“绿满德州·生态美市”造林行动重点工程档案动态管理初探

李爱敏

摘 要：“绿满德州·生态美市”造林行动重点工程项目多、历时长、管理难，其顺利实施对全市林业生態建设意义重大，围绕其实行档案动态化管理是服务工程建设、促进质量提升、加强科学管理的重要方式和手段。在此方面进行探讨研究，意在通过真实、精准、高效记录和留存特定时期德州林业重点工程资料以服务中心工作，为促进全市林业深远发展做出积极贡献。

关键词：德州;造林行动;档案管理;动态管理

党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央确立了“五位一体”总体布局，提出了新发展理念。党的十九大把“绿水青山就是金山银山”载入党章，把“美丽中国”确定为社会主义现代化建设的重要目标。以此为背景，德州市做出了实施“绿满德州·生态美市”造林行动的工作部署，确立了2017-2019年，全市三年新造林60万亩，林木覆盖率提高3.2个百分点的目标。三年造林行动重点工程数量多、历时长、多跨县（市、区）施工，对全市林业发展影响重大。通过积极利用现代化、信息化的手段，对三年造林行动重点林业工程开展动态化跟踪与管理，对提升林业建设工作质量和效率具有重要的保障作用。

一、充分认识重点工程档案动态管理对林业建设的重要意义

德州市地处鲁西北平原，为农业主产区，发展林业立地条件受限，同时，作为山东唯一纳入京津冀协同发展的城市，德州又被定位为京津冀南部重要生态功能区。面临较多的历史欠账和较重的当前任务，德州市委、市政府全力促进全市林业实现质的飞跃，其中，以重点工程为突破，着力增绿量、提质量。以此为前提，实行重点工程档案动态化管理，对德州林业具有重要意义，其主要表现：

1.对全市林业发展的重要意义。围绕“绿满德州·生态美市”造林行动重点工程档案进行动态管理，应正确定位于“存凭留史”，通过完善机制、严格规范、提升信息化水平等方式，实现资料齐全、完整、规范、及时收集与管理，最终为全市林业建设提供保障。一方面服务于全市绿量增加。“绿满德州·生态美市”造林行动以重点工程为抓手，是解决德州规模片林少、森林覆盖率提升慢的有力举措。规范有效档案动态管理可对工程实施全过程进行真实记录，从而为绿量增减变量的精准分析提供详实资料。另一方面服务于全市绿量的有效续存。一直以来，农户灵活分散经营，大量速生树种以及追求短轮伐期经济效益是影响德州绿量有效续存的重要原因，实施重点工程是对这一问题的精准破解，档案动态管理可为有效探索集约经营机制、树种科学搭配、林业多元价值实现等提供原始资料和有力支撑，从而促进全市林业长远发展。

2.对项目顺利推进的重要意义。“绿满德州·生态美市”造林行动重点工程工期长、可变因素多，需存档资料有一般过程性资料，也有具体实施过程中的资料。档案管理作为一项管理工作，对工程本身而言是较为有效的管理手段和方法。一是在工期按时推进方面。动态档案可真实记录项目从可行性研究到启动再到竣工全程，把规划设计方案、施工方案、工程推进节点性会议及音视频、各节点进度及检查报告、竣工报告、验收报告等资料真实、完备、及时建档归档，对工期管理和保障项目如期推进提供了原始记录。二是在监督工程质量方面。动态化收集的建档资料是检验工程质量的可靠依据，如可行性方案、施工资质、施工合同、竣工验收报告等可有效实现对工程实施情况的对照检验，同时也可为质量问题和责任倒查提供可追溯的证据资料。

3.对林业工作者的重要意义。“绿满德州·生态美市”造林行动重点工程大致分五类：绿色通道、“万千百”工程和森林村居绿化工程、中央财政投资项目、国家储备林基地、农田防护林工程，涉及林业业务各方面、各环节，具有较强的专业知识和技术含量。林业重点工程档案管理内容丰富，形式多样，这些档案资源为林业工作者开展日常工作、技术研究提供了真实完善的参考依据，具有较强的专业借鉴价值和极高的实用价值。

二、林业重点工程档案动态管理现状及问题

当前，全市林业重点工程涉及市、县、乡、村各级，包含政府部门、企业、新型经营组织、设计施工监理各环节有关单位。档案资料种类多、数量大，从业人员参差不齐，以绿色通道重点工程为例，其中河流、道路两侧绿化跨多个县及所辖乡镇村，其他工程也存在不同程度复杂情形，通过提高档案管理的动态化水平是提升工程管理的重要方法，当前，存在的问题主要表现在三个方面：

1.档案管理系统缺乏统一组织。林业重点工程参与主体多元化导致档案责任单位和从业人员情况复杂，以“万千百”工程为例，其建设主体分别为县（市、区）、乡镇和村，要统筹协调好各级单位建立完善有效的系统化档案组织，目前，以市县一级主导建设的工程，档案管理较为完善，而基层单位的档案工作组织体系弱，其他项目也存在类似情况，实施档案动态管理难度较大。

