采办合同管理存在的问题及对策

邹岩

【摘 要】为实现企业的健康优质发展，不能只重视经济效益，还要关注企业的管理方式。企业合同管理的好坏，直接影响着企业的管理水平，因此必须重视合同的管理工作。论文重点阐述了合同的定义、合同管理的概念及意义，并简要分析了目前企业在合同管理方面存在的问题，对此提出了解决办法。

【Abstract】In order to achieve the healthy and high-quality development of enterprises， we must not only pay attention to economic benefits， but also pay attention to the management methods of enterprises. The quality of enterprise contract management directly affects the management level of the enterprise， so it is necessary to pay attention to the management of the contract. The paper focuses on the definition of contract， the concept and significance of contract management， and briefly analyzes the problems existing in the contract management of enterprises， and  puts forward  solutions to these problems.

【关键词】企业;采办合同管理;问题;对策

【Keywords】 enterprise; procurement contract management; problems; countermeasures

【中图分类号】F715.4                                            【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069（2019）07-0025-02

1 引言

随着我国经济的快速发展，一个企业能否在快速发展的市場中立足，关键取决于企业的管理水平，而采办合同的管理又是企业管理重要的一环。好的管理能给企业带来更多的效益，而不良的合同管理，则会给企业造成不可估量的损失。本文重点阐述了合同的定义、合同管理的概念及意义，并简要分析了目前企业在合同管理方面存在的问题，并对此提出了解决办法。

2 采办合同管理的概念

2.1 合同

合同，是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。《合同法》把合同分为十五类，包括买卖合同，供用电、水、气、热力合同，赠与合同，借款合同等等。不同种类的合同调整不同的法律关系，适用的法律不同，因此要区别不同种类的合同[1]。

2.2 采办合同

采办合同是从承包商、服务商、代理商或者厂家处有偿获得工程、物资或服务，并以书面形式明确双方各自的权利义务关系的协议。双方均受到合同法的保护及约束。

3 企业采办合同管理的特点及重要性

3.1 采办合同工期的不确定性

在每一个采办合同中，参与到合同中的人员很多，例如甲方、承包方、施工方、供应商等等，因主观或者客观原因，很难保证每一个环节都能按照项目原有的计划进度实施。这将导致项目工期延长，大幅增加投入的人、物、料成本。

3.2 采办合同管理的系统性

一个采办合同的完成，涉及多个部门，例如技术部、计划财务部、审计监察部、法律部、各需求部门等等。涉及如此多的部门，如何能实现合同信息在各部门间有效地传递共享，提高合同审批签订效率的同时，并能够做到合规合法，这是采办合同管理的核心。

3.3 企业采办合同管理的重要性

对于市场来说，采办合同管理的意义在于提高企业的履约率，提高企业的诚信度，树立企业的品牌和形象，使企业立足于市场，实现长远发展。

对于企业来说，采办合同管理的意义在于一方面提高了企业管理水平，提高了企业竞争力;另一方面提高了企业的履约能力及自我保护能力，避免了不必要的经济损失。

4 我国企业采办合同管理存在的不足

4.1 合同管理制度不健全，权责不明确

企业的采办合同管理制度是一个企业合同签订、执行的重要依据，对企业的合同管理工作起着纲领性的作用。但有一些企业的制度还不太完善，甚至存在漏洞和冲突，使企业在经济活动中承担风险。部分企业由于没有一个好的制度，导致各部门的职责划分不清、职责分工不明确，甚至还存在矛盾和冲突。

4.2 注重采办合同的审批，忽视了合同的执行

目前来说，大部分企业都将监控的重点放在了合同起草、合同审批阶段，而忽视了合同的执行阶段。主要体现在以下几方面：一是不能及时签订变更合同，等到结算阶段，才发现工作变更了，无法结算;二是合同执行过程中出现违约现象，给自己的企业带来损失，但忽略了索赔的有效期，导致无法正常维护自己的合法权益;三是合同档案管理得不到重视，应该留存的资料没有留存好，致使以后出现纠纷时拿不出证据。就是因为企业忽视了合同的执行管理，从而导致产生了以上的各种问题。

