加强铁路物资计划管理工作 提高采购供应效率

张亚新

摘要：物资管理是现代铁路企业经营管理的重要组成部分，其中物资计划是物资管理的起点，是物资采购供应的首要依据。做好物资计划是实现所购物资功能作用和控制采购供应成本的重要源头环节。本文结合铁路企业近年物资计划和采购供应工作实际，思考物资计划工作中的短板，提出优化物资计划工作的建议，以促进物资采购供应质效的提升。

关键词：物资;计划工作;采购供应;质效

自2017年公司制改革后，集团公司更加突出成本效益意识，因此迫切需要通过精细化管理向内深挖物资管理潜力，而物资计划又是整个物资供应链管理中的龙头，可以说做好物资计划是提高物资采购供应质效的关键。

物资计划是一切物资采购供应实施的首要条件，根据其阶段性目的和状态区别可以简单分为物资需求计划和物资采购计划两种表现形式。本文物资计划统指需求计划和采购计划（含方案）。

物资需求计划是具体物资（设备）使用或消耗部门为确保正常或优化生产而提出对特定物资的需求，内容包含需要“什么样物资、多少数量、什么时候到货（安装）、如何售后保障”等关键要素，这些关键要素也正是后续采购供应的目标和要求;而物资采购计划则是为实现物资需求计划目标和要求面向市场用于采购实施而编制的计划。

一、原有物资计划工作存在的主要问题和困难。

（一）部分物资计划编制粗糙，影响采购实施。

1.目录使用不规范。

目前集团公司运营维修物资管理已全程纳入铁总统一开發的3.0版本物资管理信息系统（以下简称3.0系统），该系统管理最基础的要素单元就是物资目录。目录可以理解为物资的身份证，其管理要求必须准确严谨，不同物资具有排它性，它是3.0系统数据是否准确的关键基础。

2.技术标准不完整、不规范、不严谨。

目前经评审的最低价中标是集团公司最主要的物资采购方式。由于部分物资中标价过低，质量得不到保障，导致质量与价格之间的矛盾成为近年来铁路物资采购领域争论的焦点。其症结就在于物资采购计划编制质量不高，而投标企业，作为天生的利益追逐者，在本能的驱使下，必然会以满足采购技术要求的

按照公开、公平、公正的原则，评委很难依据低质量的技术标准将质低产品拒之门外，技术标准编制质量直接影响采供质效。

3.计划数量不准确，物资积压风险大。

采购计划编制人员没有充分调查了解市场现货情况和生产供货周期以及本单位生产用料的趋势，往往凭经验或直接采纳车间班组的计划申请单，很难科学地预判物资使用量的变化，加之客观上存在物资短缺会造成生产停工影响运输安全的风险，就容易产生宁多毋缺的保险想法，提报计划时倾向于多购多存，看似使用方便了，但产生了新的问题：进料过多很难正常消耗，便造成物料呆滞，降低整体采供质效。

4.计划价格偏离市场价格。

尽管集团公司现有文件制度对物资计划价格形成有明确管理规定，但实际工作中计划提报单位市场调查未能做到“充分”二字，甚至图省事直接将原来的历史采购价当作新编制物资计划的价格，造成与当前市场价的偏离，进而直接影响采购结果。如果计划价格设置比市场价格高，当因投标人竞争不充分转为事实的谈判采购时，会增加价格谈判困难，加大我方采购成本。

（二）供货时限要求苛刻。

物资采购不仅仅是解决交易价格的问题，采购计划中的各项条款比如物资送货（安装）时间、售后服务都会影响采购供应的质效。

铁路运输企业作为大型国有企业自有其计划项目运作多年沉淀形成的流程模式，某些计划项目从申请立项、调研论证到最后审批下达耗时较长，同时受其资金成本管理限制，又要求必须在同一年度内完成供应、开具增值税专用发票，或者有些临时项目任务紧（例如春运补强），很容易造成正式提报采购计划时所剩采购供应时间已不充足，留给中标企业生产备货、供应发货以及安装的时间不多。部分潜在投标人会因供货时间要求苛刻，时限过于紧张，担心供货风险而放弃投标，进而削弱该采购项目竞争的充分性。

实际工作中运营维修物资采购计划一样存在供货时限要求不合理而导致后续采购供应的综合质量和效益不高。

（三）商务资格条件设置偏颇。

采购计划中有时会隐藏设置一些限制性条款，例如要求必须通过某一指定评审或特定区域业绩要求等，造成潜在投标人数量低于三家，影响采购供应质效。

（四）同类物资计划整合不足。

集团公司近几年集采项目中，相同或相似物资一个系统分批次多个计划重复提报时有发生。例如2018年业务部门提报“电液转辙机及安装装置”这一同类物资的采购计划就有9个批次，未充分整合发挥集团公司集采规模。

