论高校教学秘书的“专”与“能”

付琳

摘 要 随着高等教育改革的不断深入，提高教学质量的同时必须加强教学秘书专业能力的培养。教学秘书的专业化与工作胜任能力，是提高高校教学质量的有力保障。本文根据教学秘书的工作特点，从教学秘书的“专”与“能”两个方面进行阐述。

关键词 高校教学秘书 管理 协调 沟通 专业化

高校教学秘书作为学院、课部教学管理人员，在贯彻学校、课部的教学计划，组织安排教学活动，连接学校教务、教学质量监测与评估中心、课部教学工作中发挥着重要作用，教学秘书专业水平与业务能力，直接影响学校的教学运行和教学质量。如何打造一支素质高、能力强、可持续发展的教学秘书队伍，是当前各高校必须认真研究的课题。

一、教学秘书工作特点

（一）复杂性

教学秘书工作涉及学院、课部教学管理的各方面，包括修订教学计划、预订教材、编排课表、教师调停课、管理教学档案工作等，还包括处理公文、传递信息等，工作内容繁杂、琐碎、工作量大，教学秘书在工作中必须认真细致、有条不紊，才能保障工作顺利进行。如果有一点遗漏或者混淆，会使工作出现很大的纰漏，导致级别不小的教学事故。

（二）时效性

教学秘书工作性质决定了教学管理工作的时效性，其工作责任重大，应当分清每项工作的轻重缓急，有计划、有条理、有步骤的进行。为了教学工作有条不紊的进行，有时需要加班加点，比如：排课，稍有延误就会影响教学运行的连续性，造成下一项工作的拖沓。

（三）原则性

教学秘书置身于繁杂的工作环境中，难免会遇到各种疑难问题和矛盾，处理时既要维护“学校的权威和规章制度的严肃性，又不失公允、灵活的处理方式”，这时教学秘书的责任心与教学原则性必须统一。严格按照学校规章制度办事，实事求是，妥善的解决各类问题，做到有章可循，有法必依。

二、教学秘书在教学管理中的“专”

鉴于教学秘书在教学管理工作中的复杂性、时效性、原则性，势必对教学秘书在教学管理中专业化提出了更高的要求，如何更好的发挥教学秘书的“专”，我的理解有三点：

（一）转变思想观念

在高校教学管理工作中，教学秘书的作用无可替代。好的高等院校不仅要有优质的教师队伍，也需要有一支熟练使用现代教育管理方式的教学秘书队伍，所以更加迫切地需要领导们充分转变思想观念，将教学秘书提升到和教师同样重要的位置，建立和教师队伍相匹配的教学秘书队伍，把培养教学秘书的工作当成重要的事情来抓。

（二）优化知识结构

高等院校要将教学秘书的学习、培训、职称以及进修纳入到学校规划中，循序渐进地对教学秘书进行系统的教育管理知识、业务能力等方面的专业培训。鼓励教学秘书积极申报职称，给予他们在这方面的帮助，并将有职称的教学秘书进行聘任，更有助于促进教学秘书对自身有更高追求的积极性。

（三）樹立终身学习观念

“活到老，学到老”应该作为每位教学秘书的座右铭，应重视自己的专业发展，从而提高学习的积极性与自主性。通过学习，有效的掌握科学的教学管理方法与技巧，有效的掌握新的教育模式下的教学成长规则，从而做到熟能生巧。通过工作反思，提高自我完善的能力，使教学秘书队伍建设更具自觉性、长期性和专业性。

三、教学秘书在教学管理中的“能”

教学秘书在教学管理中的作用越来越突出，对教学秘书能力的构建提出了新的要求，只有不断提升综合素质、业务能力，才能适应高校教学管理的新变化和多样性，具体有以下三点：

（一）协调沟通能力

教学秘书应具有良好的协调与沟通能力，其语言能力和领悟能力在工作中能得到很好的体现。教学秘书承担和院系、课部领导、教研室主任，明确工作任务，及时反馈工作结果。承担和教师的沟通，掌握课堂听课的情况，以及课下老师们在工作中的需求。更为重要的是在协调过程中，摆正自己的位置，做到到位不越位，参与不干预。

（二）统筹管理能力

教学秘书有一种能力尤为重要——统筹管理能力。比如：排课。当教务处将教学任务书发下来后，教学秘书需要跟教研室联系，根据人才培养方案制订的学分、学时以及老师工作量，合理安排哪些老师上哪几个课堂。上课时间上尽量按老师的要求，排课的过程中要先排兼职教师的时间、再专职教师的时间，其中专职教师要先满足博士的时间，再其他教师，如跟其他学院兼职老师时间冲突再进行适当的协调，且同一个课堂不能四节连排，一天之内不能超过6节课。整个过程一环扣一环，缺一不可，需要统筹安排好各方面的工作，最终将纸质版的排课计划录入系统，保证下学期正常开课。

（三）当好参谋助手

教学秘书在教学管理工作中，应是领导的参谋助手。教学秘书应第一时间领会领导的决策意图，积极协助领导处理教学管理事务。在院系、课部会议后，教学秘书有查办、督促、落实的责任和义务，按时完成各项工作任务。工作中要深思熟虑、多谋善断，对教学工作中有用的、可行的、急需的信息或建议及时提供给院系、课部领导，为领导的决策提供真实可靠的依据。

（四）创新工作方式，讲究工作艺术

简单来说，要注意方式、方法，讲求工作艺术。例如，与教师和学生沟通时，需对教师、学生的心理需求有较为清楚的认识，注重说话的语气和语言的条理性，能够以愉快的心情与之交流，避免出现言语生硬、态度冷漠的情况，为良好的沟通打下基础，有助于各种矛盾的化解。

综上所述，现在是知识的社会，信息的社会，各个领域出现了许多新手段、新方式以及新理念，需要打破固有的格局，突破限制、勇敢探索、不断自我完善及更新。学习好的管理模式、管理经验，结合本课部的实际情况，在教学秘书工作岗位上求是、创新，努力朝着现代化、规范化的方向发展。

参考文献：

[1]周慧.探析大学行政秘书在在教学管理中的协调工作[J].亚太教育，2015（17）：29.

[2]穆亚荣.高校教学秘书管理角色现状及发展对策研究[J].陕西教育（高教），2015（2）：64- 65.

[3]吴丽芬.浅谈新时期高校教学秘书的核心工作职能[J].内蒙古财经学院学报（综合版），2014（01）.