浅析档案管理存在的问题及对策

马丽

【摘    要】档案是记录一个人学习、工作、生活的历史记录，是一个人在这个世界存在过的历史痕迹，对一个个体人来说尤为重要。同时，档案也是一个单位的重要构成部分，是单位领导制定发展决策的依据，对单位的发展起重要推动作用。由于在实际工作中因为种种因素的影响，各类企业单位在档案管理上存在一些严重的漏洞和欠缺，为了更扎实地做好档案管理相关方面的工作，就需要对所存在的问题采取专门性的改进措施，从而推动档案工作更上一步新台阶。

【关键词】档案管理  企事业单位  改进措施

中图分类号：G4      文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2019.14.003

随着社会的发展，档案管理在工作中的重要性愈发突出，它是各类企事业单位在人事管理中形成的以个人单位组合起来的、以备日后查考的文件材料记录，反映了一个人的德才及工作情况。由此可看，人事档案是每个自然人的教育、工作、生活等社会经历的原始记录，客观反映了一个人的生活轨迹，包括其学历层次、政治身份、工作调整、奖惩情况等。它对个人的成长经历和单位改革发展起着不可替代的作用。但在日常工作中，不同程度地存在对档案管理重视程度不够、从事人员业务能力不足、保存环境差等问题，造成了档案保管不善，信息利用率低等问题，给个人及单位都造成了难以估计的损失。所以，文章结合这一困境，具体探析了人事档案工作开展的具体对策。

一、档案管理存在的问题

（一）重视程度不足

对于档案管理一般单位都存在领导不够重视、员工不够关心的问题。对于档案管理的认知基本处于传统的状态，认为档案管理工作就是简单的对档案进行保管，在需要的时候能调出所需的档案即可，多数时间档案管理工作都是由单位上临近退休的老同志负责，只是机械地把各类资料收集归拢为止，没有进行系统地分类、校验、装订成册，导致收集到的资料杂乱不堪。同时，在档案资料的收集过程中，由于不重视和设备问题，通常需要漫长的等待，往往收集到的资料在管理过程中又会发生遗失。因此，由于领导的不重视，造成档案工作滞后情况愈发严重。

（二）业务人员工作能力滞后

档案管理工作的特点是专业性、政治性和保密性强，需要专业性人才系统、稳定地做好此项工作。但在不少单位中，从事档案管理工作的人员大多数都是临近退休的人员，受年龄和精力的影响，在做此项工作时显得力不从心。随着科技的发展，现在档案主要以电子计算机、云办公系统为主，老龄同志受知识局限的影响，很难运用计算机操作，再加上此项工作经费紧张、业务人员很难有机会外出学习培训，造成业务能力很难有长进。同时，各业务人员还可能身兼多职、随意流动性大，导致此项工作常常是流于形式。

（三）硬件设施不完善

先进完善的硬件设施对于档案保管至关重要。目前在许多单位，由于受办公场所、资金、理念等诸多因素的限制，在装放档案时随意找个仓库堆放，未严加保管，造成档案受温度、湿度以及蛇虫鼠蚁损坏较大，以致许多档案出现字迹模糊、纸面破损等情况，给个人及单位造成不可逆转的损失。许多档案在分类归档时基本采用人工编号，在查找时只能人工从堆积如山的档案里一页页翻阅，宛如大海捞针，不仅费时费力，而且极易散失档案资料。绝大多数单位在档案保存这块距离数字化、自动化、远程化、网络化的目标差距还很大，甚至有的单位还没有配备信息化管理软件，档案信息缺乏相关数据库的支撑，电子档案建立工作更是进展缓慢。

二、解决档案管理工作中的对策

（一）提高认识，加强领导

在档案管理工作中，需要领导高度重视，将档案管理纳入年初规划和议事日程，建立相关的领导小组，由主要领导任组长，分管领导任副组长，落实专人专项制度完成此项工作。同时，成立相关督导小组对此项工作的落实情况进行督导检查，对在档案管理工作过程中存在的问题及时进行解决。另外，建立相关的档案管理达标考核机制，对人事档案管理工作进行考核，从而进一步推动人事档案工作的规范化发展。

（二）加强档案管理优秀队伍的培育

做好档案管理队伍建设是此项工作的重中之重。在实际工作中，档案管理人员的个人素质和综合能力常常发挥着巨大的作用，是做好此项工作的关键环节，在档案的分类、装订、保管、管理等各项细节工作发挥着不可替代的作用。因此，打造一支作风过硬、工作精益求精的队伍尤为重要。首先在选择人员上，应该选择政治素质和专业素质较强的人员，具体体现在责任心强、坚持原则，严格遵守制度、保守秘密，工作业务精通，熟悉计算机操作等。其次加强档案管理工作人员的业务培训，不断提高档案管理人员的工作能力，在培训过程中，可采取“走出去、请进来”的方法，对在职的员工进行系统的培训，开展各种形式的档案管理研讨和开发工作，加强交流，提高认识，强化管理水平和业务水平。同时，设置一些激励的手段，奖励优秀的管理人员，激发他们的工作热情，提高日常的工作效率。

（三）加强硬件基础建设

目前各类企事业单位的档案放置环境较差，为彻底扭转这一困境，需要适当加大对于档案管理的工作投入，要設立专门的档案室，配置好防潮、防腐、防火、防盗设备，整个档案室要干净通风、宽敞明亮。要引入新兴的技术和设备，加快信息化建设。各类档案可采用电脑记录、影像记录、声音记录等方法，对档案进行综合管理，并在管理过程中去发现、改造和创新现有的方法，使档案管理工作能有更高的效率。同时，利用先进的科学技术，实现线下档案信息资源共享，通过多媒体技术、数据库技术、海量存储技术、数字通讯技术、智能检索技术等现代化信息技术，实现档案信息资源共享。

三、结语

总而言之，在当前经济社会的不断提升之下，档案管理的工作愈发重要，这就需要相关部门领导更加重视，提高认识，加强管理，制定和完善相关的档案管理制度。选好用好相关的档案管理工作人员，加强对其综合素质和业务技能的培训，增加对档案管理工作的经费投入，新建或维修好档案库存条件，运用现代先进的科学技术，增强对档案的利用效率，切实可行地做好档案管理相关工作。

参考文献

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[3]刘雨，王中菲.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及应对措施[J].长江丛刊，2017（3）：152.