探析数字化档案管理与档案服务工作

田萍 田娥

[摘 要] 以数字化技术提升档案管理与档案服务工作质量是未来的发展趋势，将数字化技术与档案管理工作相结合不仅能够保证档案资料的安全性，查找资料与利用资料也更加方便。本文主要探究了数字化管理档案的优势，分析了数字化档案管理与档案服务工作的开展模式[1]。

[关键词] 数字化档案管理 档案服务工作

中图分类号：G271 文献标志码：A

档案管理工作不仅影响单位各类档案的安全性，还决定了单位运用档案信息进行完成相关决策规划工作的效率。当前社会信息技术发展迅速，档案管理及服务部门应将工作与信息技术相结合，使得工作流程更加智能化，使得档案资料的整理、保管、开发以及利用环节更加便利，实现档案管理工作的价值最大化。

一、自然资源和规划档案管理现状

自然资源和管理规划局是十九大两会后才组建的新单位，档案管理工作还存在很多缺陷，我国资源和规划档案的分类变得十分细致，档案种类的数量也很多。在这种情况下，有必要利用数字化技术提升企业的档案管理效率，使得自然资源档案管理工作具有统一性以及高效性。利用数字化技术完善档案工作能够使得单位更好地配置各类自然资源，促进矿产资源、土地资源的合理开发利用，同时保障所有者的合法权益，有利于节约资源和维护社会稳定。当前阶段，大部分地区都已经利用数字化技术开展档案工作，然而档案管理人员技术水平低、档案工作数字化程度低等现象依然普遍存在[2]。

二、数字化档案工作的优势

（一）提高经济效益

传统的档案工作需要投入大量的人力资源，使得档案工作的管理成本过高。如果将数字化技术运用到档案工作中，单位只需要在前期投入信息资源技术，后面阶段只需要委派专人定期维护档案管理系统即可。因此长期而言数字化档案工作能够节约单位的资源，提升单位的经济效益。传统的档案管理工作运用人工书写的方式记录档案，但书写字迹不规范也会影响到档案资料的实用性[3]。数字化技术使得档案工作过程规范化，有利于发挥档案资源的经济作用。

（二）提高工作效率

传统的档案工作全程采用人工服务，人工工作速度慢，而且出错频率更高。档案资料更新速度慢，这种情况下档案工作的时效性较差。单位常常需要根据档案资源做出相关的决策，数字化档案工作能够及时实现档案资源的有效整合，便于管理人员做出相关的决策，进而提升单位整体的工作效率。运用信息化技术也能够更好地调动相关的档案资源，档案工作人员只要有电脑与网络，便可以开展档案调动与开发工作，增加了档案工作的便利性与灵活性，使得档案工作的流程变得更加简便。

（三）提升档案工作的安全性

以往的档案保管只保存纸质资料，如果保管地出现问题或者保管人员管理不善，致使纸质资料的完整性以及安全性受到影响，档案信息就會受到破坏，有些重要档案甚至无法补救，致使单位与员工遭受严重损失。数字化档案工作能够对档案资料及时进行备份，将档案线上管理与线下管理相统一，保证档案工作的安全性。另外数字化档案工作还能避免档案信息遭受虫蛀、火灾等自然灾害，减少了档案信息破损的途径，使得档案工作的安全性得到提升。

三、数字化档案工作建设策略

（一）完善档案工作系统建设

数字化档案基本平台建设成功后，单位要投入部分资金完善企业的总平台的子系统，使得档案管理工作更具有条理性与效率性，在自然资源和规划系统建设过程中，档案工作人员要及时向系统开发工程师反馈问题，并规范工作流程。一是完善系统细节，跟踪测试，确保系统显示与实体库存状态一致；二是核实案卷状态时，在系统检查的基础上，结合签收台账，再反馈结果。档案工作的精准高效是不动产登记工作的有力保障，档案部门必须不断完善系统细节，优化档案服务。除此之外还必须完善数字化基础设施的构建，比如购买与数字化平台配套的扫描仪、数码相机等，这些数字化工具都是完善单位档案工作数字化建设的必要设备，能够提升企业运用数字化平台收集、整理、利用、存放档案资源的效率。在构建数字化基础设施时，单位要重视质量建设，扩大档案工作信息化处理水平与数据储存空间，为日后利用数字化技术开展档案工作奠定良好基础。

（二）优化档案网站建设

单位的档案网站建设工作能够将部分档案信息公布在网络上，有利于更多的人员及时利用档案信息完善工作或者及时制定决策[4]。这项工作也是企业数字化档案工作的重要内容，单位应当完善档案网站建设现状，委派专人完成网站的开发与资源配置，使得档案网站界面更加简洁，内容更加丰富。管理人员要重视档案网站的维护工作，及时公开、更新相关的档案信息，使得档案管理工作的经济性获得进一步提升。

