“零库存”档案馆不可行性分析

孙大东　杨晴晴

摘要：《论“零库存”档案馆》一文具有一定的启发性和创新性，但也存在着认识偏颇和理想化倾向。文章针对二位作者关于“零库存”档案馆可行性的分析和“零库存”档案馆模式的设计，结合档案管理的实际情况，从“零库存”档案馆的设想不科学、“零库存”档案馆的可行性依据不适用以及“零库存”档案馆设计的不合理三个方面进行商榷，认为“零库存”理念在档案管理中不可行。

关键词：零库存;档案馆;职责

分类号：G270

《档案与建设》杂志2019年第4期刊发了韩峰、管东成的《论“零库存”档案馆》（以下简称“韩文”），文章分析了“零库存”档案馆的可行性，并在此基础上设计了“零库存”档案馆的运行模式。在大数据时代背景下，该文引入了“零库存”的理念，并对档案馆的运行模式进行了探索性和创新性研究，具有一定的启发和借鉴意义。但是两位作者对“零库存”的内涵、档案馆的功能、档案工作者的职责等的认知有失偏颇，导致其对“零库存”档案馆的认识和分析存在片面性和理想化倾向。本文拟从“零库存”档案馆的设想不科学、“零库存”档案馆的可行性依据不适用及“零库存”档案馆设计的不合理等三个方面与之进行商榷。

1“零库存”档案馆的设想不科学

韩文认为“零库存”档案馆可行的主要原因在于档案保管对象的增加和档案馆面临多元职责的社会需求两个方面。“零库存”的理念来源于工商业领域，它适用于供应链上的产品管理，目的在于实现仓储管理的优化，以减少资源浪费和降低成本，而档案与供应链条上的产品有着本质的区别。因此笔者认为，将“零库存”理念应用到档案管理中有失偏颇。

1.1“零库存”的内涵

“零库存”是指物料（包括原材料、半成品和成品等）在采购、生产、销售、配送等一个或几个经营环节中，不以仓库存储的形式存在，而是均处于周转的状态。它是在物质有充足社会储备保障的前提下采用的一种特殊的供给形式。“零库存”管理是企业物资管理的一种先进理念，是库存的一种特殊概念，其目的是减少仓储资源占用和提高物资周转的经济效益，缩短物资采购周期。从“零库存”的内涵来看，其管理对象分别是原材料、半成品和成品等物料，三者的属性、形态和功能等均存在较大差别，而且相应的管理者主要通过销售相应物料以获取利润。在经营管理环节中，物料是非仓储性的，它始终处于流转的状态，其状态、性质及存储地是不断变化的，所以“零库存”本质上是一种动态性管理。“零库存”的目的是实现仓储管理费用的最小化，从而最大限度地降低成本，并最终实现效益的最大化。此外，“零库存”是有条件的，它是一种特殊的供给形式，是在保证库藏储备即原材料、半成品和成品能够充分满足社会需求的前提下采用的。

1.2“零库存”档案馆的构想不合理

档案馆是否可以采用“零库存”理念需要综合考虑“零库存”的内涵和档案管理的实际情况。首先，从管理对象上看：“零库存”的管理对象是用于买卖的原材料、半成品和成品等物料，而《档案法》第三章第十七条明确规定“禁止出卖属于国家所有的档案”。由此可以看出，档案馆的管理对象——档案与工商业中“零库存”的管理对象——物料在性质上有很大的区别，即前者禁止出售，而后者允许买卖。此外，档案管理中的“收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研和统计”八个环节的管理对象均是档案，即档案管理是对同一对象的管理，而“零库存”管理中的采购、生产、销售、配送等不同环节所管理的对象是不同的，即“零库存”是对不同对象的管理。其次，从管理目的上看：“零库存”管理的目的是尽量减少库存从而降低成本，而档案管理的目的是对档案实行集中统一管理，保护档案的齐全完整与真实安全，以方便开发利用，为社会服务。由此可见，“零库存”管理侧重的是经济效益，而档案管理侧重的是社会效益，其目的是不同的。最后，从“零库存”管理的实施条件上看：“零库存”管理是一种特殊的供给形式，需保证仓储能够充分满足社会需求才可以实施，而档案馆馆藏的大部分档案均是原件，只有少部分档案有复印件，而且档案是一种重要的稀缺资源，所以不存在库藏储备充裕的情况，因此不能通过减少库存来实现提高效益的目的。综合以上分析，笔者认为，两位作者提出的“零库存”档案馆的构想不符合档案管理理念和工作实际。

