大数据视域下的档案管理工作探讨

仲琴琴

摘 要 当前，我国已进入到大数据时期，在大数据视域下需积极创新档案管理工作，充分发挥出档案管理工作的重要作用。本文首先分析了大数据对档案管理工作的影响，其次提出了大数据视域下档案管理工作的创新路径。

关键词 大数据 档案管理 创新

一、引言

伴随互联网技术与信息化技术的不断发展，当前的档案材料已基本上实现了数据化以及电子化，通过数字方式保存的档案材料更加有利于用户的查询与检索。然而，伴随电子档案数据信息的急剧增长，档案材料数据逐渐呈现出大数据的特征，需要采取全新的结构及技术对档案材料进行管理。所谓“大数据”，主要是指呈现为几何倍数增加同时具有较强可用性的数据信息，因为其独特的性质而无法运用传统形式的技术与工作对其实施管理。大数据不但指代数据的量，并且还具备大量化、多元化以及速率高等特点。

二、大数据对档案管理工作的影响

第一，对档案管理理论带来的影响。信息化对纸质时期的文件生命周期理论、信息来源准则等影响甚大，形成了文件连续体理论、新来源观以及宏观鉴定理论等全新的理论。在大数据视域下，文件连续体理论、新来源观以及宏观鉴定理论等均遭受着或多或少的影响。

第二，对档案资源管理带来的影响。在大数据视域下，档案材料数据信息量呈现为几何级增长，依靠已有的档案信息化管理工具及技术很难实现大数据时期对档案管理工作提出的更高要求。在大数据背景下，档案信息资源已经达到了泛滥的程度，应当加强档案材料的安全可靠性与长久可读性，同时在海量数据当中挖掘出有效信息并且对其进行分析，进而归纳出有价值的档案资源。

第三，对档案业务环节带来的影响。从档案采集、管理、运用三个角度而言，在传统管理形式背景下，“采集”是通过各个部门的移交而实现的；“管理”通常采取手工管理、查询的方式；“运用”是被动性地提供检索、查询服务。在计算机时期，“采集”往往是通过立档单位转交与系统推送相结合的形式而实现的；“管理”由电脑完全取代手工；“运用”是采取现代化信息技术开展分析、处理、传递以及开发等。在大数据视域下，“采集”是及时、主动地采集数据；“管理”将会运用云平台保存、分析以及处理等；“运用”通常是分析、挖掘、预测等等，为企业与社会发展做贡献。

三、大数据视域下档案管理工作的创新路径

（一）改善档案管理信息流程

在大数据视域下，需将信息化技术当作档案管理工作的重要基础，推进档案管理工作信息化水平的整体加强，更深层次的改善档案管理信息流程，进而增强档案管理工作的质量。在档案管理工作的具体环节，需加速创建起相对完善的电子档案管理系统，以达到对档案材料的划分、归档、分享以及运用等，同时在档案管理工作过程中，促進信息技术和各个节点的有机结合，并且对档案管理信息流程实施改善，整体加强档案管理工作的技术水平，经过对档案材料实施选择、整合、录入、划分、提取、运用等等，进一步提高档案材料的运用效率。

（二）推进档案管理工作的标准化、规范化

大数据视域下，需积极推进档案管理工作的标准化、规范化。有关管理部门需构建高度统一的电子档案管理体系，档案管理全部的工作均需在此体系内完成，以使得各个单位可以接收到完全相同的指示，防止各个单位间出现信息不对等的问题。在录入数据、文件的过程中，尽可能运用普通的文件格式，如此能够有效确保数据、文件的兼容性，同时能够高效的读取及运用相关信息。“资源共享”是当今时代发展的主要趋势，可让档案材料在各部门间共同分享，性质类似的部门在必要时能够运用相同的档案管理体系，使档案资源可以获得最大化的运用。除此以外，在各个过程中需完成好任务分配工作，确保档案管理工作者在具体工作环节做到“有章法可循”。

（三）构建档案管理一体化平台与架构

以往的档案管理信息化建设并未实现真正意义上的一体化建设，各个单位单独实施建设，并不具备高度统一的标准。在此类业务系统形式下，所有系统都是独立存在的，无法开展顺畅的交流、沟通，导致了信息化建设成本的提高以及信息设备的大量浪费。对于大数据时代提出的高要求，需不断推进档案管理平台、档案管理体制、用户管理、档案管理架构以及档案数据分析的“一体化”。对于用户管理、数据管理以及系统平台管理等需尽可能实现“三位一体”，对硬件资源实施有效的整合，避免重复性建设，由于大数据视域下数据的维护及管理工作需耗费巨大的人力资源、物理资源，重复性建设必定会导致各类资源的大量浪费，并且还会增加档案管理者的管理及操作成本，此举“得不偿失”。

（四）创新档案管理服务机制

大数据视域下，档案管理工作的具体内容、目标、对象以及形式等都出现了巨大的改变，亟待创新档案管理服务机制。现阶段，档案管理工作不再是纯粹地服务于本部门、本系统又或是本单位等，在相关法律法规与规章政策下，所有公民都具有获取档案资源的基本权利，档案资源日趋共享与开放；档案管理工作的内容有较大幅度的拓宽，档案部门不仅仅是信息的“提供者”，运用自有技术与资源为用户提供多元化以及个性化的服务，服务功能不断加强；服务形式日益多样化，实现“线下、线上、异步、实时”互动，档案资源的内容推送又或是私人定制，让档案服务更加普及化与大众化，档案资源价值得到充分开发。

四、结论

综上所述，大数据的发展对档案管理工作影响甚大。未来，可通过改善档案管理信息流程、推进档案管理工作的标准化、规范化、构建档案管理一体化平台与架构、创新档案管理服务机制等措施，以推进大数据视域下档案管理工作的创新。

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