新时期档案收集工作中存在的问题及对策

何聪聪

【摘要】基于对新时期单位档案收集工作中存在问题及对策的研究，首先，阐述收集与使用脱节、信息技术使用是如今新时期单位档案收集工作难点。然后，分析新时期单位档案收集工作中存在重视程度有待加强、收集工作不规范等问题。最后，为保证新时期单位档案收集工作顺利展开，并充分发挥作用，给出加强档案意识、建立档案收集工作考核与奖惩机制、制定并实施有效的控制手段等有效措施。

【关键词】单位  档案收集  工作人员

档案收集工作在单位发展占据重要作用，在单位各项档案业务中，档案收集是最基础工作也是最关键工作。档案收集到信息资料是否真实会对后续档案工作以及档案使用产生影响，只有做好档案收集工作，单位内各项档案管理等工作才能有序進行。保证档案信息资料的准确性与真实性，为单位决策者提供科学依据。在如今新时期下，档案工作已经成为增强市场竞争力的关键因素。所以，本文将针对新时期单位档案收集工作中存在的问题及对策等内容进行相应阐述。

一、新时期单位档案收集工作难点分析

（一）收集与使用脱节难点

在如今新时期中，我国社会经济发展尤其迅速，而且各项改革工作正在逐渐推进当中。所以，社会市场中对档案的要求也随之提升。所以，单位档案收集工作将会面临诸多难点，其中档案使用与档案收集脱节情况较为严重，会对单位档案利用产生影响。

（二）信息技术使用难点

随着科学技术的不断发展，各个单位已经逐渐实现信息化建设。所以，在单位档案收集中也逐渐利用各类先进技术以及软件等，档案管理工作以及档案收集等工作已经朝着信息化方向迈进。但是随着先进信息技术的使用，致使档案资料真实性存在问题。与此同时，档案收集工作的难度也随之增加。

二、新时期单位档案收集工作中存在的问题

（一）重视程度有待加强

在单位工作与发展中，许多单位领导者与管理者将创造更多经济效益与社会效益放在工作首位，对档案收集工作以及管理工作等造成忽视。针对档案收集工作并没有建立相应管理制度与管理措施，导致档案中的信息缺乏完整性，而且真实性也无法保障。尽管有部分单位构建相应管理制度，但是并没有落在工作实处。

（二）收集工作不规范

在单位当中，存在部分单位对于资料的收集、整理、移交和保管等环节步骤不规范等情况，例如，档案资料收集过程中，归档文件不齐全，文件丢失、编号重复，文件具体时间与形成的时间存在出入，一些文件只存有正文，而缺少发文卡，甚至有的文件无任何公章。

三、新时期单位档案收集工作有效对策

（一）加强档案意识

在如今新时期下，单位档案收集工作想要实现标准化与规范化，并且充分发挥自身最大作用，促进单位更好发展。不仅需要档案管理部门肩负起自身责任，还需要单位内各个工作人员的配合与帮助。所以，单位档案管理工作人员需要积极向单位领导、管理者以及工作人员宣传档案收集工作重要性，提高单位全体工作人员档案意识。尤其要取得领导的支持，只有领导加强对档案收集工作的重视，才能够结合单位档案收集实际情况，制定出相应管理制度与管理措施。保障将各项档案收集工作落在实处，每位工作人员及时发挥作用，做好自身工作，使档案收集的完整性与真实性得到保障。比如，在单位内落实档案知识培训工作，保证每一位工作人员参与到培训课程中，提升档案意识，保证档案收集工作顺利展开。

（二）建立档案收集工作考核与奖惩机制

基于对制度的建立和完善对相关工作人员的责任进一步明确，将归档的结果和最终的业绩相联系，进而全面地调动工作人员的工作热情，积极主动地将档案收集工作做好。制定的考核与奖励机制应该涵盖以下几个方面：一是考核依据，考核制度一定要有理有据，严格执行《档案法》的法律法规。考核内容要针对工作人员不同的责任范围与归档最终时间、范围等质量进行考核。档案部门必须按照单位内部的具体职能，对材料文件的变化及时掌握，考核形式要做到灵活、具体和全面。考核评价实施量化分级考核，最终考核成绩与每个工作人员奖金挂钩，做到有惩罚也有奖励。

（三）制定并实施有效的控制手段，确保档案收集的完整性与系统性

为了保证档案收集的完整性与系统性，需要实施有效的控制手段，如预约收集、现场收集等。预约收集指的是在收集相关工作中结合之前的经验与实际情况，预见可能产生的材料档案，档案工作人员对布置的工作进行公布，如档案材料产生的名称、条款、归档时间与要求等。现场收集要求档案部门全程参与验收与鉴定，对对归档的文件必须及时归档验收处理，例如科研课题材料、项目设计、评审鉴定会议材料等，对于不合格的材料档案要通知单位在规定时间内收集完整，更改错误。

四、结束语

综上所述，在单位不断发展过程中，档案管理工作在其中发挥着不可替代的作用。在如今新时期，档案管理工作已经成为单位更好发展的关键因素。想要做好档案管理工作需要首先完成档案收集工作，档案收集是各项档案业务的关键。所以，单位领导需要认识到档案收集工作对单位发展重要作用，提高对档案收集工作的重视，在单位内更好落实档案收集工作。保证每一位工作人员能够积极参与到档案收集工作中，为档案收集工作贡献出自身力量，从而为单位未来更好发展奠定基础。

参考文献：

[1]蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策[J].兰台世界旬刊， 2015，（S3）.

[2]田东红.信息化背景下企业档案收集工作困境及策略思考[J].石河子科技，2015，（2）.