浅谈如何保证城市轨道车辆投标工作顺利进行

何丹

摘要：本文论述了如何从优化投标资源、明确各职能部门分工、加强投标过程控制、利用有效沟通、经验总结等方面确保城市轨道交通车辆投标过程的顺利、有效进行。

关键词：投标;资源;分工;控制;沟通;经验总结

一、前言

随着全国主要城市纷纷加大轨道交通的建设力度以及轨道交通行业的迅速发展，国内轨道车辆制造企业迎来了巨大的发展机遇，但在同行业之间也存在着激烈的竞争。如何通过公开投标的形式来参与车辆采购项目的招标，进行有效规范的投标使车辆制造企业获得车辆的供货合同，扩大企业的业务，维护企业的持续发展起着重要的作用。

二、优化公司投标资源

（一）轨道交通车辆投标过程

城市轨道交通车辆项目的投标过程主要指从市场调研到投标项目签订合同的整个过程，具体包括：市场调研、预投标、投标、合同谈判四个阶段。每一阶段都涉及到多个部门的多种工作，因此优化公司内部投标资源，各部门指派满足投标成员能力要求的人员组成项目投标组牵头负责整个投标活动。

（二）投标组

投标组由企业里的市场部来牵头组建，该投标组是由各相关职能部门的人员组成的跨部门组织，负责在投标的各个阶段进行项目评估、分析，制定投标策略和编制投标文件，完成本部门需要提供的支持工作。投标组在项目投标阶段由市场部统一管理。投标组的成员在执行自己投标工作的同时要及时向自己的主管领导汇报工作。业务能力强、投标经验丰富的投标组成员可以在原材料采购、技术方案、节约成本、控制预算等方面提供宝贵的经验，有利于投标活动及时、高效的完成。

三、明确各职能部门分工

在投标过程中，各职能部门需在各自工作分工基础上给予投标活动全力支持。

市场部牵头组织城市轨道交通车辆投标活动，在投标过程中作为与客户及其代理联系的唯一接口。进行前期市场调研;负责组织成立投标组并对其进行管理;负责编制相关审批文件，制定投标工作分工表，制定投标文件总体结构和投标时间计划;负责组织投标组和投标审核组对招标文件进行审核和投标文件最终总体审核;控制投标过程的进度及投标文件的质量，进行投标文件的最终汇总和制作;负责投标方案商务部分的制作;负责牵头组织合同谈判，与客户签订合同/协议。

技术部在投标阶段负责招标文件技术要求逐条响应、产品定义、技术材料清单、技术方案和供应商技术要求的制定、投标文件技术部分的编制和审核，并为其它相关部门提供所需的技术支持。

财务控制部负责建立投标过程中的价格计算模型（包括审批用的计算模型、各部门投标费用计算模型1;汇总各部门的预算和材料成本，并依此编制提交给客户的价格方案;向公司高层提供实时价格信息;负责与投标工作有关的财务业务的准备和处理，并负责审核招标文件中的合同条款。

采购部负责提供材料成本清单、供应商信息和与供应商有关的资料，负责供应商评审和分包方案以及国产化方案的制定等。

项目部负责组织公司内部各相关部门进行项目风险分析、评估并形成综合风险评估报告;编制项目进度表并提供审批文件的相关输入，起草项目管理文件以及协助其它部门完成与项目执行有关的投标文件等。

质量部负责投标文件中质量保证部分的编写;负责向市场部提交各种质量证明文件。

各职能部门间高效完成各自投标工作中的任务，紧密配合才能保证项目投标工作按计划完成。

四、加强投标过程控制

（一）投标过程的进度控制

投标活动的时间概念相比其他活动来讲是很强的。投标文件的递交日期是固定不变的，并且已在招标文件中明确注明。投标小组根据此日期节点来编制投标工作进度计划，根据招标文件中规定的投标文件应具备的结构内容来编制投标文件结构列表。根据招标文件的具体要求以及以往投标工作的经验，将所有投标工作所必需的活动全面列举出来，然后按照各项活动的先后顺序和相互联系关系排序，根据开标日期和以往做投标项目的经验，将时间从开标日往前倒推到现在，然后对各个活动的历时进行估算，再根据总体历时按比例分配从投标启动到投标截止日期这段时间。这样，在投标进度计划表中既标明了投标活动的内容，又标记了每项活动的完成期限。

（二）投标过程的报价控制

投标报价是车辆采购项目投标文件中的重要组成部分，也是投标工作的重要工作环节。

投标价格和车辆成本、投标预算是分不开的。投标过程的报价控制就是力求投标成本和车辆成本在保证完成任务的情况下最小化，既要考虑全面避免漏报又要使车辆成本和投标成本尽量最小。只有保证项目投标的总体成本尽量小，才能保证我们的投标报价具有竞争力，对项目中标才有利。

投标报价控制工作的重点是对车辆原材料的成本控制。原材料的成本控制主要由采购部来负责。采购部首先要筛选合格的零部件供应商，然后对主要零部件向供应商进行询价，并和供应商就价格进行谈判，用尽量低的价格采购这些零部件，这样就使得原材料的成本做到最小化。通过这些途径和方法使得整个投标报价具有竞争力。

五、沟通

投标工作的沟通不仅包括企业内部投标参与人员之间的沟通，还包括和企业外部（如外方技术支持和供应商等）之间的信息沟通。参与投标的每一个人都必须做好传送和接收信息的准备。要清楚自己在何时，需要何种信息，或者需要向别人提供何种信息，并确定信息提供的方法。

投标工作中与业主或招標代理的沟通一般通过企业市场部来进行，这一接口将实行统一管理和控制，避免多重接口，否则可能会扰乱整个投标工作。

六、经验总结

投标公示/合同签订后，企业市场部对整个投标过程进行经验总结，参与项目投标的各相关职能部门对整个投标过程给出经验总结教训，市场部负责牵头汇总，对于总结出的有益经验将在下一个投标项目中给予应用，并作为参考，对后续的投标项目具有指导意义。

七、结束语

城市轨道交通车辆项目的投标是一项复杂的活动，其中的每一个工作环节都相互影响，且直接影响着投标工作的顺利进行。因此，有效调动、分配和利用资源，加强控制投标过程，紧密协作，不断积累和改进工作方法，都将有利于赢得项目投标，为企业获得更多供货合同，保持企业的可持续发展。