对做好档案信息化建设的思考

孟祥芳

随着信息时代的到来，信息技术日新月异的发展对国民经济和社会事业发展产生了深远的影响，也对政治生活、社会生活的各个领域进行广泛渗透，逐步改变着人们的工作方式、生活方式乃至思维方式。作为记录历史、传承文明的档案工作，必然也受到包括信息技术在内的科学技术的影响和渗透。档案工作者应顺应信息化的发展趋势，主动作为，勇于创新，以信息化引领档案工作发展，更好地服务于经济社会发展。

一、信息化对档案工作带来的影响

一是推动档案管理要变被动为主动。过去的档案过多地注意了收藏保管，不注重利用，档案在人们的心目鲜为人知。它可以在历史的一个角落里，坐等人们利用，许多有价值的可以公开的档案信息资源就不为人所知，更不能为人所用。信息化时代的到来要求档案信息资源要实现全社会共享，档案管理工作需要走出去，引进来，最大限度地实现档案的利用价值。这就要求档案管理要加强宣传，要走出去，加强与社会之间的联系，让社会知道档案，了解档案，从而更好地利用档案。

二是档案载体多元化，要多种载体并存。过去的档案基本上是以纸质为载体的，纸质档案一统天下。纸质档案具有客观性、原始牲，同时也更具有法律效用，难以删改和造假，但是纸质档案在保存和利用的过程中，由子环境和人为的因素，容易受潮、变霉、被虫蛀，容易沾上各种污斑，不仅影响字迹的清晰度还影响纸张和字迹的耐久性，减少了档案的使用寿命，而且纸质档案查阅起来费时、费力；信息化时代的到来，要求档案载体多元化，档案载体不仅仅停留在纸质载体上，还要有缩微型、声像型、机读型等新型载体和记录方式存在，形成各种载体档案共存的局面，扬其所长，避其所短，这样形成优势互补，既能充分延长档案的使用寿命，还能减少查借阅档案的时间。

三是档案利用主体多元化。过去的档案工作较多的注意了为党和政府服务，所以以往机关工作人员一直是利用档案的主体。随着信息化时代的到来以及我国 “依法治国”进程的加快，来自社会各阶层的档案需求者纷纷走进档案馆，查询所需的各种档案信息。现在档案利用者已经不仅仅有机关工作者、企事业单位管理者、科学研究工作者、文学艺术工作者等，而且还有工人、农民，个体私营工商者，甚至在校学生也已成为实际的档案利用者。2004 年1月18 日，外交部网站发布了条消息：“外交档案正式对外开放”。几天之内，学者、官员、记者和普通公民纷纷向档案馆提出利用申请。外交档案正式对外开放，为普通公众服务，正是档案利用主体多元化的一个很好的写照。

四是利用档案形式多样化。档案利用者既可以直接到档案馆查阅所需要的档案或档案资料，也可以通过参观档案史料展览、收听广播、阅读报刊、浏览网站、上网查询档案，还可通过电话、电报、传真、信函等形式咨询档案事务。

二、信息化条件下档案工作的出路

科技的发展，信息化社会的突飞猛进，使人们对档案信息的需求越来越迫切。面对信息化对档案工作的深刻影响，我认为档案管理者应创新工作思路，从以下几方面探积极探寻档案工作在信息化条件下的出路。

一是加大档案宣传力度，利用各种媒介和手段宣传档案，实现宣传工作的突破，使档案由 “行业内了解” 向 “全社会知晓”发展。一方面要充分利用馆藏资源，发挥爱国主义教育基地的作用。举办档案展览是新形势下档案馆一项重要的职责和义务，是开放公布档案的好形式，是合理开发有效利用档案信息资源的主要途径，是发挥档案自身价值，实现档案信息共享的重要手段。另一方面要充分利用大众传播媒介，以丰富的内容和多样的形式开展档案宣传工作。从档案中挖掘信息，充分利用電视、电台、广播、报纸、网络、公众号、上街悬挂横幅等手段，宣传档案，扩大档案的社会影响，从而让人们更好的了解档案。

二是建立档案网站。随着信息技术、网络时代的到来，建立档案网站成为许多档案部门拓宽利用服务的新举措。建立档案网站不仅能实现大量馆藏信息资源的共享，更快速、广泛、深入、低成本地完成档案信息服务全社会的职能，而且可以直接快速地获取反馈信息，准确掌握利用者需求，提高服务质量。档案网站的建设要坚持高起点、高标准，内容充实，不落俗套，既体现了档案的古典韵味，又有现代的艺术风格，为社会公众更多地了解档案、利用档案提供了信息平台。当然，如果利用网络来加强馆际之间的交流，像档案馆、图书馆、博物馆之间，所有的档案、图书条目进行电子条目录入；我们能更大程度地实现资源共享，从而更快地去检索档案，这将是档案事业发展进程中一个很大的进步。

三是档案事业要紧跟时代发展步伐，重视信息化建设，多方面多角度地开辟信息化建设的渠道。信息化时代，信息的重要牲不言而喻。充分挖掘档案宝贵信息资源，加大开发利用力度，对档案信息资源利用价值进行分析，实行分类管理，使档案信息资源更好地为经济和社会事业发展服务，使其转化为现实的生产力，从而更好地推动社会事业的发展。

四是开展现行文件利用工作，解决馆藏滞后和档案信息需求时效性之间的矛盾。根据《档案法》规定：立档单位应当自档案形成之日起满10 年或20 年向各级档案馆移交，而国家档案馆保管的档案自形成之日起满30 年向社会开放，如此，就形成一个不允许公众利用的封闭期。这期间，许多和群众利益息息相关的档案，人们却无法通过正常的途径获取、利用。而近几年来，档案部门通过开展现行公开文件利用工作，把政府部门产生的可以公开的文件，特别是与广大人民群众的生产，生活密切相关的文件收集起来，集中提供利用，把档案部门变成广大人民群众了解党和国家有关方针、政策、法律、法规的重要场所，有利于广大人民群众的参政议政和维护自身的权益，有利于推进政务信息的公开，也有利于推动档案事业的发展。

五是档案事业要发展，就必须要创新。创新是民族的动力，是发展的源泉，任何事物要想发展，就必须要创新，档案事业的发展也不外乎于此。我们要围绕重点工作，适时地抓好一些重大活动，重大项目的档案创新，或开展一些有声有色的、影响大的档案宣传活动，使档案工作更好的为中心工作服务。要增强品牌意识，尽力培育本地区、本单位有特色的档案品牌，并不断提高水平。事实上，我们只要思想敏锐，能及时发现新的闪光点，充分调动各种积极因素，重视吸取专家的意见，就能搞出一些有新意、有特色的档案品牌，增强档案工作的活力，扩大档案工作的社会影响，为经济社会发展提供强有力的档案信息支撑。

（作者单位：昌乐县宝都街道计划生育服务站）