浅析医院招标档案管理现状及解决对策

申思

摘要：随着国民经济的不断发展和国民生活水平的提高，广大人民群众对医疗服务的需求不断提高，医院业务水平和规模建设不断拓展，有关大宗物资采购、设备采购、基建工程等招标项目也随之增多。招标作为“三重一大”事项的内容，是所有医院内部管理监督的重点，招标档案作为招标活动的原始记录，是反应医院经济活动的重要资料和证据，其凭证价值的重要性不言而喻。本文王要结合当下医院招标档案的特征，分析医院招标档案管理的现状，并对提升医院招标档案管理水平提出相应的解決对策。

关键词：医院;招标档案管理;解决对策

医院招标工作中形成的档案是医院档案的重要组成部分，它是医院在招投标活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。利用招标档案，可以将管理责任落实更加明确具体，能够有效推动医院党风廉政建设，是医院管理者与领导者必须要关注的重点工作内容。然而，在实际操作中，医院招标档案管理却存在管理分散、制度缺失、工作人员专业性不强、档案资料完整性差、信息化落后等不容忽视的问题，限制了其档案价值的发挥。通过对招标档案管理提出解决对策，对规范医院经济活动、防范廉洁风险具有重要的现实意义。

一、医院招标档案的特征

（一）系统性强

相比医院的一般文书档案、病历档案，招标档案属于专业档案，其内容具有很强的系统性，原则上一个项目组一个案卷。卷内文件材料按备案登记、资格预审、开评标、中标候选人公示及合同顺序排列，实际上就是医院在进行整个招标工作过程中每一个重要环节连续、完整、真实的记录。

（二）内容复杂

医院的招标采购种类繁多，一般有基建工程项目、医学装备、大宗物资、信息系统及其建设、后勤托管服务等各方面的招采项目。有的招采项目单一，有的复杂，特点不一，比如基建工程招标范围广投资大，大型医学装备招标须有严谨的专业论证提供技术参数，招投标工作中可能出现的事先未预见的变故等等情况，导致招标采购工作的难度和复杂，因此也使得招标档案内容出现复杂性的特征。

二、医院招标档案管理的现状

（一）管理分散

一家医院尤其是大型综合医院的招标采购工作应由招采办或采购科等相关科室负责，但并非所有医院设置有这类科室，在大多数医院，繁杂的招标采购工作多是由后勤管理科、医学装备科、信息科、基建办等职能科室承担对应的招标采购项目。比如后勤管理科负责大宗物资的采购，医学装备科负责医学设备的采购、信息科负责信息系统的采购、基建科负责基础工程建设项目。因此，医院各类招标档案资料分散在各个职能科室中，不同的科室分别进行管理，缺乏统一性、规范性、完整性。

（二）制度缺失

一些医院往往对“三重一大”的集体决策阶段高度重视，却普遍缺少对决策执行环节即招采工作中招标档案管理的制度及监督机制，也没有专门的管理人员，以至于招标档案管理流于形式，导致招采工作人员或档案管理工作人员责任意识不强，不能正确认识招投标档案管理的重要性，工作随意性大，操作执行不规范，归档混乱，资料信息不完整，致使招标文件缺少系统性的保护。从而导致招标档案管理工作效率和质量低下，各类资料搜集不及时、不完整，限制了招标档案凭证功能的充分发挥。

（三）档案管理人员缺乏专业性

部分医院没有设置专门的档案管理内设机构，且没有指定招标档案管理专人，导致招标档案在整理、归档、借阅以及复印过程中出现随意性。在没有专门的档案管理内设机构的情况下，负责招采的相关科室甚至没有指定专人作为兼职档案管理员负责招标资料的归档整理，临时指定负责相关工作的人员通常缺乏档案管理业务与知识，在日常工作中仅仅是对招标档案资料进行简单的收集整理，没有形成统一的操作模式与管理模式。

三、提高医院招标档案规范化、统一化管理的对策

（一）加强专兼职档案管理队伍建设

医院要实现对招标档案的统一化、规范化管理，就要构建专业的档案人员队伍，推动工作持续稳定的发展。首先，无论是专职档案管理者还是兼职档案管理员，要根据实际的发展情况开设招投标业务培训班以及法律知识讲座，提高档案管理意识与业务技能;其次，确保所有档案管理者尤其是负责招采的职能部门的兼职档案管理员具备极强的法律意识，以确保招标工作的依法处理。在实际操作中，应当遵从招标法、采购法、档案法等有关法律;最后，招标档案涉及到的部门比较多，医院应有专门的档案管理科室指导这些部门的兼职档案管理员做好分类管理工作，并定期部署资料收集归档上报相关工作，使招标档案管理统一、规范。

（二）建立健全的招标档案管理工作制度

医院要根据实际的工作情况，以及国家的法律要求，来制定相应的工作制度。一方面是为了规范档案管理人员的工作行为，另一方面也是保证招标档案管理工作的有效落实，使资料整理、归档有据可循。除了对招标档案的日期和内容进行规范，明确借阅登记等流程及各类防范措施，还要根据基建工程、医学装备、医疗器械、大宗物资、药品采购等不同类型招标项目特点分类，保证档案内容完整、规范、清晰、查询和使用方便。此外，也要把招标档案管理纳入职能科室或部门的考核内容中，并做好定期检查工作，使招标档案管理引起足够重视，发现问题及时解决，以此才能提升档案管理效率，推动招标档案管理系统规范、高效高质。

（三）加强招标档案管理信息化建设

随着医院规模的扩张和业务量的增大，招标采购工作愈加频繁，数量庞大的招标档案应充分借助信息技术实现系统化管理，优化管理模式。医院档案管理部门要加强与信息技术企业的合作，根据实际情况，量身定制适宜管理需要的管理系统。这样不仅可以节省存储空间，而且能提高档案管理效率，也便于档案查阅使用。首先要逐步把原有的文字、数据、图像等招标档案资料录入信息系统，将原有的招标档案实体管理转变为信息管理。其次是档案人员要做好招标档案电子资料与档案管理系统的有效联结，通过内网传送，使领导和招标采购工作人员能随时查阅。这样既便于指导相关招采及档案管理工作，也有利于院务公开，提高医院内部管理和监督的实效，使招标档案资源的价值得以最大限度的发挥。

四、结束语

总的来说，医院只有意识到招标档案管理在院务公开、经济管理、廉洁风险防控管理中的重要性，才能提高这项工作的规范化、系统化、精细化水平，同时推动医院运营管理水平的不断提高。

参考文献：

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