（三）提升数字化档案工作的安全性

运用数字化技术能对档案信息进行备份，规避了自然灾害对档案资料的影响。从这个层面而言，档案的安全性得到了提升。然而网络世界十分复杂，存在很多病毒以及黑客，在这种情形下建立数字化档案系统也使得档案资源存在安全隐患。为了全面保证档案资源的安全性，单位在建立纸质档案阶段就应该设立明确的规定，相关人员不能随意涂改纸质档案上的内容，进而保证纸质档案与电子档案的内容一致性。在数字化档案系统中应该设定使用权限以及密码保护功能，安装杀毒软件以及网络防火墙，全方面保证档案信息的安全性。企业要建立完善的档案工作制度，使得档案管理与服务工作能够协调有序地展开，避免档案在交阅过程中丢失，提升数字化档案工作的安全性。工作人员要及时定期对档案进行备份，避免因电子档案丢失或破损而徒增工作任务。

四、利用数字化管理平台开展档案服务工作策略

（一）提升员工档案管理意识

为了保证数字化技术与档案管理结合后能够有效在企业内部运转，管理人员必须要让档案工作人员意识到档案管理工作的重要性。管理人员要在工作会议上

向员工强调数字化档案工作的重要性，在企业内部做好数字化档案工作的宣传工作。管理人员要加强员工的培训工作，让每一个档案工作人员都清楚开展信息化档案工作的流程以及手段，使得员工能够快速适应数字化档案工作平台，以便充分发挥数字化档案工作的真正优势。在开展数字化档案工作阶段，管理人员要让档案服务人员参与全过程，让他们积极表达自己的想法以及对策，使得信息技术与企业实际档案工作更好地融合。档案部门管理人员必须强化档案服务人员的工作意识，让他们深刻意识到档案服务工作的价值，提升他们工作过程的积极性。

（二）以用户使用需求为导向

档案服务工作者始终要明白档案工作的重心是要满足用户的需求，即使在档案工作中投入了信息技术设备也并不能改变这一根本出发点。在档案服务过程中工作人员应当利用各类数据分析工具对用户的档案信息使用需求进行分析，并围绕该需求完善数字化档案平台建设以及档案网站建设。数字化档案工作对内要满足单位对档案的整理、分类、储存、开发与利用，对外要满足用户使用档案资源的需求。档案管理工作的价值性就在于它能够更好地为单位以及大众服务，档案工作人员必须牢记这一工作理念，加深自身职业道德建设与科技工作能力，使得档案工作能够更好地为用户服务。

（三）提升档案服务人员专业性

档案工作虽然实现了数字化，但掌控数字化技术的是人，操纵数字化档案平台及工具的也是人，为了提升档案服务质量，单位必须要完善人才队伍建设。首先单位要引进一批高技术人才，对数字化档案工作进行规划，使得单位能及时运用最新的科学技术提升档案系统，使得单位的档案服务工作能够与时俱进。管理人员可以借鉴优秀单位及企业的数字化档案工作实例，从这些优秀平台获取档案服务经验，结合自身实际档案服务情况，制定最符合单位发展情况的档案管理方针。单位可以聘请专业的数字化档案服务专家到单位举办讲座，让档案服务人员吸取更多先进的工作理念与工作技能，全面提升档案服务人员的综合能力素质。

五、结语

数字化档案管理与服务工作是未来档案工作的发展趋势，这种信息化工作方式不仅能够提升单位的工作效益与工作质量，还能够提升档案管理与使用过程的安全性与科学性。相关人员要积极建设完善的数字化档案工作平台，使档案工作的对内管理与对外分享更加合理化，全面提升自然资源和规划档案管理工作质量。此外也要注重档案工作人才队伍建设，实现档案管理的人才与技术同步发展，进而推动单位档案工作的开展，使得自然资源配置更加科学合理[5]。

参考文献：

[1]易晓静.档案管理数字化若干思考[J].兰台内外，2019（24）：27.

[2]夏志英.數字化档案管理的特点分析[J].集成电路应用， 2019，36（09）：30- 31.

[3]李秋实.档案管理数字化的初步探讨[J].才智，2019（23）：215.

[4]蔡霞.数字化档案管理与档案服务工作分析[J].信息记录材料，2019，20（04）：195- 196.

[5]杨静.数字化档案管理与档案服务工作分析[J].兰台内外， 2017（02）：41.