EXCEL函数在教务工作中的应用初探

周旋

摘要：本文基于合肥市第十九中学的实际教务工作情况，对课程安排、考务安排、工作量统计以及成绩分析中Excel函数的具体应用进行总结，展现出Excel在教务工作中便捷、及时、准确的优势。

关键词：Excel函数 课程安排 考务安排 成绩分析

教务处是学校的核心部门之一，教务工作的有效落实是学校教育教学工作正常开展的前提。近年来，伴随着我校办学水平的稳步提升，生源亦在逐年增长，教务工作量剧增，工作内容更显纷繁复杂。因此，研究出一套适用于本校教务工作的管理系统极有必要。

我校常规的教务工作主要涉及课程安排（含常规课程、放心班课程及晚自习课程）、文化课及体育学科的考务安排、各项统计以及成绩分析等。以上工作涉及大量繁杂的数据，手工处理耗时耗力不说，还极易出错。Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，其内置的各类函数可以很好地解决常规教务工作中出现的各类问题。

基于我校陈松校长自行编制的成绩分析及考务系统，结合我校教务工作的实际需要，通过一段时间的探索、运行及优化，我校目前使用的教务系统已能够满足各类需求，实现了教务工作的信息化，极大地提高了工作效率。

一、Excel函数在课程安排中的应用

1.课程安排需要注意的事项

课程安排是一项极其烦琐的工作，需要安排者极具耐心且细心。第一，排布过程中要避免出现重堂的现象，共用某一功能室的几位教师视为同一人进行排布。第二，部分教师要空出某些固定时间段，如各学科每周均要有固定半天时间参加教研活动，校领导班子每周二下午定期召开行政会，兼带少年宫课程的老师周二、周四下午第四节课要上少年宫课程等，这些时间段内的相关教师均不能安排课程。第三，需时刻关注各班级各学科的周课时是否符合课时标准，超出或不足都会严重拖延课程安排的进度。第四，周课时数较多的学科在排布时要均匀分布，避免单日节次过多或空缺;周课时数较少的学科要隔日排布，避免过于集中。第五，在达到以上要求后，还要关注每一位教师的个人课程分布，避免个人上午最后一节课和下午第一节课过多，避免同学科几位教师间上下午课程分布失衡，力求实现课程安排的合理、公正和人性化。

2.课程安排Excel表格的设计

该表格中包含“教师安排表”“放心班课表”“晚自习课表”“常规课表”“教师放心班课位表”“教师晚自习课位表”“教师常规课位表”“班级课表”等内容。

（1）“教师安排表”按班级（横向）、学科（纵向）编辑。

（2）“放心班课表”先于“常规课表”排布，在“常规课表”中引用各班放心班课程，以便合理安排常规课程——尽量避免教师午间放心班与下午第一节课连堂，优先考虑下午放心班与下午第四节课的连贯。设计各项课程表时，首先均需利用数据有效性，以教师安排表为数据来源实现学科的下拉选择。再利用Vlookup函数以上一单元格为查找值，以“教师安排表”为数据表（绝对引用），实现该单元格依据上一单元格的学科选择显示对应教师姓名。利用条件格式突出显示单元格规则使同一时间段课程授课教师姓名按重复值显示，解决重堂问题。同理，可利用该规则使某一时间段课程的单元格按特定文本（如“语文”或某教师姓名）高亮显示，解决空出特定时间段这一问题。

（3）利用Count if函数以相关时间段课表为区域，以学科名或教师姓名为条件进行计算，实现以下信息的核对：各班级各学科周课时，各年级各学科周平均课时（各年级各学科周总课时数除以班级数），各班级各学科单日课时数（利用条件格式使大于等于“3”及等于“0”的数值高亮显示，解决课程过于集中或分散的问题），教师单日、上下午、上午第四节课及下午第一节课的课时数。

（4）设计各项“教师课位表”时，可以利用Index函数以总课表中的班级名称单元格为数组，以Match函数确定行序数进行引用（用If error函数使得错误值显示为空值）。

