档案部门应对突发性自然灾害的风险管理研究

李振村

摘  要：档案是国家宝贵的精神财富，做好档案的安全保护工作是推动国家档案事业发展的重要前提。档案部门作为档案资料的存储部门，对于档案保护具有不可推卸的责任。然而近年来，突发性自然灾害频繁发生，给档案部门的工作带来了很大的困难。面對突发性自然灾害的威胁，本文首先介绍档案风险管理中存在的一些问题，之后阐述一些突发性自然灾害档案风险管理的办法，最后根据这些突发性自然灾害，提出相应的档案风险管理策略，以达到保护档案资源的目的。

关键词：档案;突发性自然灾害;风险管理

引言

我国是世界上遭受地震、台风、洪水、泥石流等突发性自然灾害最为严重的国家之一，突发性自然灾害会给人民的生命与财产造成严重威胁，例如，唐山大地震、汶川地震造成了几十万人的伤亡。同时，这些自然灾害也会对珍贵的档案资源造成不可逆的损害。档案部门是集中保管档案资料的重要场所，应在工作中不断完善突发性自然灾害的风险管理机制。为此，我们要有效加强防范工作，避免这些档案资料的损坏与丢失，这也是档案界所面临的一个重大问题，为了更好地解决这一问题，我们也提出了相关应对策略。

一、档案风险管理中存在的问题

（一）档案风险管理的衔接性差档案部门要有一个完整的风险管理工程，就必须将风险计划、风险识别、风险评估、风险监控和风险报告等环节相结合，从而构成完整的体系。档案部门在制定风险管理计划时，大多都是按照自身多年的经验履行，并没有实事求是地针对档案部门的自身情况制定计划，所以在实施计划时就会变得盲目，缺乏针对性。另外，在风险发生前无法正确识别出档案所面临的风险，导致不能及时地对其进行监测和识别，无法从根源上消除对档案的危害。最后，由于档案部门的评估方式也比较匮乏，所以无法将可能面对的灾害等级和不同价值的档案资料结合起来进行定性、定量的分析，对于风险管理的下一环节无法准确的提供相关依据。

（二）档案风险管理的系统性差

档案风险管理必须是完整、系统且涉及全局的管理工程，因此，从风险发生前到风险发生后恢复档案馆正常工作的所有内容，档案管理系统都必须有所涉及。目前，档案风险管理仍然存在很多纰漏，例如制度不规范、系统性不足、缺乏层次性等缺点。由于制度的不规范，在突发性自然灾害发生时，可能会导致档案工作人员无法及时有效的采取应对措施，从而使档案资料得不到相应的保护，造成巨大的损失。

二、突发性自然灾害档案风险管理办法

（一）突发性自然灾害的档案风险识别

目前我们所提到的档案风险识别，就是对大自然尚未发生的、潜在的突发性自然灾害给档案管理带来的风险和威胁进行系统识别、辨认和归类，通过运用各种系统方法，了解风险的性质、后果及影响等因素。一般而言，我们在进行风险识别前，必须充分了解档案风险管理所达到的预期目标。

（二）突发性自然灾害的档案风险评估

对突发性自然灾害给档案所造成的危害进行评估，指的是在自然灾害发生后，对档案进行一定的评判，有效的检测出档案的完整性、可用性及保密程度的受损情况。因此，在突发性自然灾害管理中，我们必须有效地采取档案风险评估，目的就在于保证档案质量和安全性，增强档案工作人员的防范意识，从而制定相应的应急手段。

三、突发性自然灾害档案风险管理的应对策略

档案部门应对突发性自然灾害的风险管理工作是一个跨学科、跨部门的复杂工作，这一工作的顺利开展就必须要有档案管理、自然灾害研究等相关部门的积极配合，共同参与，有效的做好档案风险管理的相关工作。

（一）制定档案风险控制策略

众所周知，突发性自然灾害是不可避免的，其风险因素也是客观存在的，在遭遇突发性自然灾害时，只要我们充分发挥主观能动性，并采取有效积极的应对措施，便可以减少档案风险事故的发生。例如，我们可以在在档案馆的建设中，设置一些防雷、防电、防火、防水的相关措施，从源头上规避风险。当然，我们还要明确了解各类突发性自然灾害所带来的风险与后果，当灾害发生时，要重点控制对档案影响最大的风险，尽量避免风险连锁、耦合现象的发生。

（二）拓宽档案风险控制方式

在档案风险管理的整个过程中，人类占据着很大因素，也是最难与变数最大的因素。首先，在风险的识别、评估和控制的各个环节中，每个人都有可能导致档案风险事故的发生，因此，我们要更加重视这个问题。其次，由于人的观念、能力、态度的差异化，专业分工的不同化，这就导致其职责、权利、义务也各不相同。最后，随着现代高科技的不断发展与进步，科学技术对与档案风险管理的贡献也越来越大。

（三）建立档案馆应对突发性自然灾害的预警机制

预警最早运用于军事，一般是指通过预警机制提前发现、分析和判断敌人的进攻信号，再把这种信号的威胁程度报告给指挥部，然后再下达命令，采取相应的应急措施，后来这项机制逐步被应用于政治、经济、自然等领域。突发性自然灾害的风险危害极强，对档案馆的安全也造成了很大威胁，因此我们若想有效的保护档案资源，就必须通过构建风险预警机制，科学设置警源等各项指标，从而对于各种突发性自然灾害进行全面、持续且有效的监控，并对各类信息数据进行汇总分析。

为了控制风险发展，规避资源损失，我们应该在档案馆建立相应的预警系统。在使用风险预警系统时，还要设置人工巡查和智能监控这两个方面，对档案馆的周围环境进行实时监测与保护，对所产生的数据进行记录，然后将这些信息进行汇总，在进行初步的筛选后，将这些信息有主次地进行风险评估与分析，判断其是否达到警戒线，一旦触及警戒线，即应立刻采取相应的有效措施，来规避这些风险。

结语

总之，档案部门应该在灾害发生之前建立良好的预警机制，防止突发性自然灾害对档案资源造成不可逆的损坏。档案部门还要对致灾因素进行风险评估，制定出相应的应对措施，警钟常鸣，未雨绸缪，争取在面对突发性自然灾害时把档案的损失减少到最低限度。

参考文献：

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[2]张小忠.影响当前档案安全的三大因素及对策分析[J].兰台世界，2011（8）.

[3]王良城.档案安全保障体系建设基本任务探析[J].中国档案，2010（04）.

（作者单位：淄博市地矿技术服务中心）