对加强城建工程档案归集管理的探讨

王杰　颜世军

摘 要：随着城市化进程的不断加快，现代城市建设档案数量不断增多，这使得城市工程档案管理工作的重要性得到了进一步提高。因此，相关工作人员应当加强对工程档案归集管理的重视，做好工程档案归集管理工作的探讨，加快城市的发展脚步。

关键词：城建工程;归集档案;管理工作

城建档案对于城市的发展有着重要影响，城建档案不仅是城市规划建设管理的主要依据，而且是相应科研工作的依据。由此可见，城建档案管理要确保科学信息内容的可靠、真实、完整，只有这样才能确保城市的健康发展，因此，应当做好相应的分析工作。

1 做好城建工程档案归集管理的意义

城建工程档案制定是城市中各项工程建设过程中保留的具有价值的文字、图表、声像等各项内容的总称，包括项目的提出、立项、征地、施工、竣工的各项内容。城建工程档案是对项目准备、规划、设计、施工过程中采用的各项产品、材料、技术内容进行合理应用[1]。在工程建设过程中，可以城建工程档案归集管理，通过收集各项内容，可以对城市发过程中涉及到的城乡规划、工程建设等各项内容提供相应的依据，从确保工程的质量、施工的安全性，同时也能够更好的应对出现的突发事件，促进经济社会和城乡建设的健康发展。

2 城建工程档案归集存在的主要问题

2.1 重视不足，意识薄弱

一些施工单位错误的人为工程项目实体是建设项目的核心，资料只是为了应付建筑单位、质量监督单位的一项“工具”，本质上与工程没有什么联系，因此导致项目工程档案没有相应的领导负责，导致管理制度没有落实到实际，档案管理人员经常出现变动，交接不清，无人管理情况时有发生，项目竣工时验收时，才对各项材料进行补收[2]。工程建设过程中，因为不注重对各项资料的收集和积累，经常会出现竣工时，编辑资料、补资的现象，这会对单位资料的原始性、真是性造成不良影响。此外，工程建设过程中，施工单位轻档案管理中建设的情况仍然存在，特别是对地下档案管理的重视不到位，资料收集不齐全，会导致地下管线的质量存在较为严重的问题。管线工程建设单位对资料归档重视程度不够，错误的认为建设单位自身存在档案室，具体施工中，自己方便就行，没有永久保存档案意识。

2.2 法律法规执行不到位

依据法律法规的相关规定，相应的建筑主管部门应当定期展开相应的执法检查工作，将工程资料管理方面涉及到各项内容，都纳入到相应的执法项目检查中，同时要让档案管理部门参与到相应的工作中，依法对工程资料内容进行督促检查，对于不按照规定进行资料收集、整理、报送的单位，都应当加以记录，督促建设施工单位加强对工程档案管理的重视。

2.3 对档案真实性的重视程度不够

建筑单位在具体工作中，对于工程建设本身足够重视，而对于施工过程中形成的各项资料的管理的重视程度不够，导致项目竣工阶段，形成的归档资料十分有效[3]。一些建设单位对于建设项目的质量和精度十分重视，并且制定了相应的落实措施，但是对于档案归集管理工作的重视程度则严重不足，没有相应的监督和制约制度，导致档案管理工作十分分散，造成档案收集出现不齐全、不及时等各项不良情况，这就造成大难信息的真实性存在一定问题，一些档案无法及时、完整的转移给相应的部门，這对于城市建设项目的开展来说一项巨大损失。

3 提高城建工程档案归集管理工作质量的有效措施

3.1 加强宣传，提高归档意识

通过分析可以，受传统观念影响，许多责任单位在建筑工程具体施工过程中，并未安排专人对档案资料进行收集、整理、保管，这也就造成了工程竣工时，工程档案不完整、各项信息内容存在较为严重的丢失现象。针对该项情况，应当从实际出发，加强对企业档案管理的重要性的宣传，并且要展开相应的业务培训，通过合理的宣传与培训，从而使建筑企业在具体工作中，档案意识能够得到进一步提升，提高企业对归档、报送档案等各项工作的积极性[4]。此外，还要不断被对工作机制进行创新，从而使服务水平能够得到进一步提高。例如，在具体工作中，应当依据市、省的相关要求，参照市主管部门的工作办理程序，结合高新区的具体情况，编制出台高新区城建档案手续办理程序，同时在该过程中，要将工程竣工后的各项整理规范和附件，制作成PPT文件，然在工程项目技术较低会议上，通过PPT的形式，向与项目建设相关的各个单位，对工程建设涉及到的各项内容进行讲解。在该过程中，需要重点强调工程档案归集管理期间需要特别注意的一些事项，从而使企业在思想上发生改变，充分意识到档案管理的重要性。

3.2 做好工程档案归集管理执法监督

在诚征工程建设过程中，应当将工程资料管理方面的内容全部都纳入到相应的执法检查项目中，并且应当让城建档案部门中的工作人员参与到相应的工作中，依法督促检查工程资料管理过程中涉及到的各项问题，从而将建设单位、施工单位工程资料管理的将具体情况，全部都纳入到工程建设领域项目信息公开体系中，但凡存在未依据规定对工程档案进行收集、整理报送的单位，要对其加以记录，并且将具体信息计入到诚信评价体系中，对其日后工程建设管理工作的开展会造成不良影响。通过该方式，可以起到督促建设单位、施工单位对工程档案管理的重视，从而做好档案归集管理工作。

3.3 确保档案资料的完整性

工程项目正式开工前，建设单位应当签订报送档案责任书，采用书面形式，将工程竣工后，需要移交的档案以及相应的整理要求准确的传递给建设单位，建设单位采取相应的措施，加强对资料人员的管理与配备，通过该方式可以使档案管理人员的责任意识能够得到进一步提升，需要注意的是，在项目立项开始，就要做好对资料的收集、保管，从源头入手，从而确保档案资料的完整。

4 结束语

城市建设过程中，应当不断加强对城市档案归集的重视程度，使档案管理工作能够更加合理化，从而使管理服务质量能够得到进一步提高，为城市建设提供可靠的数据支持，促进城市的健康发展。

参考文献

[1]潘君.基于新形势下加强城建档案管理的实践与思考[J].才智，2017（14）：259-260.

[2]李菱.关于城建档案管理的数字化建设问题研究[J].办公室业务，2016（19）：30.

[3]周耿妹.城建档案管理引入馆外资源探析[J].城建档案，2014（01）：60-61.

[4]孙晓蓉.城建档案信息化建设与工程档案管理的思考[J].城建档案，2012（11）：36-38.