5 加强企业采办合同的管理

企业的采办合同管理制度是一个企业合同签订、执行的重要依据，对企业的合同管理工作起着纲领性的作用。企业进行合同管理体系的建设时，应该根据企业的组织架构，完善各部门的职责，使合同管理的职责落实到每个人身上，合情合理地让每个人都参与其中。建立科学合理的采办合同管理制度，在管理上要权责明确、规范科学、程序简洁明了，确保各项程序都有法可依。采办合同管理应实行统一管理模式、建立高效实用的管理台账、各部门职责明确[2]。

5.1 建立采办合同签订前的审查制度

对采办合同签订前的审查，应包括三个方面。一是合同的相对方的资质审查，包括是否有履约能力、是否有违法记录等等。二是合同内容是否严谨，主要包括文字是否有歧义，双方权利义务是否具体明确，合同是否有缺陷，有漏洞。三是我方执行能力审查，是否具有履行该合同的人员、设备、物资等。通过建立采办合同审查制度，可以事前就将合同风险分析清楚，待合同签订时就可以使我方处于有利地位。

5.2 全面推行采办合同的全流程管理

随着我国经济的快速发展，企业合同的签订、管理也面临着各种各样的风险。一个對合同管理进行从订立到执行结束全方位监控的企业，可以在市场竞争中占据优势地位。在合同签订前，采办合同管理人员应当会同本公司业务部门人员、技术人员、财务人员、审计师等对合同相对方的资质进行审核把关，对他的履约能力、诚信度进行充分调研[3]。必要时，还应进行现场调研，没有问题后，应组织相关各方，根据业务实际情况，进行合同的编制。企业还可以建立示范合同文本库，使合同文本更加标准化，减少合同签订时的漏洞。如果使用的是相对方的版本，就要对合同进行认真研究，确保其可行性，检查是否有不利于我方的条款，或者是不是存在平等条款。

5.3 加强相关人员法律培训教育与队伍建设

企业采办合同管理工作做得成功与否，除了制度的保障以外，合同管理人员自身水平的高低，也对合同管理的质量有着影响。第一，在一般大中型企业，专业的合同管理人员选拔时，需要法律本科以上学历，或者有相关的从业资格证，有相关工作经验，对企业的合同管理有相当的了解的应聘者择优录取。不能简单地将法律方面的工作外包给律师事务所。第二，定期对采办合同管理人员进行相关业务知识的培训，除了合同法、经济法等相关法律法规方面的培训，还要加强企业管理方面的知识、企业所在行业标准等相关知识的培训。第三，定期到各需求部门、业务部门进行深入调查研究，了解各部门真实需求，企业真实操作流程，更好地将业务与合同管理相联系，做到融会贯通。

5.4 严格进行合同交底

应该有专职的合同管理人员向项目经理、安全管理人员、合同执行人员进行交底，交代合同背景、合同工作范围、合同执行期限、合同风险防范措施等，对于合同执行过程的风险点进行重点阐述，并形成记录，与合同文本一同存档，形成完整的合同档案。

6 结语

总之，合同管理是一个系统而又烦琐的工作。因此，企业不仅要重视对合同审批、签署的管理，也要关注对合同签订后执行的管理。对合同的管理也要从上到下，贯穿各个部门，发挥企业共同的力量，齐心协力、力求严谨完善，一起做好管理工作。不仅要严格管理，也要不断地对合同管理工作进行研究，以适应不断变化的市场经济形势，提高企业自身的竞争力。

【参考文献】

【1】王薇 谢京涛.企业采购合同管理中的问题与对策[J].起重运输机械， 2018（5）：145-148.

【2】吕风梅.施工合同管理与风险控制措施探究[J].河北企业，2018（1）：15-16.

【3】孟春.采办合同全生命周期管理浅析[J].中国物流与采办，2016（6）：76-77.