2.档案管理专业化能力普遍欠缺。德州三年造林行动五大重点工程需具体落地于13个县（市、区）、100余乡镇、千余个村居，诸多参与建设单位的档案人员专业水平不一。具体看，市县较镇村强，林业职能部门优于其他经营组织，工程主体施工单位好于附属设施施工单位;整体看，仅市县两级林业部门设有专职档案管理人员，其他多为兼职或临时安排，且从业人员年龄偏大，多不具备档案专业系统学习背景，给档案动态管理的推行带来一定困难。

3.档案管理信息化水平不高。档案管理信息化的实现既需要一定的硬件设施，还需要相关技术、平台、运行机制的保障。目前，全市林业重点工程档案管理部门已基本具备信息化基础设备或相应购置能力，特别是各种智能移动终端设备的普及应用为其提供了前所未有的有利条件，当前关键问题集中表现在软件开发及机制的完善上，如智能档案管理系统的安装、使用及平台建设，以及专、兼职档案人员如何有效、有序开展资料收集、建档立卡、归档入档，如何实时开展对工程的动态跟踪和管理，如何最大限度促进档案资料的安全有效利用等，需着力破解。

三、林业重点工程档案动态管理对策

“绿满德州·生态美市”造林行动重点工程的全面铺开势必对全市林业质的发展起到举足轻重的作用，档案动态化管理是保障和服务这一工作的重要管理理念和方法，也是今后优化林业工程档案管理的发展方向，结合工作实际，就如何有效推进档案动态管理提出以下对策：

1.完善基层单位档案管理体系。有效的管理体系是保障工作落实的重要组织框架，有了科学合理的组织保障以及相应的工作制度，才能利于事有人为、事有人管，责可落地、责可追究，形成人事责相互对应的管理闭环。针对“绿满德州·生态美市”造林行动重点工程档案动态管理工作实际，应以统一领导、规范管理、有效利用为原则，建立以市级林业主管部门牵头、县级林业主管部门按照工程施工地实行属地负责制、其他参建单位明确责任人抓具体落实，形成市统筹-县主管-参建单位具体抓的责任体系。

2.构建以信息网络为基础的档案管理平台。信息化平台是实现档案动态化管理不可或缺的载体，建议加大投入，根据工作实际设计开发一套便于操作和利用的档案管理平台，尤其要考慮林业工程野外作业的特殊性，应充分设计开发平台的移动客户端使用可兼容性，以确保实现资料随时收集、上传，在线利用审核，及时有效方便借阅，推进资源共享。同时，务必做好平台安全防护措施，严格做到与互联网物理隔离与逻辑隔离，严防档案工作各环节失密、泄密事件发生。

3.建立动态精确管理机制。要以精确化为抓手，针对平台特点进一步细化林业电子档案动态管理相关规定，不断提升林业重点工程动态管理水平。首先，做到分类精准。要对应管理平台科学分类整理和编目，列明资料清单和编号表。林业重点工程档案按工程进度可分为一般过程性资料和具体实施过程中的资料。前者立项文件、规划设计方案、评估认证报告、施工方案、竣工及验收报告等;后者如造林小班卡、施工合同文本、相关财务资料，施工图纸、表格、影像、录音等。按资料信息记录形式主要包括文字档案、图形档案和音像档案等。此外还可以以记录内容、载体形式、存档年限等分类，但无论哪种形式，都严格坚持子项全异，不交叉，子项之和应穷尽母项、不漏项的分类原则。其次，做到流程精准。档案动态化管理应同步于工程的建设全过程，通过管理平台，将适时收集到各项目基本信息及时、准确上传平台，同时对存在问题的材料进行修改、补充和完善。最后，做到利用精准。做到利用管理平台即能准确对档案进行分类和整理，而且能够快速的实现档案资料在线搜索和查询，为档案利用者提供更多的便利条件，使档案工作更好地服务于林业建设。

4.提升动态管理水平。仅有明确的责任分工、优化的技术平台和完善的工作制度，而没有一支职业素养优良、业务素质过硬的专兼职工作队伍，档案管理动态化水平难以实现。林业重点工程档案动态管理对档案管理人员提出了更高的要求，涉林各级各单位要注重在以下几方面做好档案管理人员业务学习和培训：一是职业素养培养。虽然信息化建设大大提高了档案工作的效率，日趋完善的各类软件也大大增加了档案资料修改完善效果，但动态化不是随意化，技术应用越多，档案人员越要坚守维护历史真实面貌的基本职业道德。二是保密工作培训。信息化有效缩短了档案资料的收集时间和借阅利用审核环节，也增加了失密泄密的风险，这为档案人员的保密意识和保密责任提出更高的要求，必须全面增强。三是信息化技术应用培训。信息技术飞速发展背景下，档案管理人员要养成良好的学习自觉性，既要不断学习专业的档案知识和技能，更需要对计算机技术和网络技术等全面熟练掌握，充分将两者有机结合，积极服务于现代林业，使其又好又快的发展。

参考文献：

[1]徐桂兰.浅析重点工程档案管理的思路及途径[J].今日科苑，2008（5）：113.

[2]宋素娟.林业档案信息化建设发展策略探讨[J].城建档案，2015（9）.19-20