，获得前三名的都有奖励，而且随着“双创”的开展，奖励额度越来越大。

（2）精神激励

编制企业功勋人物手册。功勋人物在重大节日活动上进行宣讲，同时事迹还在各种传播平台进行宣传，纸质和电子资料将被收进档案室进行永久性地保管。

企业档案是传承企业文化的载体，是现代企业文化建设中的重要组成部分。企业档案及企业档案管理工作在企业文化建设中具有重要作用。二者关系密切，并相互促进。随着市场经济的不断发展，企业文化成为企业发展的重要因素和推动力，企业文化在企业中的核心竞争力作用越来越明显。不少企业通过企业文化建设，凝聚力和竞争力得到增强，经营成果显著。

档案管理被动性到主动性的跨越，我们实现了档案管理制度到档案管理文化的转变，和我们企业传承的实干精神相契合，也使得档案事业在企业深化改革发展时期发挥了充分的作用。

参考文献：

[1]（美）彼得·德鲁克著，张正平等译.管理：任务、责任和实践 [M]北京：华夏出版社，2008，60-100.

[2]王保国主编.档案工作实务[M]北京：中国档案出版社，2007，73-120.

[3]张 谊.大数据时代提升档案管理人员素质的思考[J].卷宗，2017

[4]江 舟.大数据时代电力设计企业档案管理的新思考[J].办公室业务，2018

[5]李 涛.如何做好大数据时代的档案管理工作[J].黑龙江档案，2016

作者简介：任淑萍（1973-），女，山西焦煤霍州煤电集团辛置煤矿综合档案室工作，原始学历：中专，山西省煤炭工业学校工业与民用建筑专业，最高学历：本科，中共中央党校函授学院经济管理专业，2004年始从事档案工作，研究方向为如何确保档案安全和充分发挥档案的作用。