OA系统在办公室管理中的应用

翟彦敏

摘要：OA系统主要是利用先进的技术让办公室管理的过程中，工作物化与人以外的各种设备，另外可以让办公室的操作人员和这些设备共同进行办公室业务，形成一套完善的人机信息体系。

关键词：办公室管理;OA系统：功能;应用

中图分类号：TP393

文献标识码：A

文章编号：2095-6487（2019）02-0046-02

0引言

在办公管理的过程中，企业可以对自身基于网络进行合理的使用，利用OA协同办公系统，保证各部门能够进行紧密的联系，让办公室业务的管理效率大幅度提升，加快企业的发展，让办公室业务的网络化和自动化实现提高资源的利用效率。

1 OA办公系统的功能

1.1资源管理功能

企业在传统的手工操作模式下，在文件的保存使用和再利用方面具有一定的难度，在手工办公的条件下很难进行文档的检索，OA办公系统可以更好的让文档电子化，利用电子文件柜的方式对保存文档，依照权限进行共享和使用中。

1.2流程管理功能

OA办公系统可以实时监控跟踪文件的流转情况，将多岗位、多部门的协调问题有效的解决，各部门之间能够高效的进行协作，各部门之间往往会出现很多流程化的工作，比如说公文的收发处理及审核汇报等，利用工作流程的自动化能够对各工作进行规范，让部门之间的协同效率大幅度提高。

1.3协同管理功能

OA办公系统能够进行跨区域、多分支体系的办公以及移动办公，从当前的角度分析各办公机构的区域分布越来越广，协同办公和移动办公逐步成为一个急需解决的问题，OA系统可以让相关人员获得整体性的信息，让整体的反应效率大幅度提高，增强决策能力，另外利用OA办公系统进行预订和审批等工作，可以留下数据痕迹进行组织统计决策。

1.4知识管理功能

如果在工作过程中生成的信息是以静态数据和文档的方式存在，在信息覆盖深度和覆盖面方面较为有限，无法将其形成知识，也无法形成较为完善的知识管理网络和体系，OA办公系统能够有机的对这些信息进行发展、转化和利用。对这些信息进行创新，使之成为新的知识、新的信息，利用组织的无形资产创造出新的价值。

1.5文化管理功能

组织文化的推动力是非常重要的，一定要了解和分析组织文化、人际关系、经验等一些隐形知识，OA办公系统当中的工作日志、社区论坛以及电子期刊都是非常重要的工具，组织可以对职工进行激励记录下他们的心得和经验，鼓励相关工作人员进行碰撞和探讨，整理出一些有价值信息，让相关员工在知识分享的过程中运用和捕获集体的智慧，这些功能在OA系统当中实现起来是非常简单的，然而在组织文化的传承和管理过程中具有非常大的价值。

2OA系统在办公室管理中的应用

2.1会议管理

在一般的会议室管理当中，需要人为的进行登记和预定等工作，各部门不能第一时间掌握会议室的使用情况，往往会出现安排不周或者不及时等情况或者出现会议室登记不全、重复订出的问题[3]。作为会议室管理部门综合办公室，在产生这种问题的情况下，需要花费大量时间进行协调和沟通，导致办公效率大幅度下降，在应用OA系统之后，设置了会议管理系统，可以对会议进行申请、登记、发布、审核，第一步需要对会议室使用的要求进行设置，比如说使用的时间、使用的位置、需要的设备以及大小等，企业某个部门如需使用会议室可以直接将这些信息向会议管理系统当中传送，并且通过会议申请功能进行会议室的选择，并且提交会议的人数，会议召开的时间等项系统当中录入，发送给会议室管理人员，相关人员可以依照会议是当前的使用情况，对会议室的信息进行管理，并且做好统筹和安排工作，依照时间区分，对会议室的使用情况进行显示，这样能够让会议室管理的效率大幅度提高。

2.2印章管理

在企业管理当中，印章管理也是非常重要的一项工作，因为印章会非常频繁的使用。在没有OA系统之前，在运行管理的时候，需要通過纸质审批单进行申请，这种审批单在申请的过程中时间较长，而且流程相对较为复杂，效率比较低下，另外用印是由概括较为笼统，不能对，每笔业务的内容进行清楚的记录，另外每年需要使用印章的文件非常多，就会导致用印审批单出现积压等情况，在查找的过程中具有较大的难度，伴随当前岗位调动和时间的推移，经手人员无法对当时所加盖印信的情况进行准确的记录。

在OA系统当中使用印信管理的方式，可以将传统管理过程中出现的各种问题解决，在审批流程当中，经办人把审批单向负责人处提交，负责人可以通过手机或者电脑进行系统的登录，并且快速进行处理，经办人在进行审批表填写的过程中也可以把用印的文件电子版向电脑当中传送，这样可以永久的对这些数据进行保存，以便日后进行追踪和处理。

另外运行管理过程中具有强大的检索功能，可以通过关键字查询等方式就可以将需要查看的单据查找出来，另外还可以对当时用印的文件查找出来，让办公的效率大幅度提高。

2.3办公用品

在现代管理过程中，办公用品的管理也是相对较为复杂的，因为办公的部门很多，需要申请的物件用相对较为零散，导致每个月进行办公用品汇总过程中，工作相对繁杂，而OA系统可以通过此系统来进行调整和汇总，可以将这项工作进一步简化，工作人员只需要将所购买的办公用品的规格、型号、样式向系统当中录入，各部门如果需要进行办公用品的申请，可以在每个月底进行系统的登记，将所需的物品申请出来，这些系统会将总公司各部门申请的办公用品的明细自动汇总，管理人员依照汇总的情况进行分发和采购就可以了。这样可以避免人为统计导致繁琐的工作量以及一些失误，工作人员可以对需要采购的办公用品进行实时查询，并且及时调整年度审核。

2.4通过自动检测系统

利用OA系统对空气自动监测系统进行整合，利用API接口函数对空气当中自动监测数据进行收集，并且向OA系统当中导入。导入的过程中，监控系统主要监控的污染物有氨氮、PM2.5等。对这些数据进行实时监控，并且对环境空气日报进行上传，可以有效的加强环保能力，利用OA系统对污染源的监控进行整合，将获得的数据上报导入到省控以及国控环境控制系统当中，可以更好的实现自动检测节能环保的目的。

5结束语

总之，伴随当前科学技术快速进步，社会快速发展在办公室管理的过程中对各种技术进行完善和应用，对办公室管理的网络化和自动化进行强化是当前办公室管理过程中的重要目标。利用OA系统可以有效的提升办公室的管理效率，让很多工作都规范化，OA系统的建设是非常漫长的过程，在实际操作过程中需要不断的改进和创新，只有如此才能让OA系统进一步与企业的业务相适应，积极推动企业发展。

参考文献

[1]白雪，白永国，赵亮.高校办公自动化OA系统的设计与实现[J].吉林化工学院学报，2017，34（3）：59-64.

[2]李春勇.浅谈办公自动化OA的发展与现状[J].黑龙江科技信息，2011，2（1）：93-97.

[3]朱星旖.商业银行移动办公管理系统的设计与实现[D].长沙：湖南大学，2016.

[4]董笑龙.OA系统建设的难点及对策[J].电子技术与软件工程，2017（24）：70-71.

[5]王嘉宁，马淑敏.OA办公系统在多元化集团信息化管理中的应用价值[J].商业经济，2017（6）：53-55.