浅谈企业级网盘的建设方法

摘要：随着互联网的广泛应用，企业的电子资料已不仅局限于传统的文档和表格，还包括了内容更为丰富的图片和音视频。据不完全统计，企业80%数据属于非结构化数据，由文档、表格、图片和音视频等组成。企业的电子资料呈现出快速增长的态势。面对海量的企业电子资料，如何保证其安全性、可用性、协同性，成为企业信息化部门必须解决的一个难题。为此，我们通过建设企业级网盘解决上述问题。本文从现状描述出发，再简介企业级网盘应具备的基本功能，最后给出企业级网盘在建设过程中的三种架构及优缺点，以供参考。

关键词：企业级网盘;移动化;安全性

一、现状描述

企业在日常生产经营过程中，产生了大量的电子资料，有文档、图片、音视频等。传统的采用微软共享文件夹结合域账号认证进行管理的方式，在日常办公中存在诸多问题，具体体现在如下四个方面：

1.信息分散化

企业积累了数量庞大的电子资料，采用传统方式，导致这些资料在一个企业内以几套乃至几十套的并行使用。这就容易导致存储分散，并浪费了大量硬件资源。

2.团队协作效率低

小组内沟通、部门内沟通、跨部门沟通成本居高不下，数据分散难以汇总，沟通时间成本高，间接增加了企业成本。

3.移动化办公灵活性差

移动化已成为时下办公的新趋势，应用范围呈现爆炸式扩大。小到查看通知，大到控制设备运行、辅助检修设备，移动化已经成为办公不可或缺的方式。而传统方式无法实现应用移动化。

4.文档安全隐患大

传统方式固然能够结合域账号，做到对文件或文件夹独立授权。但是仍然存在服务器物理硬盘损坏、勒索病毒攻击、黑客攻击等外部安全隐患。

二、企业级网盘基本功能

企业级网盘的出现，较好的解决了上述复杂而实际的问题。企业级网盘相比个人网盘，在功能和安全性上，又有了大幅的扩充和提升。企业级网盘更加强调对电子资料的管理理念和协同办公的功能。特别针对个人移动设备日益强大、移动办公场景日益丰富的情况，借助SaaS轻量化的特点，使得电子资料可以在PC端、手机端和web端实现高效多源访问。

企业级网盘应具备哪些基本功能，才能满足企业日常使用需求？本文将从协同办公、文件管理、安全管理机制三个方面，结合适当的业务应用场景，讲述企业级网盘必须具备的基本功能。

1.协同办公

高效协同办公是企业级网盘相较传统方式最重要的功能，具体包括：

1.1快速在线预览功能。该项功能实现了在接收到文件时，可以不用打开专门的工具或者APP，即可快速在线预览。以制造业企业为例，每天都产生大量的文档资料，比如配方、工艺参数、执行标准等，此类文档只需查看。快速在线预览功能使文档资料通过手机、电脑、PAD等设备直接完成在线预览，大幅提高查阅效率。

1.2文档在线编辑。该项功能支持多人同步线上实时编辑，无需本地安装额外插件、软件即可完成。而且在线编辑界面还支持批注或对话框的评论或讨论形式，便于审阅者及时反馈意见和编辑者修改，提升办公协同效率。以财务部为例，涵盖的业务范围广，包括物料耗用、工资、原辅料成本等。每到月底汇总时，汇总表要逐层下发填写，耗费人力和时间。文档在线编辑功能满足了让一个部门、一个团队的成员在同一时间编辑同一份报表的需求，灵活锁定窗口防止编辑冲突，告别分层编辑再汇总的冗长过程，极大提升办公效率。

1.3标题和内容检索。该项功能可以按照文件名、创建者、指定关键字、图片中包含的文字检索文件，从而快速定位目标文件的位置，提高查找电子资料的效率。

1.4历史版本管理。该项功能实现对已编辑过文档资料历史版本的管理，可随时恢复和下载旧的版本。

2.文件管理

2.1实时同步。实时同步文件是企业级网盘的基础，支持本地文件和云端文件的全量同步。

2.2多源访问。企业级网盘必须支持在Windows、Android和iOS操作系统使用，从而满足跨平台、跨系统访问的需求。

2.3文件标签。企业级网盘支持自动为电子资料添加标签，便于按照标签检索出同类文件，适合模糊搜索查找电子资料的场景。以采购部门为例，每年产生大量的合同，存在对海量合同快捷查询、对比参照的需求。智能化的文件标签功能较好地满足了使用需求，有效地提高了查找效率。

3.合规的安全管理机制

3.1加密传输。企业级网盘必须支持数据传输加密和数据存储加密，符合国家信息安全等级保护要求。

3.2重复验证和水印标记。企业级网盘的用户名密码一旦被暴力破解或不慎泄露，数据就面临着巨大风险。因此在用户登录网盘时，还需要重复验证用户身份的保障机制，确保用户身份的不可抵赖性。此外，对公文、财务报表等重要文件，企业级网盘还需要增加水印标记功能，防止文件的恶意泄露。

3.3细粒度的角色权限管理。不同部门不同级别不同岗位的员工，对资料操作的权限是不尽相同的。细粒度的角色权限管理能够有效防止越权操作。

3.4日志审计。企业级网盘必须具备日志审计功能，能清晰地追溯到员工的操作行为。

三、企业级网盘基本架构

目前企业级网盘的基本架构包括私有云、公有云和混合云三种。

1私有云

私有云架构适用于IT基础设施趋于完善，对定制和数据可控性要求高，数据高度敏感的企业。该架构的优点是设备、数据均放置在企业内网，安全性较高。缺点是初始投入较大，而且后续维护工作量较大。

2公有云

公有云架构适用于追求使用便利和低成本的企业。该架构的优点是企业只需支付少量费用，即可享受企业级网盘的服务，无需担心后續运维。缺点是数据放置在公有云上，可能存在泄露的风险。

3混合云

混合云架构适用于追求数据私密性同时也必须要使用便利的企业，兼备了公有云和私有云的优势。该架构的优点是私有云和公有云上均有存储空间存放数据，可将重要数据放置在私有云，将可公开数据放置在公有云。缺点是投入是三种架构中最高的，后续维护工作量较大。

四、总结

随着云计算、大数据、物联网、移动互联网、人工智能等高新技术的应用深入和普及，企业级网盘必将是未来企业信息化中心的重要组成部分。企业级网盘不仅单纯地承担存储的功能，更要深入融合到信息化架构体系和业务流程中，从而更好地发挥协同辅助办公的作用。因而，企业级网盘在建设过程中，应将新产品新技术与原有的信息化体系进行融合，让员工在不知不觉中用到新技术，让企业享受到新技术带来的效率提升的好处。

作者简介：陈玮（1985.05-），男，福建省龙岩市漳平市人，当前职称：工程师，学历：大学本科，研究方向：计算机网络，网络安全，软件应用，系统建设。