国有企业档案管理工作中的问题及对策探析

摘要：在国有企业资料档案管理的过程中，企业领导要加强重视，并针对资料档案的特点对工作方法进行创新。科学进行档案管理工作，可以促进提升国有企业发展，为企业乃至整个国家的发展作出贡献。

关键词：国企档案工作;档案工作;问题;对策

资料档案管理工作是国有企业的重要工作内容，顺应时代的发展，加强资料的管理十分重要。本文论述了资料档案在国有企业中运用的重要性，并根据工作中出现的问题提出了档案管理工作的对策，旨在提升国有企业档案管理效率。

一、国企档案工作的薄弱环节

（一）档案意识有待提升

档案意识是对文件能否转化为档案的敏感度，以及自觉遵守档案管理的各种法规和制度，实现对办公文件及时有效归档，实现依法治档。国有企业管理层档案意识强，但是普通员工的档案意识较为薄弱。尽管公司制定了全方位的档案管理制度，但是对档案工作不了解、具体怎样开展档案工作的现象依然存在。除专兼职档案人员外，员工普遍存在自己不负责档案工作，所以不需要了解档案工作的误区，从而导致该归档的文件未归档、文件不齐全完整、后续利用跟不上的现象。这些现象都是档案意识薄弱导致的，而档案管理人员意识薄弱，更会导致整个档案管理工作无法顺利开展，后续利用更成了无源之水，从而造成人力、物力、财力的浪费。档案管理工作的点睛之笔即是档案的提供利用工作，由于档案意识的薄弱，有时候甚至导致档案的缺失，这是国家财富的损失，同时也不利于追溯企业记忆。

（二）档案管理制度有待完善

随着国家对档案工作的重视及国家标准、法规的相继出台，国企也应在遵循《档案法》和《保密法》的基础上，根据企业自身情况，制定相关的档案管理制度及实施办法。国企内部主管档案部门不能照抄照搬国家行政法规，而应具体问题具体分析，根据业务档案形成的特点，制定符合国企业务需要的档案管理制度，对于归档范围、时间、著录要求、保管条件要求、统计、利用等檔案管理全方位、全流程进行详尽地规定。但是由于国企本身的属性，目前还是偏重于纸质档案的管理，对纸质档案管理制度制定较为详尽。随着信息化时代的到来，信息化进程的不断推进，电子档案增多，国企也应适时推进制定电子档案管理制度，实现电子文件和电子档案的一体化管理，逐步建立起覆盖整个文件生命周期的档案管理制度。

（三）档案管理基础设施需要更新换代

国企档案室中的基础设施还不够先进和完善。由于档案工作属于后勤工作，为业务工作提供信息保障，在产生的经济效益上具有滞后性的特点。同时，为了节省开支，在档案室建设上计划资金较少。档案室的基础设施如电脑、扫描机和打印机等，使用周期长，设备老旧，严重影响了档案工作的效率，不利于深度挖掘档案信息。由于国有企业自身性质，有很多涉及国家机密和商业机密的档案，所以在引进文档管理一体化系统上持保守态度。随着信息化时代的到来，国企中也产生了很多电子档案，现有的基础设施达不到国家对于电子文件管理的相关标准，档案管理基础设施亟须更新换代。

二、做好国企档案工作的途径

（一）不断提高国企管理层和国企员工的档案意识

强化管理层档案意识，使之重视档案业务，并且监督档案部门、财务部门联合做好档案工作的规划和财务预算。与此同时，还应不断提高全体员工的档案意识。国企人员流动性较大，且部门间人员调岗频繁，档案管理人员一般具有不固定性，提高上至领导层、下至每位员工的档案意识，更加方便档案管理人员在日常业务中注重文件的积累和有序归档。国家档案主管部门加强对国企档案工作的指导，不仅仅要学习档案主管部门的下发文件，同时也要开展和兄弟公司的相互学习，组织主管档案工作的领导及档案管理员的业务培训，从而提升相关人员的档案意识。在此基础上，档案管理员可以贯彻执行档案主管部门的精神，并且对各业务部门兼管档案的人员进行业务培训，提升整个档案系统人员的档案意识、对档案工作的认可度及业务操作能力。最后，将业务培训文件等上传至国企内部共享网站，进行信息共享，便于员工进行查看，逐步建立起档案意识的环形网，实现档案意识人员全覆盖。

（二）完善档案管理制度，确定奖惩办法

主管档案工作的管理层及档案管理人员应该了解国家档案法律法规，依法治档，同时熟悉国企的组织机构设置及各个部门的业务范围和职能，对于各个部门产生的文件材料进行深入的分析，探讨归档范围和保管期限，编制各个部门的归档范围及保管期限表，督促各个部门按照归档范围、归档时间及时向档案室移交档案。完善奖惩办法，对档案工作作出重大贡献的人员进行奖励，对档案工作上出现失误的人员进行处分。同时，国企管理层及职能部门也应该根据自身具体情况，分析是否需要上线文档管理系统或者自主研发文档一体化管理系统，实现文件和档案的一体化管理，便于档案工作者对文件前期控制和具体档案工作的前期指导，从而使得归档文件更加规范，便于后期提供利用工作的开展。

（三）投入专项资金，实现档案基础设施的现代化

国企应该合理规划档案投入资金，将档案管理各项资金纳入年度预算中，及时将档案室老旧设备更新换代。加强对档案库房、装具、管理设备的更新，保护历史年代久远的档案，保存国企的记忆。促进档案基础设施的现代化，便于档案管理各项工作的开展，同时也为国企开展档案展览、推进国企走出去、树立良好的国企形象助力。

三、结语

综上所述，要想做好国企档案的管理工作，需要从人力、物力、财力的各个方面开展，不断地提高国企工作人员的档案意识，制定详尽的档案制度，完善档案工作基础设施，配备素质良好的档案工作人员。从上述四方面开展国企档案工作，能够促进国企档案的法制化，提高档案工作效率，为国企具体业务工作的开展提供强有力的信息支持，提升国企企业形象，增强国企的文化竞争力。

参考文献：

[1]田倩玉新时代国企档案工作建设研究[J].办公室业务，2019（07）：91+93.

[2]李金金对创新国企档案管理工作的思考[J]，办公室业务，2019（07）：92-93

[3]申思佳新形势下国有企业技术资料档案管理工作分析[J].城建档案，2019（04）：66-67

作者简介：周智（1978.11-），女，重庆开州人。