浅议中小企业应用ERP问题及解决策略

许帅

[摘 要]中小企业由于运营规模限制，其管理信息化配置上有其自身独特的需求，因此，中小企业在选择ERP时，对其功能需求有自己不同的考量。文章对中小企业选择ERP 软件注意的问题和ERP在中小企业实际应用应把握的关键问题进行了剖析，希望可以起到参考借鉴的作用。

[关键词]中小企业;ERP;管理信息化

[中图分类号]F275.51 前言

ERP由美国Gartner Group公司于1990年提出，汉语意思是企业资源计划，是制造业系统和资源计划软件，涵盖了采购、生产、销售、财务等各个环节，将产品数据、报表与各部门紧密联系到一起。网络发展起来以后，ERP软件极大地改善了企业的业务流程，提高企业各项管理能力，核心是管理会计，可以跨地区、跨部门整合实时信息。

中小企业是国民经济中重要的组成部分，改革开放以来，中小企业快速发展，达到了7000多万家，但是中小企业的发展面临着融资难、社会服务体系不健全、企业管理水平低、市场竞争能力弱等问题。很多企业为了加强管理水平，提高自身竞争力，逐步开始引入各种软件，包括ERP这种大型的系统的管理软件，希望解决采购、生产、销售等一些瓶颈问题。文章就软件的选择、使用浅谈个人看法。

2 如何选择合适的ERP软件

ERP作为整个企业的管理中心，正确的选择软件具有重要意义。

首先，在功能上选择，不同行业、不同企业表面上大体相同，在实际运行中，工作流程、人员配备、生产标准、销售方式上大相径庭。ERP特性上是以复杂制造业为标准构建的，中小企业采购A，卖A，这属于商贸型，完全可以使用简单的进销存型软件，如果使用ERP，其中最关键的生产加工功能无法使用，造成资金和功能的严重浪费。是不是生产加工业就适用呢？以中小型肉禽屠宰业为例，家禽进去之前有重量，进入生产线的都会被加工完成，短时间内被分割包装好，每个包装里是专门的部分，称重后入库即可，每次完成加工各称重部分数据汇总到财务即可。企业有可能接到单品订单，但是不太可能为了单品而做其他部分的库存，同时因为过程简单，也不需ERP进行运算加工等功能。

其次，中小企业为了节省资金，选择财务或者进销存功能软件，使用时大量依靠手工输入数据，各环节严重脱节，数据经常出错，各部门人员重复做无用功，所以在需要上ERP时不能贪图便宜。

最后，在人员配备上。ERP最终要由人员来操作，所有人员配合及准确录入数据，才有可能让整个信息系统运转起来。原则上每一流程步骤都要有专人操作，目的是保证数据即时准确及监控需要。如内勤人员录入订单，生产部按生产计划生成生产加工单，再由车间持加工单到库房领料，库房付料后完成领料单操作，车间生产完成后，产品再回到库房，库房再完成入库，销售部门根据发货需求做销售开单。这是一个完整的操作过程，但是中小企业可能缺少相应部门和操作人员，尤其是财务、库房等专业人员，临时让其他人员代替，数据出错以后整个系统瘫痪，所以在必备及关键岗位上必须按需求配备人员。在流程可以变更的情况下，尽可能简化流程，简化操作，达到人员工作量减少，系统运行流畅，以软件融入企业为最终目标。如从订单开始到加工单、领料单由内勤人员完成，车间直接按加工单生产，库房验收成品，再由内勤人员销售，在步骤和操作上最大程度考虑人员配备和操作水平，达到不增加人员，系统正常运转。

3 适合使用ERP的企业

表面上ERP高大上，曾经有“上ERP是找死，不上ERP是等死”的说法，这里面既有ERP设计使用难度上的问题，也有软件选择的问题。

（1）制造业适合使用，具体来说，由两种以上原材料加工成另外一种商品的，A+B=C，三种商品名称不同，这既是ERP系统设置货品名称的要求，同时也体现ERP高级加工用途。

（2）多、散、杂订单类企业，客户不断有订单，订单内容也不尽相同，客户数量大，这样的情况下订单随时更新，意味着原料随时变化，单纯靠人工及简单软件无法准确统计需要的原料数量，这样无法安排生产，这类小型企业可以使用ERP进行管理资源计划。产品型号稳定数量不多的小企业则不需要ERP来管理，如密度板和刨花板企业，一旦确定厚度规格和密度后，要有一定的生产周期，短期更改會造成产量低、操作复杂、质量极不稳定、生产费用极大增加等问题，这类企业不需要使用ERP。

