新时期事业单位档案管理创新思路的思考

刘美红

摘要：事业单位的运作发展环节，档案管理是极为重要的组成部分，可为事业单位的发展起到推动性作用，事业单位的档案管理工作落实，可提高其内部控制质量，还能确保事业单位内部人员具有统一的认知力和思维能力，在信息技术迅猛发展的时代背景下，事业单位若想实现进一步发展，获取更高的经济效益，使社会中的地位得以一定程度的提升，就需要做好内部控制工作，对新时期的事业单位档案管理进行创新，提出自身的相关思考，以下为详述。

关键词：新时期;事业单位;档案管理;创新;思路

前言

随着时代的进步和发展，以公益为目的的事业单位的工作质量和效果被人们所重视。但是，纵观国内事业单位档案管理的实际情况，在新的历史背景下难以满足实际需求。因此，对其管理中存在的问题以及解决措施进行探讨具有较强的现实意义。笔者在本文中首先分析了新时期事业单位档案管理存在的问题，然后研究其创新管理的途径。

1事业单位档案管理的原则及档案管理创新意义

事业单位是国家机构的组成部分，其档案是事业单位所有信息的汇聚地，必须在一定的标准与原则下进行管理：一、规范、灵活相统一原则，即事业单位档案管理方法应该规范、灵活，在遵循相关规定下根据单位自身的特点对档案档案进行灵活管理，以此保证档案管理方法的实用性;二、职责、权益兼顾原则，即事业单位档案管理制度中，相关领导干部及工作人员的工作职责及权益都有明确的范围确定，当出现档案管理的纰漏问题，能公平处理和责任到人;三、制定、执行并重原则，即事业单位档案管理制度的制定要保证合理、科学和系统，并确保其执行效率，促进档案管理制度在实践过程中的不断完善。

2事业单位档案管理中易出现的问题分析

2.1档案管理方式较为陈旧

档案管理设施落后，档案资源开发利用不够科技及时代的发展，使得现代信息化技术被广泛的应用到各领域，但是由于我国较多的事业单位未充分的重视档案工作，因而没有将现代化的档案管理设备合理的应用到档案管理中来。有些单位的档案管理室条件较差，设备配置不齐全，软硬件设施更新不及时，一些现代化的光盘和电子档案处理需求不能得到满足。现代化的档案管理仅对相关档案信息实现了计算机保存，并未实现信息化的处理，造成了档案信息资料的无形损失。正由于事业单位档案管理设施的落后，也造成了单位档案资源开发利用效率不高的局面。

2.2档案管理的基础业务相对薄弱

由于有些事业单位对档案管理工作缺乏科学的认识，对国家相关法律学习和贯彻不够，使得单位档案管理工作不被重视，造成档案管理的基础业务相对薄弱、管理混乱的局面。从目前部分事业单位档案管理的基础工作来看，其档案管理工作缺乏明确的机制、工作流程及标准，即使有的单位建立了档案管理制度，但却在执行落实方面有待欠缺，缺少专人负责，单位领导也未真正督促落实，使得档案整理不规范、组卷不符要求、分散的民生档案移交受阻以及擅自销毁应归档文件资料的现象比比皆是，不仅违背了事业单位档案管理的原则，还造成了有效资源的巨大浪费。

2.3事业单位档案管理理念相对落后

传统的的档案管理工作落实环节，需对档案资料进行汇总和搜集，这样的档案管理方式较为落后，加之事业单位的管理人员对于档案管理的认知力度不足，这就会一定程度的降低档案管理工作质量，这就会相应的削减员工的工作积极性，甚至会给员工的工作落实形成制约，甚至会导致档案管理工作陷入恶性循环的境地。不仅如此，档案管理理念的落后，还会致使档案管理缺乏规范性、实用性和保密性，最终使档案的价值无法体现出来。