1.3档案工作者的职责不可分割

韩文认为大数据时代档案工作者的职责正朝着存储职责和社会服务职责两个不同的方向演进，在此背景下，两位作者提出了“零库存”档案馆的构想以解决两者之间的分歧，实现两者的剥离，从而形成物理空间上相互独立的“档案中心”和“档案馆”。2015年版的《职业分类大典》明确规定：“档案工作人员的主要工作任务是接收或征集档案资料;进行档案资料分类、编号和组卷;进行档案资料排架、入库、移出及其登记、统计、清点、核对档案资料;进行档案库房日常管理和档案资料的安全监护，保护、修复档案;编制检索工具，建立数据库;提供档案资料借阅和咨询服务;进行档案资料考证研究与编纂。”从上述规定可以看出，存储职责和社会服务职责是档案工作者的两个基本职责，且二者是有机统一的。此外，档案管理工作主要包括收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研和统计等八个环节，各环节之间环环相扣、相互影响，共同构成了完整的档案管理程序，不可随意将某一环节从中剥离。

2“零库存”档案馆的可行性依据不适用

韩文在“档案馆面临多元职责的社会需求”部分引用了后保管模式理念和档案文化休闲理念，以此论证档案的保管功能与社会服务功能脱离了共属关系，从而为“零库存”档案馆的可行性提供依据。笔者认为，这两个依据的引用并不适用于“零库存”档案馆的可行性分析。

2.1后保管模式理念

“后保管模式是一种以‘来源’为中心，以知识为中心的文件、档案管理思想或管理理念，反映了档案管理向知識管理方向发展的内在要求和必然趋势。”后保管模式引入的新来源观、宏观鉴定等理念顺应了数字时代文档一体化管理的要求，有利于电子档案的管理与保存，并为档案工作提供了新思路。在后保管模式有关未来档案事业关注焦点转变的认知中，关于档案馆发展转型的典型认识为：“从档案馆建筑作为文件保管基地转变为一个便于利用数百个由形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心”，由此可见，在“后保管模式”理念下，传统的档案馆正在由“保管基地”向“信息中心”转变。但深入研究“后保管模式”的三个基本内容即新来源观、宏观鉴定和知识服务，即可发现，这一转变强调的是对档案资源基础性地位的重视，而非对保管工作本身的背离。其中的“后”是一种思维方式，它并不是对原有保管模式的否定，而是在原有基础上对保管模式的继承和发展。它是顺应大数据时代电子文件的管理要求而产生和发展起来的，是管理模式由简单向高级、由低水平向高水平发展的体现。所以，笔者认为，韩文由后保管模式理念导出的“完全背离了保管工作本身，径直向另一方向发展”的观点有失偏颇。

2.2档案文化休闲理念

随着社会的发展和人们日益增加的多元化需求，人们对档案文化服务的需求愈发强烈，国内外众多学者也对档案馆的文化休闲功能进行了一些探索和研究。但是档案馆不同于图书馆和博物馆，因为其管理对象——档案具有较强的政治性和机密性，而且很多档案涉及到了个人隐私，因此在发挥档案馆文化休闲功能的过程中，必须充分考虑档案的安全和保密。此外，不同国家档案的内涵和外延亦有不同。在我国，文件归档即转化为档案，机关档案室保管的档案大多开始于半现行期，有的甚至还处于现行期就归档了。而在英美等国家，文件进入非现行期才可被称为档案。相对而言，非现行文件的保密要求较低，而半现行文件的保密性要求较高，一般不可用于文化休闲服务。再者，对档案馆而言，文化休闲功能只是其功能的次要方面，并不起主导作用，因此档案馆文化休闲服务的不可替代性也不能主导其发展成为提供利用服务与展览休闲的基地。

3“零库存”档案馆设计的不合理

韩文将档案的保管和抢救工作与社会服务工作分开，分别对“档案中心”和“档案馆”的运行模式进行了构想和设计。笔者认为，其设计不符合我国现行的档案管理体制且存在资源浪费之嫌。