二、坚持问题导向和提高采供质效相结合，分析现状并提出加强物资计划工作的思考建议。

（一）持续完善计划管理的有关制度建设。

铁路物资具有跨机务、车辆、线路、信号、供电、车务等多专业特殊性，因此计划工作需要各个部门各个环节通力合作、紧密配合，各方履职担当，才能以各自专业知识共同从计划源头上卡控采购质量。集团公司需进一步理清计划编制、提报、审核到形成完整采购计划方案全流程环节中各部门的职能作用，找到薄弱点进行强化管理，清晰定义每个作业流程所涉及人员的权限和职责，细化操作内容，优化计划处理流程，让整个计划流程规范有序、清晰可视。

（二）充分利用现代网络技术手段优化物资计划工作。

铁总可加快既有3.0物资系统与铁路其他业务系统互联互通，以及与社会铁路密切相关行业系统的数据共享，各集团公司间共享采购、价格、库存、供应商等信息，集团公司与铁路物资相关企业间互享非保密性物资技术信息。信息的充分共享将为物资计划管理实现提供强大的数据支撑，帮助提高计划编制的准确性，进而保障物资采购供应的质量和时效。物资计划可从以下几方面基础工作加以改进：

1.加强基础数据录入的规范准确性。

站段计划提报人员必须对物资目录包括其规格型号这一基本要求做到熟练掌握，以铁总3.0系统物资目录为准，确保一致性。对不常用的材料要先查技术资料，选择正确的物资目录和规格型号，如果系统没有，应严格按《铁路物资目录管理实施细则》（铁总物资〔2017〕314号）“自下而上”编制申请，从源头上减少随意性，确保目录的准确性，严禁“套用编码”。

2.科学编制计划数量，通过代储压缩库存。

计划提报人员利用系统数据对预算管理、物资消耗定额、储备定额、生产供应周期等因素进行研究，摸索铁路物资的消耗规律，提高计划数量的准确性，从源头卡控多余积压物资的产生。

目前集团公司物资计划系统已做到本单位积压物资一律不允许提报新计划的卡控;同时，集团公司内各单位积压物资已统一纳入公司调剂库，站段物资需求计划会自动匹配积压物资，优先调拨处理。

3.计划价格的设定应充分开展价格调查和分析，同時规范价格调查行为，综合运用多种价格分析方法来合理确定计划价格。

铁总建立全路统一采购价格信息库，实现采购价格数据共享。3.0系统全面开放历史价格信息，并每月自动生成全路平均价，方便所有3.0系统物资计划工作人员随时可按目录或物资名称或关键字节进行查询，将原材料价格稳定的物资3.0系统上月全路平均价作为计划价编制是否合理的主要对比依据。

4.2018年4季度总公司物资部对路内3家集团公司的运营物资管理开展了专项检查，3家公司均存在计划管理不强，采购文件编制质量不高、内容不全、不严谨等相似问题。客观讲，集团公司现有物资管理也存在计划环节薄弱的通病，提高计划严谨性可考虑：

（1）发挥各专业部门技术优势，继续推进技术标准模板建设。一是对集团公司现使用的系统物资目录进行甄别判断，建立与此技术标准模板的直接关联。二是通过整理近年来同类物资技术资料和采购中遇到的技术质疑，归纳修订提炼形成新的技术标准模板，扩大模板数量和范围，并与系统目录进行关联管理。三是发挥机关各业务部门的专业优势，加大系统本专业物资的统型工作，加强对站段技术部门的专业指导。

（2）计划相关部门在立项、设计开始时就要积极投入计划编制的准备工作。对采购投用周期较长的物资设备，务必充分考虑集中采购和生产及运输周期，给采购及磨合留下充裕时间。采购计划必须明确发货的批次和具体时间地点的要求，防止供应商中标后钻空子，因其自身成本原因故意拖延发货。

同时可考虑开发手机APP进行供货信息管理，实时追踪中标企业发货的物流信息，方便收货单位预见性地合理安排入库和用料工作。

（3）计划编制应采用通用化、标准化技术要求，对使用非标设计的必须提出充要依据且须履行集体决策。如需要与既有或指定系统进行对接、互联互通或配套使用，计划提报部门应提供国家或铁总、集团公司或特殊行业等相关文件规定作为采购依据。

（三）针对现阶段部分相同或相似物资一个系统分批次多个计划重复提报的问题，计划编制应加强前端管理，计划提报部门提前与相关单位沟通，尽量整合为一个采购计划，以充分发挥批量采购优势，降低集团公司运营成本。

（四）提高物资计划人员的业务素质

计划人员素质和能力是决定物资计划质量的关键。分层次分对象（集团公司机关业务部门、站段管理人员、车间班组用料人员）或分系统分专业（机、辆、工、电、供、车）进行培训，协同发展。请专家授课，参观学习先进单位，下车间班组跟班实习，通过察看设备的检修过程，增加现场认知，熟悉设备配件，提升业务素质。重点加强主要物资计划骨干人员的培养，以点带面，发挥辐射作用。

（五）加强物资计划的效果评价和绩效考核。对物资计划提报质量开展定期评价和考核，同时引入廉政风险点的评估，不断增强计划人员的责任意识和效益意识，改变过去只管买回物资，没有影响生产就行的思想，主动改进工作方法，提高物资计划质量。