有的企业有订单，但是一批订单可能要生产一周或者更长时间，那么原料需求非常容易确定，无须MRP运算及生产计划、加工单等步骤，使用以后反而变得繁琐。

有的企业规模很小，即使订单小、杂，人工使用表格也可确定，企业完全可以将资金使用在完善设备、增加销路等方面，待业务量达到表格无法完成时再上ERP。

4 ERP实践中可能发生的问题

4.1 照搬说明书

有的企业在ERP实施过程中为保证成功，完全按照说明操作，人员设置全面，造成工作量很少，人浮于事，被软件牵着鼻子走，最后从心理上开始抵触，领导认为软件有问题，不适合企业，白白浪费巨大的人力、物力、财力，员工认为软件过于复杂，还不如手工方便实用。是软件融入企业，还是企业硬装进软件，是实施成功与否的关键。

ERP软件毕竟是个电脑程序，设定的程序有一定的固定化，不能随心所欲的修改或是反程序操作。所以在操作流程上应该以适合企业为主，先后顺序、岗位安排、监督控制，都应充分考虑各方面因素。如采购入库，中小企业很多没有采购部，那么怎么进行入库操作，如何保证监督就很重要。采购涉及价格和数量，价格为敏感数据，那么直接由业务来操作显然不合适，库房的人员负责好数量和质量，这样的情况下，可由库房验收后报给财务，由财务人员直接录入，同时财务又不直接同业务联系，利于监督库存。

4.2 人员能力和水平不够

ERP作为整个企业的核心管理系统，牵一发而动全身，比如一个简单的采购，入库数量错误，直接影响生产计划，领料时实物不够，进而影响生产、销售，财务端直接造成应付账款错误。

4.3 培训方法问题

很多软件公司报价很低，安装软件后一般有几天上门培训，然后由企业自行完成数据录入，就开始自行操作。如果是单纯的财务软件或者进销存软件，在简单的操作培训及有部分具备一定能力的操作人员，基本上可以完成软件的使用。但是作为ERP软件，只是简单将相关人员召集到一起，讲讲PPT，就开始实际操作，那么就如平时做数学题，一看都会，一做题不知该如何下手。ERP里有一个环节卡住了，整个系统就无法进行下去。

培训的最佳方法是建立模拟账套，按企业需求一模一样的账套，然后各个岗位人员将现有工作在ERP系统中操作，每个人员单独培训。具体操作时，以现有人员现有工作直接在模拟账套上操作，所有需要在ERP上操作的人员都会以后，软件正式启用就会顺利，避免眼熟手生。这样培训在费用上可能大一些，但是既不影响现有人员工作，又能保证ERP启用不宕机。在ERP正式使用以后，有的ERP用户凭借自己对系统的初步了解，遇到问题随机应变，表面上看及时处理了工作的实际问题，但由于不规范，最后导致后续各种问题的出现。如仓库操作过程中，一些参数选择不慎问题，导致财务数据出现错误。因此企业要设置专门人员，不定期要到现场去，要随时随地培训员工，不断完善操作，让员工依照标准的流程进行操作。这样就能保持员工对系统的熟习程度。

4.4 ERP软件使用中人员问题

中小企业在发展中不断根据自身环境、条件，摸索出各种有效的管理办法，有的岗位人员工作能力很强，但是脾气大，有的能组织，但是不喜欢繁琐或者新的事物。实施ERP，必要的岗位设置好后，对于不适应的人员应首先合理调整流程，在流程无法调整时再调整人员，原则上做换岗调整，最少量的因ERP调整人员，保持人员的稳定性。

4.5 特殊需求

企业在使用ERP过程中会根据需要提出一些特殊要求，这些需求是企业在生产经营过程中积累的经验，应充分给予重视和满足。如A商品是B商品和C商品加工而成，在企业销售时，A商品价格=B商品售价+C商品售价+加工费，企业要求在销售开单时输入B商品售价、C商品售价、加工费，自动合成A商品单价，这样的好处是便于开单人员操作，同时方便财务进行审核，一目了然。ERP里单价是直接输入或者订单里事先设定的，这种情况下就需要做二次开发，在销售开单里单独输入B和C及加工费后，系统自动生成A单价。二次开发工具一般ERP自带，但是因为二次开发是一个系统的工具，最好找专业人员做，并多次重复测试，一旦出现bug后果不堪设想。

ERP的本身就是一个变革，由于各种原因，要想在企业直接进行变革，那几乎是不可能的。实际的操作，可以顺势而为。经常分析领导的管理思路，符合优化方向的，就可以大力配合，搞好ERP权限处理，理顺相关ERP管理流程，完善对应报表体系。企业的变革晚搞比不搞好，除了坚持之外，就是要有耐心等待机会。

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