促进行政事业单位档案管理规范化的策略探析

陈娟

【摘要】：档案管理工作属于行政事业单位管理工作的主要构成内容之一，通过科学的方式对档案管理工作进行优化，能够促进行政事业单位工作质量与效率的提升。现阶段，我国社会进入到了大数据时代之中，事业单位主要涉及卫生、教育、文化以及科技等相关社会服务工作，并将档案管理工作和信息化技术融合在一起，实现规范化，进而解决传统管理方式遗留下来的问题。

【关键词】：事业单位 档案管理 规范化

随着行政事业单位工作内容的逐渐复杂，相应的处理事务也变得越发的繁琐了起来，并且此过程中产生的档案资料与文件较多，所以行政事业单位在工作理念与方式上，应紧跟时代发展的潮流，进而实现行政事业单位档案管理工作的规范化。

一、行政事业单位档案管理规范化的重要性

就档案管理工作而言，属于行政事业单位一项基本业务范畴，能够展现出行政事业单位管理水平与质量【1】。其次，实现对档案的科学管理，可以反映出一个行政事业单位的决策力，以便于对工作管理内容进行更好的规划，同时确定适合本单位的制度管理规范。另外，规范化的档案管理工作，还属于行政事业单位正常运转的基本保障，能够有效协调各部门间的有序联合，实现共同进步。同时，行政事业单位强化档案管理，革新管理观念，积极探寻多样化管理方式，全面、准确地反应出单位发展现状，这一做法不仅可推动经济社会可持续健康发展，而且还能够增强单位市场竞争水平，为社会大众提供更优质的服务。

二、推动档案管理规范化高效率的有效途径

（一）提高档案管理工作的重视程度

在很长一段时间内，档案管理属于一项并不被看好的基层工作，此情况不仅反映出了人们对工作内容的不重视，还显露出了现代人好高骛远以及人浮于事的社会情况。因此，促进基层档案工作意识的提升，意义重大。其一，行政事业单位之中的领导层需增强对档案工作的重视，管理层属于单位的领军人物，其所属员工在领导的带领下方能发挥主观能动性，将工作和谐统一完成，因此要想促进工作人员工作积极性的提升，需要领导层的重视。同时，档案管理工作者也需要时常反省自身，在工作的过程中，把档案管理工作作为单位发展的基础，推动档案管理工作的规范化。

（二）完善档案管理制度

首先，行政事业单位需结合自身实际发展情况，构建出科学的档案管理制度，对不同岗位的具体职责予以明确的划分，严格遵照档案管理机制进行管理工作，对各种不当行为进行严厉处置。其次，单位档案管理人员应坚持“统一领导和分级管理”原则，坚决服从领导安排，并对各类档案信息予以分级管理，实现档案管理规范化。另外，需将档案管理工作融入到日常工作之中，组建档案规范化管理小组，并构建完善的工作计划，确保档案规范化管理的顺利进行。

（三）根据规范标准进行全新整合

对于厚度较大、内容复杂的档案资料，应合理组卷，科学组合。对于未设置页码和目录的档案，应重新进行编码，同时制作目录，进而确保能够实现对目录重组档案的规范管理，充分利用藏地，强化管理资源，以此来真正提高管理的效率及质量。其次，为了实现计算机高效检索，应对档案进行科学分类，这对于档案利用效率的提升也将起到显著的影响作用。

（四）优化单位内部的档案信息管理体系

无论何种管理工作，要想实现规范化发展，均需要构建电子信息化管理体系【2】。基于此，行政事业单位之中的档案管理工作人员，需立足于可持续发展战略目标，增强对信息化管理模式的构建，制定出具有高标准的管理体系。确保在不改变单位发展方向的基础上，对原有档案信息管理方式进行改善。在实际工作中，需建立合理的档案收集、整理、归档以及利用标准，推动行政事业单位档案信息管理工作向着规范化的方向发展。借助专网系统，开设档案管理信息化平台，并确保稳定资金，以便于更好的实现档案管理信息化建设，夯实行政事业单位档案管理工作的基础。结合现存自动化办公系统，丰富其功能和内容，并对相关模块进行拓展，主要由文书处理、档案管理以及文件管理组建成三个相对独立又相互关联的模块构成。就这三个模块而言，涉及行政事业党委档案管理工作的整个流程，能够在文书处理中对收文发文予以预归档、在文件管理中整理著录文件与案卷、在檔案归档管理中进行重新编目、追加归档、编电子文号、编存放号、案卷销毁鉴定及进馆鉴定等辅助管理，进一步提高行政事业单位档案信息化管理质量和水平。

（五）增强档案管理工作的监管力度

因为行政事业单位之中的大部分人员认为档案管理属于一项基础工作，和单位发展之间不存在过多的联系，所以并未对档案管理工作进行严格的监管，也没有针对档案管理工作人员构建相应规范，任由其自由发展，不利于行政事业单位的健康发展。为了能够促进档案管理工作质量的提升，行政事业单位应不断增强档案监管工作，重视对档案管理工作的管理与核查，定期对档案管理工作人员予以检查，若发现员工存在工作态度不良等问题，需督促其立即纠正，同时追究责任。对于工作态度良好，工作认真的员工，可适当的对其予以表扬与奖励，进而带动其他工作人员，促使档案管理更加规范化。其次，行政事业单位还应构建档案督查小组，对档案管理工作予以专项检查，为档案管理规范化发展提供保障。

（六）稳定档案人员

行政事业单位应避免对人员进行随意的调换，增强员工专业技能培训，促进其综合素质的提升【3】。同时，还需重视培养档案工作人员对于信息化的掌握能力，重视增强向技术型人才转型。首先，应增强对档案工作人员安全意识的培养，以及继续教育，提高其对档案管理的重视程度。其次，增强档案工作人员对计算机技术的掌握，推动档案管理向着信息化的方向发展。并且，通过奖惩制度，引导档案工作人员建立起责任心，并调动其对于档案工作的积极性，结合奖惩来对岗位进行调动，进而实现对档案岗位人员的科学分配。最后，行政事业单位对档案管理工作人员进行选拔的过程中，需对其个人素质与职业能力进行综合考察，档案管理属于一项严谨性强的工作，档案管理人员应保持沉重冷静的态度，戒躁戒躁。同时，单位应对选拔人员条件进行适当地提高，从而有利于尽快进入工作角色。合格的档案管理人员，要求其具备一定的专业素养。通过高校全方位、系统学习的档案管理人员，对档案发展历程、档案资源开发与利用、档案管理等方面的了解更为深刻。这些毕业生往往在国家机关、事业单位的档案机构、信息管理工作等各个部门就业，针对性较强。

结语：

综上所述，对于行政事业单位而言，档案管理是重点工作，应彰显出档案价值，提高管理质量。除此之外，行政事业单位需紧跟时代发展的潮流，不断增强规范化建设。同时，还需对档案管理制度与方式予以深入的探索，促进档案管理人员综合素质的提升，并将行政事业单位档案管理规范化作为发展的核心。

【参考文献】：

【1】刘红蕾， 范桂灵. 探讨行政事业单位档案管理的思路[J]. 科技经济导刊， 2017（8）.

【2】李建斌. 探析事业单位档案管理工作的优化策略[J]. 办公室业务， 2018， No.294（13）：89.

【3】程家秋. 行政事业单位档案管理的创新思路[J]. 环球市场信息导报， 2017（2）：117-117.