试论现代管理信息技术在医院档案管理中的应用

刘萍

摘 要：档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图像、声音及其他形式的历史记录，而医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各种活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动素材。近些年来，随着我国信息技术的迅猛发展，互联网等新媒体技术的广泛应用，给档案工作的快速发展提供了最有效的载体，也给医院档案管理工作带来了难得的历史发展机遇，将极大的提升医院档案管理工作的整体质量和工作效率。因此医疗机构如何适应形势需要，在医院档案管理中充分应用现代管理信息技术，更好地为医院的建设、发展服务，更好地为群众健康服务，更好地健康中国服务，是一个值得探讨实施的课题。

关键词： 档案管理  信息化管理  方法

一、现代管理信息技术在医院档案管理中应用的必要性

档案作为历史的记录、知识的载体之一，是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。而医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动素材。然而目前医院档案管理工作仍以传统的档案管理模式占主导地位，档案利用率低，档案的价值在医院日常工作中的作用未充分发挥出来。近年来，随着我国信息及电子技术的日趋成熟，网络等新技术已快速应用到了医院管理工作中去，所以用现代化、科学化的手段开展医院档案管理工作，是必然趋势，同时新技术应用到医院档案管理工作去，能使档案工作可以突破时空的局限，改变过去档案人员那种以藏为主，重藏轻用、被动服务、各自封闭自导的状态，使管理理念得以创新，自觉不自觉地以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟出档案管理发展的新途径，另外现代化管理新技术在医院档案管理工作中的应用，能打破原先不同管理部门之间的信息分隔，使档案信息的流程做到科学，档案信息内容更加规范，医院档案管理数据库也日渐完整丰富，医院档案资源建设得以有效开展，并能及时为医院管理提供较全面的档案信息服务支持，改变了过去纸质档案的局限性，提高了劳动效率和工作质量。

二、医院档案管理的现状

随着现代管理信息技术的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视，但也存在一些问题：

1、档案现代管理意识不强。具体工作中，不少同志，甚至领导干部，对档案和现代管理重视程度不够，对档案管理方面的认识还较淡薄，有的甚至认为档案工作可有可无。

2、档案内容界定不清。到目前为止，医院档案的管理还没有一套科学统一的管理模式，各医院只有根据自己的理解和实践进行管理，致使许多有價值的应该纳入管理的档案资料得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。

3、档案管理人员业务素质不高。档案人员配备随意，且流动性大。目前从事医院档案管理的人员多是从行政、护理、医技等部门转岗而来，在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，造成档案管理人员思想观念和管理水平相对滞后。

4、档案管理硬件投入不足。有相当一部分医院档案管理设备陈旧，管理技术落后，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的却寥寥无几，基本上还是停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。

三、做好医院档案现代信息化管理的方法

要使医院档案管理跟上时代的步伐，很好地去满足医院发展对它的要求，必须花力气加强医院的档案现代化管理工作，提高它的管理服务水平。主要措施有：

1、加强医院档案管理软、硬件设施建设

医院档案管理软、硬件设施建设是医院档案管理的物质基础。没有必要的设施设备，新技术环境下的医院档案现代化管理就无从谈起。所以医院要为档案管理部门配备必要的计算机等现代化管理设备，使他们开展档案管理首先有个很好的物质基础，同时应本着“规范、先进、实用”的原则，结合单位实际，有一套成熟的规范档案管理软件，以便科室之间应归档材料的上传和档案的信息查询，并及时修补管理软件的安全漏洞，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限，确保档案信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

2、建立健全新技术环境下的医院档案管理制度

由于医院档案工作具有其内容繁多复杂、部门众多而又分散、专业性技术性强、档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点，因此，应建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中不断加以完善。其中，建立和健全档案收集制度尤为重要。从医院整体角度看，医院临床医技各科室、医院行政管理及后勤等各部门、医院各级领导、各科室干部和医护技术人员，都或多或少地形成文件材料档案，材料形成的这种分散性往往会影响档案的收集工作。这就需要我们建立健全有效的档案收集制度，在提高医院全员档案意识、积极配合档案部门工作主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保档案材料的完整性，同时要根据新技术在档案管理中应用的需要，规范电子文件制作和控制程序，划清电子文件从形成到归档管理过程中各级各类人员的责任，做到有章可循，并加强技术防范，做好电子信息动态管理，防止文件材料信息内容归档前被有意篡改、删除的可能。

3、建立医院档案与其他信息管理融合的一体化管理模式

医院是一个综合的管理系统，档案管理系统就是这个系统下的子系统。如果档案管理模式仍按过去的闭门管理模式，人为的和医院综合管理系统割裂开来，即不能很好发挥档案的作用，也不利于当前的档案发展。因此档案部门要想准确、有效、迅速地为医院管理服务，就必须建立和其他信息管理融合的一体化管理模式，这样既有利于档案信息资源的收集整理、开发利用，也有利于组织监督各职能部门的档案工作，维护档案的完整、安全，更有利于解决档案管理中的人员、经费、设备等问题。

4、加强医院档案管理信息库建设

从医院整体角度看，医院临床医技各科室、医院行政管理及后勤等各部门、医院各级领导、各科室干部和医护技术人员，都或多或少地形成文件材料档案，同时也存在党政群管理类、医疗管理类、科研究类、基建类、设备仪器类、财务会计类、病史管理类、声像照片类等众多门类档案材料，使文件材料归档保证齐全完整压力很大。这就需要我们档案管理一要加大宣传力度，使有关人员乃至医院全体员工充分认识到管理好和保护好档案是每个员工的义务和责无旁贷的职责，同时也要建立起档案收集和归档制度、档案利用、保管等制度，形成一套完整的档案收集、管理网络，保证医院档案管理信息库真正完整起来。

总之，在新技术环境下，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面进行建设。这也要求我们医院档案工作者不断学习、不断进取，全面提升档案工作服务能力，以满足社会进步和医院发展对档案管理的不断提高的要求，为建设有中国特色的社会主义医院档案事业作出贡献。

参考文献：

【1】李晓玲.信息化背景下医院人事档案精细化管理[J].才智，2019（17）：212.

【2】郭芳.浅谈医院档案管理现代化的创新途径[J].现代营销（信息版），2019（08）：165.