浅议档案工作规范化工作

刘漫英

档案工作规范化管理是档案管理现代化的要求，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化的重要基础工作。工作实践表明，文书处理工作与档案工作性质不同，都具有相对的独立性，但由子文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化与档案工作规范化同行的工作指导思想，把好文书处理工作规范化的人口关，做好实现档案工作规范化的基础工作。

一、推进档案工作规范化的基础性前提是——做好公文制发

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不論是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、立卷归档原则是推进档案工作规范化的重要环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化的最大问题。实现档案工作规范化档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅〈不归档文件销毁办法〉的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在 “以我为主” 原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻 “以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化管理奠定坚实的工作基础。

三、案卷质量是推进档案工作规范化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范。

四、建立健全档案管理制度，与档案工作进程保持同步发展

由于档案工作程序日趋完善，档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨、为适应档案工作快速发展变化的特点，我们要采取一系列措施，如将档案规章制度重新修订后汇集成册，制订特色档案管理制度等。通过制度建设，规范了机关单位档案管理方法和程序档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，对档案实行实时控制成为可能。

五、引入现代化手段，主动开发档案信息资源

现在各级档案部门在积极探索利用途径，不断丰富检索工具的基础上，围绕单位的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，编制出大量适合当前本单位改革和发展的档案编研资料。转换被动服务方式，突出主动服务特色。依托现代科技，制备出多层次编研成果，满足利用需要。随着各级政府对档案工作认识程度的加强，档案干部队伍建设逐步得到重视，知识层次及专业素质均有较大幅度提高。

六、应用计算机技术对现行文件的档案管理

现行文件应用计算机技术是现代杜会加强各项管理所需要的，是机关单位管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索，统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机渎目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数是，库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

由子现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。第二阶段不同子第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各单位应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。不管任何单位应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

（作者单位：昌乐县计划生育协会）