3.1设计不符合档案管理体制

其一，韩文认为既往的以行政区划为标准的国家综合档案馆不利于档案的集中统一管理和资源整合，而“档案中心”存在的重要意义在于减少服务项目以利于集中保管档案，两位作者提出通过实现跨地区、跨部门档案中心的合并可解决这一问题。在笔者看来，实行跨地区、跨部门档案中心的合并可能会造成如下问题：首先，它会打乱原有的档案管理体制。《档案法》规定：“档案工作实行统一领导和分级管理的原则……县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”我国现行的档案管理体制是由中央级、省级、市级、县级等四级行政区划为单位组成的一个完整的纵向管理体系，而韩文提出以省级行政区划为单位整合省属档案资源实现跨地区档案中心的合并，其一方面会打乱这一管理体系，很容易在市级和县级层面的管理中引发混乱，另一方面，这种做法相当于将市级和县级档案行政机关的部分职责上移到省级档案行政机关，而当前我国实行的是“局馆分离”的管理模式，分开之后的档案局由于编制所限其工作人员相对较少，如河南省档案局目前只有8位工作人员，若将韩文所谓的跨地区档案中心再纳入到省档案局的管辖范围之内则会极大地增加他们的工作负担，而与此同时也会部分削弱市、县级档案行政机构的职责。其次，跨地区、跨部门档案中心的合并容易造成管理上职责不清、责任不明或互相推诿等情况。因为档案中心的合并势必会带来档案资源的整合与管理人员的重组，而新的领导班子和工作人员并非对每一个地区或部门的档案和业务都有足够的了解。比如各高校档案馆主要服务于其所在高校，而整合不同高校档案馆形成跨部门的档案中心，其管理人员并不能对每一所高校的管理模式及利用需求有充分的了解，也就不能满足各部门多样化、个性化的要求，从而导致利用效率下降。并且，不同地区和部门的发展模式和管理理念存在差异，合并后的档案中心很难确定一个单一的管理模式，管理过程也会比较复杂，在这种情况下，也很容易出现职责划分不明及互相推诿的现象。最后，不同地区、不同部门档案资源的整合会打破各地区或部门原有的管理机制和保密机制，再加上管理人员并不能全面地了解不同地区及部门的档案管理要求及情况，泄密的风险较大。所以跨地区、跨部门的档案中心合并有违“分级管理”的原则，不符合档案管理体制，也不利于档案的科学管理和有效利用。

其二，韩文提出将纸质档案中心与电子档案中心、数据库档案中心分开以分别用来存储不同载体的档案。国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）要求：“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系;应区分不同价值，便于保管和利用;应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理;应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。”由此可见，应对纸质档案、电子档案和数据库档案进行统一协调管理，而非分开保管，分别设置不同的存储空间对其进行保存有违档案整理规则，尤其是不利于维护档案的完整。此外，两位作者引入了“二级空间概念”，但是在笔者看来，“二级空间”比较繁琐，会加大档案工作者的工作量。

其三，韩文在“档案中心”的设计中提出了“参与档案生成”的设想，笔者认为这一说法存在理想化倾向。根据文件生命周期理论，文件形成阶段是由文书人员负责，现行阶段由业务人员管理，半现行阶段由档案室或文件中心人员管理，非现行阶段由档案馆专门人员管理。由此可见，文件在不同阶段的管理主体和场所是不同的。我国档案馆所接收的是处于文件生命周期后两个阶段即半现行期和非现行期的文件，前两个阶段主要由文书人员或业务人员负责管理，并且当前我国档案馆对档案的管理主要是载体管理，对于现行文件的生成和运用只能提供一些建议和指导，不可越俎代庖。此外，对文件从生成到归档保存的过程进行全程管理和前端控制固然有利于维护档案的真实性、完整性，但是，前端控制的主要任务并不是直接参与档案的生成，尤其是对于内容形成的干涉。“前端控制”主要针对的是电子文件的管理，要求对文件从形成一直到归档整个过程给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。其核心是一种“整体规划、业务环节提前、全过程监控”的理念。前端控制强调的是把原来后端的某些行为移置前端，而非参与档案的生成。

3.2设计存在浪费资源之嫌

我国档案馆的资金支出范围较为广泛，涉及到方方面面，但是档案馆经费毕竟有限且须专款专用，而“零库存”档案馆的设计是一个非常庞大的工程，它的实现需要大量的人力、物力和财力投入，实现难度大。此外，该设计存在资源浪费之嫌，例如“零库存”档案馆中“智慧档案馆联动利用模式”的设计，需要馆际、馆室、馆社等的资源整合，无论是在技术上还是具體工作上，都将花费很高的成本。再者，“档案馆”中“免费班车”的设计也较为浪费资源。为了便于提供利用，许多档案馆如上海浦东档案馆、广东东莞市档案馆等均位于交通便利、人流量较大的城市中心地带。在我国档案馆建设的选址中，交通因素是一个非常重要因素，由此一来，设置“免费班车”就显得多此一举了。

综合以上分析，笔者认为，将工商业领域中的“零库存”理念引入档案管理领域不符合档案管理理念和档案管理体制，“零库存”档案馆的设计存在一定的理想化倾向。笔者认为，在档案学跨学科研究中，相关学者应对引用的理论、观点和方法等进行全面的把握，在此基础上，还应结合档案事业的实际情况，深入分析所应用理念、观点和方法的适用性。韩文的两位作者将“零库存”理念强行引入档案领域，且并未对其进行深入分析，从而造成了“零库存”档案馆设计的片面化和理想化。在大数据时代，虽然我国档案事业应该紧随时代的发展、适应时代的要求有所创新和改进，但是我国档案管理要求与工商业中“零库存”的管理理念毕竟存在较大差异，所以应用“零库存”理念时需要慎重考虑。