2.4缺乏创新的管理制度

在当前事业单位的档案管理工作中，制度不完善的问题较为严重，极大限制了单位档案资源的有效利用，对单位经营决策工作的优化也产生着一定的不良影响。具体来说，单位相关领导人员尚未认识到档案资源的重要性，在对档案管理工作进行改革创新的过程中过于重视改革形式，对改革内容和改革工作的落实相对忽视，也没有领导单位员工结合企单位实际情况构建完善的管理制度，造成单位档案管理工作效果相对较差。

3事业单位档案管理工作的创新方式分析

3.1更新档案管理模式

事业单位的内部档案所涉及的资料或是数据信息等都较为机密，因此，不仅要增强档案管理力度，还要体现出档案管理方式的创新性，通过加强资金投入力度的方式，逐步对档案管理措施进行更新。其一，可引进先进的信息技术或是现代化的管理设备，例如，计算机设备或是软硬件设施等。其二，强化与其他事业单位之间的沟通力度，在交流过程中，汲取彼此的经验，真正做到去糟取精。实际的档案管理环节，可借助先进的技术手段，逐步实现档案管理工作的创新，运应综合性较强的技术措施，进行针对性的管理。

3.2创新档案管理信息化建设，提高档案管理水平

在现代信息技术迅猛发展的形势下，不断发展的事业单位要想充分发挥出档案信息的作用，就应该采用科学的现代信息手段对档案信息进行高效管理。为此，事业单位应该积极引进适合自身发展与需要的现代档案管理软硬件设施，并在确保单位内档案信息传递准确且及时的条件下，利用计算机、扫描仪等现代信息技术实现对文字类、图片类资料等档案信息的纸质化与数据格式并存，以此確保档案信息的安全、完整。与此同时，事业单位还应该创新档案管理技术，通过网络向社会提供有用的档案信息，实现资源共享，提高档案管理的质量。

3.3转变档案管理理念

事业单位之内的领导人员，需要做好档案理念的转变和更新，同时也应对档案管理的重要性予以认知，以此为基础，从单位内部层面，做好档案管理工作落实必要性的宣传，使每个工作人员都可从自身的角度，肩负本职工作，通过员工激励的方式，做到集思广益，汲取单位内部工作人员的思想，鼓励他们积极谏言献策，引导其他部门的员工参与到档案管理工作之中，强化对于档案管理工作的重视程度，通过财力和物力的投入方式，为档案管理工作的创新目标实现打下铺垫，营造良好的档案管理工作氛围。此外，档案管理工作人员，还应从实践工作中积极总结传统档案管理工作的不足之处，对这些典型的问题进行总结，以此为基础，制定极具针对性的解决方案，为事业单位的发展奠定坚实的基础。

3.4创新档案管理制度，提升管理能力

制度建设是优化创新事业单位档案管理工作的前提条件，只有保证具有完善的制度支持，事业单位档案管理工作才能够在制度的规范下实现有序化发展，档案管理效率和效果也会实现进一步提升。所以事业单位档案管理人员应该在充分分析本单位档案管理需求的基础上构建科学合理的档案管理制度，并保证能够结合时代发展对管理制度进行创新，增强管理制度与事业单位档案管理的契合性，为单位档案管理工作提供有效的制度保障。同时，要制定相应的配套措施保证制度的贯彻落实，真正发挥出档案管理制度的作用对管理人员的管理行为加以规范，为档案管理工作的规范化和标准化发展创造条件。如此，事业单位档案管理能力必然会进一步提升，对档案资源的利用产生一定的积极影响。

总结

在新的历史背景下，创新是事业单位档案管理的重点，只有从制度、方法等多方面持续创新，提升事业单位对档案管理重要性的认识，不断改善事业单位档案管理质量、效率难以提升的不利局面，才能使档案更好地服务于经济的发展和进步。同时，作为事业单位档案管理人员，需深入提升自己档案管理的知识和能力，满足新时期事业单位档案管理的实际需求。

参考文献：

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（作者单位：青州市医疗保险中心）