二维码技术在档案智能检索中的应用

吴少婵

[摘 要] 二维码在物流、运输、制造、图书管理等行业应用广泛，目前在档案管理领域也获得推广应用。本文对二维码的概念、类别、特点进行了阐述，并就基于二维码技术的档案智能检索系统结构、二维码制作、档案检索与借阅、二维码技术在档案智能检索中的应用效果进行了分析。

[关键词] 二维码 档案管理 智能检索 应用

中图分类号：G271 文献标志码：A

随着大数据、云计算的发展和应用，信息检索技术已成为人们获取信息的重要方式。档案是记录人类社会生产、生活活动的真实历史记录，其检索与利用方式也从纯手工方式向信息化查验与智能检索方向发展[1]。在实现档案信息化检索过程中，实体纸质档案仍具有数字化电子档案不具备的诸多优势，例如存储多样性、高安全性、成套性等，所以它与数字化电子档案仍会长期并存[2]。以往，纸质档案资料盒与背脊上会记录少量信息，要查看摘要、目录等信息还需调阅卷内目录，不仅过程烦琐，而且直接影响到档案的利用，以致一线设备操作与维修人员宁愿在现场耗费时间琢磨设备构造，也很少去档案室查阅资料[3]。二维码技术的应用改变了这种不利局面，通过二维码给档案建立“身份证”，扫一扫资料盒与背脊上的二维码，快速获取资料盒内的大容量信息，档案管理清清爽爽[4]。有鉴于此，本文对二维码技术在档案智能检索中的应用进行了分析。

一、二维码技术概况

（一）二维码概念

二维码是指在二维空间上利用黑、白两色（或深、浅色）小方块记录数据符号信息的一种编码形式，其黑、白（或深、浅）小方块对应计算机二进制0、1值，可以通过图像输入设备（如二维码扫描器、智能手机等）读取编码信息，并可转译为信息系统或人能够识别的数据、符号、文字、图像等信息。

（二）二维码类别

二维码分为堆叠式二维码和矩阵式二维码两大类，如图1所示。堆叠式二维码是指基于一维条码堆积成二行或多行的编码形式，图1（a）为PDF417码，该类编码还有Code 16K、Code 49等其他形式。矩阵式二维码是指利用黑、白两色（或深、浅色）像素在矩形空间排布的编码形式，图1（b）为QR Code，此类编码还有Code One、Data Matrix、MaxiCode等其他形式[5]。

（三）二维码特点

一是编码容量大，二维码内可容纳2710个数字，或容纳1850个大写字母，也可以容纳1108个字节或500余个汉字。二是编码范围广，文字、图片、声音等数字化信息皆可运用二維码技术进行编码。三是容错能力强，即使损毁50%仍能正确识读。四是解码可靠性高，误码率小于1/（n×107）（1≤n<10）。五是容易制作，成本低廉，可在线或通过二维码制作软件快速生成二维码。

不过，二维码技术也有不足，保密性不太高，不仅普通扫描设备能识别，即便加密也容易破译，但这也可能是其优点，因为这表示它易于推广和普及[6]。

二、二维码技术在档案智能检索中的应用

（一）档案智能检索系统结构（如图2）

基于二维码技术的档案智能检索系统结构如图2所示。系统由二维码制作系统和档案检索借阅系统两部分组成。二维码制作系统分为纸质档案和电子档案两种情况，纸质档案生成的二维码标签贴在档案资料盒上，而电子档案生成的二维码则以水印形式嵌在文件内。附加二维码的档案资料经检验合格，即可入库保存，纸质档案进入档案柜，电子档案进入数据库。检索借阅档案时，凭借个人二维码名片并经过身份验证后登录档案馆网站，然后通过档案智能检索系统查询有无需要的档案，有则办理借阅手续。

（二）二维码的制作

1.纸质档案二维码的制作

在制作纸质档案二维码前，提取档案索引信息，包括档案的分类号、宗号、柜号、档号、题名、主题词、作者、形成时间、文号、图号、接收人、移交人、归档份数、密级、附注等，这些信息要控制在1108个字节或500个汉字以内。生成二维码的简单方法是利用线上程序或下载二维码生成软件，但用这种方法不便于整合到档案智能检索系统中，合理的做法是利用二维码编码技术开发相应的模块。以QR Code为例，其编码流程为：模式选择→数据编码→纠错编码→构造信息→布置模块→掩模处理→格式版本信息，可采用C++等软件编程。二维码打印可采用不干胶标签纸，通过专用打印机打印出来，再贴到档案资料盒背脊上。

2.电子档案二维码的制作

电子档案除文本资源（.do c或.do cx文件、.xls文件、.pdf文件等），还有声音、图像、视频等多媒体资源，提取档案索引信息内容与纸质档案类似，另外还包括文档类型、电子文件编号、载体、缩略图等。以QR Co de为例，由索引信息生成QR Co de T（载体），原文档经SHA-1运算产生160位散列值，再经私钥加密形成密文，由密文生成QR Co de S（水印信息），两者结合生成QR Co de水印，最后将水印嵌入电子档案中。

（三）档案检索与借阅

用户个人信息（姓名、身份证号、供职单位、职务、职称、指纹、签名等）可生成二维码，可存入档案智能检索系统数据库中。当用户有查阅档案需求时，可凭借个人二维码名片，通过智能手机、平板电脑、笔记本电脑、台式电脑等设备登录档案管理系统。身份验证成功后可登录系统，在检索页面通过题名、关键词、类别、专题、时间等方式进行快速搜索，在检索结果中根据档案的二维码了解资料细节，就能知道档案资料是否符合需要。对于纸质档案来说，通过二维码获取资料室号、柜号、宗号等信息，即可快速找到存放的档案，再扫描资料盒上的二维码确认所需档案。而对电子档案来说更为方便，找到所需档案后，可在客户端设备上直接打开或下载观看资料。

（四）二维码技术在档案智能检索中的应用效果

某±500kV直流输电工程X标段建铁塔147基，应用二维码技术管理档案资料，实现了档案资料的动态管理，通过卷内资料的实时更新，确保档案资料的准确性，工作人员只要扫一扫资料盒上的二维码，即可获取档案中有价值的信息，提高了工作效率，工程也达标投产，并获评电网公司优质工程。

三、结语

二维码是信息技术发展的产物，不但改变了人们的生产、生活方式，同时也促进了社会效率的提高。在档案管理工作中应用二维码技术，能加快档案信息检索速度，并完善档案服务方式，因此应当加强二维码技术的研究和应用，以推动档案管理水平的不断攀升。

参考文献：

[1]陈晨.档案信息检索系统的常见问题与开发利用[J]. 科技文献信息管理，2017（4）：46- 48.

[2]王政.嵌入式QR码识别技术及其在档案馆实时盘库中应用的研究[D].南京：南京师范大学，2017：1，6- 10.

[3]杜志宏.二维码技术在企业科技档案管理中的应用[J].档案天地，2014（S1）：51- 53.

[4]穆星宇.扫一扫“二维码”档案管理清清爽[J].广西电业，2015（3）：17.

[5]张雯.基于物联网应用的二维码标签智能化管理系统[D]. 山东大学，2018：4- 5，8- 9.

[6] 郭玉娟，李秀华，姜磊磊，等. 二维码技术在高校档案管理中的应用[J].重庆第二师范学院学报，2018，31（1）：15- 20.