（5）设计“班级课表”时，同样可以利用数据有效性实现班级的选择，以Index函数对相关课程进行引用，行序数和列序数分别用Match函数和Column函数确定。

（6）排布“晚自习课表”时要注意下午放心班的安排，优先考虑下午放心班和晚自习的连贯。带两个班级课程的老师的晚自习要隔日安排，同样可利用条件格式使单元格按特定文本（班号）高亮显示来进行核查。

二、Excel函数在各项统计中的应用

1.工作量统计

该项统计包含常规课程、放心班、晚自习、教研教辅以及行政工作量的统计。

放心班及常规课程的统计建立在课程安排表中教师单日课时数或放心班数的统计的基础上，将该数值直接乘以本学期执行该日课程的天数，再辅以相应变动课时数值（病事假数减少，教研教辅及行政工作量增加），对以上单元格进行求和，即可得到教师的相关工作量。

晚自习工作量的统计不同于其他项目的统计，需要按月进行。在排布晚自习课表时，可直接利用Count if函数以教师姓名为条件在相应月份中进行计算，简单易行。

2.名单统计

日常工作中，教务处经常需要对各种类型的名單进行统计，如表彰名单、监考名单、考试间隙辅导教师名单等。

一般的流程如下：先由教务处发布统计需求，各班主任收到通知后通过各种方式上报名单;再由教务处对各班上报信息进行逐条录入;其后发布统计信息供各班主任核查，如果有错漏，还需要再次联系各班主任进行校正。经常会遇到这样的情况：各班主任上报的信息是一长串名单，而出于实际需要，必须将这些名单逐一录入各单元格，相关工作人员只能耗费时间与精力慢慢录入。

多人协作在线编辑的Excel表格很好地解决了以上问题。教务人员只需将标注好填写要求的Excel表格导入支持在线编辑的网站，再将相关链接发送给需要填报的人员即可。需要注意的是，权限要设置为“获得链接的人可编辑”。待填报完成后，可直接将其导出为本地Excel表格。

三、Excel函数在考务安排及成绩分析中的应用

考务安排表包含“监考教师安排表”“准考证号编排表”“排入考生表”“考场座位安排表”“班级考生分布表”“桌贴”等内容。

设计“监考教师安排表”时，可利用条件格式突出显示单元格规则使同一时间段考试监考教师姓名按重复值显示，以避免重复。可利用Count if函数以教师姓名为条件进行计算，以统计各教师监考的场次，实现教师间监考场次的均衡。还可以将监考时间纳入考虑范畴，以实现更为精细的安排。如果需要各班级学生家长参与监考，可以利用上文提到的多人协作在线编辑，让班主任在相应考场及时间段对应的单元格内填写家长姓名。如果要实现家长监考自己孩子所在考场，就需要根据填写完成的家长监考表，对相关学生的考场进行调动。

“准考证号编排表”中包含学生的基本信息——班级、姓名、准考证号（即学生的智学网账号）。设计“排入考生表”时，可利用Vlookup函数以填入的学生姓名为查找值，查找其相应的准考证号和考场名称（在考场座位安排表中），考场号和座位号的查找则可利用If函数及Row函数实现。“考场座位安排表”“班级考生分布表”、“桌贴”均可利用Index、Choose、Vlookup等函数完成。以上三项表格可以在页面布局中将打印区域设置好，并在页面设置中将页面缩放调整为“将整个工作表打印在一页”。每次考试前，只需在“排入考生表”中按实际需求的顺序录入考生班级及姓名，即可自动生成新的“考场座位安排表”“班级考生分布表”和“桌贴”，接下来要做的便只有简单的打印和发放工作而已。

成绩分析表格包含“分析表”“某次考试成绩表”“名次变化表”“学生个人历次考试成绩一览表”等内容，同样可以利用上文提及的各类函数来实现，此处不再一一赘述。

综上，借助中EXCEL强大的数据处理能力，我校高效完成了教务管理中各类烦琐的工作，避免了繁重且耗时的人工统计，但是仍存在很多缺憾。在今后的工作中，还需继续深入学习相关函数知识，不断改进优化，以期为各项工作带来更多便利。