高校薪资内控管理的现实困境及化解路径——以WZ学院为例

潘源源

（温州职业技术学院 计财处，浙江 温州 325025）

一、引言

2012年12月，财政部印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会【2012】21号）（以下简称《规范》），强调各单位要重点关注预算管理、收支管理和政府采购管理等六个业务管理。而作为管理内容重要组成部分，汇集了人力资源管理和财务管理并涉及全校职工的切身利益的薪资管理却不在该规范重点关注之列。正如当前高校薪资工作主要侧重于薪资的计算和核算，而忽略了其内部控制的情况[1]。薪资管理指制定合理的工资发放制度及系统，包括设计薪资酬劳的标准、薪资的组成部分、薪资的发放政策、发放办法和原则，也包括工资薪金的核算[2]。若对薪资缺乏内部控制，则可能出现人事、财务人员的舞弊。基于目前高校中普遍存在的重核算、轻内控的事实，文章结合笔者薪资核算工作的实践经验，通过COSO理论分析WZ学院目前存在的薪资内控问题，提出建立有效的内控环境，设立薪资目标风险，并利用信息化优化薪资核算工作流程和加强内部控制来提升薪资管理工作，避免人为薪资过程中的错误和舞弊，以期推动薪资内控管理工作迈上新的台阶。

二、薪资内控管理工作的现实困境

COSO（Committee of Sponsoring Organization）委员会，又称“内部控制委员会”，其在1992年发布的《内部控制整合框架》，被公认为是目前最为权威的内部控制概念[3]。财政部最新发布的《规范》在很大程度上也是受到COSO的影响[4]。根据该COSO的定义，内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息的沟通与交流、对环境的监控五个要素。文章基于这五要素来分析WZ学院薪资内控管理工作中的困境。

（一）缺乏有效的控制环境

控制环境指高层管理者重视内控建设，它是实施一系列内控制度的基础。薪资内控管理的控制环境包括薪资内控制度是否健全，薪资岗位设置及权责分配是否合理，岗位人员是否具备准入机制且有接受后续培训[5]。学校的管理层和治理层对薪资内部控制的不重视，内控制度执行意识的淡薄，责任分配与授权的不到位和职工素质良莠不齐等都会使得控制环境相对弱化。如WZ学院通过落实《规范》来防范校园管理中的风险点，但该文件中提及的重点风险评估点并未包括薪资管理，从一定程度上导致领导层面未着重关注薪资方面的内控工作。

目前，该学校相关内部薪资管理制度和办法还不够完善，存在薪资工作内部控制制度不健全风险。由于缺乏健全的薪资岗位责任制还使得该校在组织机构和岗位设置方面存在风险。健全的薪资岗位责任制应包括岗位职责、任职资格、奖惩条例等，这些有利于薪资岗位员工明确工作责任，有效执行本职工作。目前WZ学院采用二级学院管理结构，每月由各个系部负责薪资造册，人事部门负责行政部门造册。所涉及薪资岗位的人员较多，而对于该岗位的设置和责权的分配所设置的岗位责任制文件规定的并不尽详细。由于工作内容不确定、奖惩条例不明确等易造成内部控制机制的漏洞。此外，部分薪资岗位人员已在相关岗位工作数年甚至十多年，从未进行岗位轮换，且关键薪资岗位人员在诸如新系统软件的培训、Excel软件的学习、国家新颁布的薪资相关政策的学习等后续培训方面尚不够积极。

（二）缺乏科学的风险评估

风险评估指“管理层应考虑各种可能会阻碍其目标实现的外部环境及内部管理模式的变化；通过动态和反复的过程来识别和评估风险，为决策提供基础。”[4]薪资内控工作的风险评估应通过设立薪资工作中的目标风险，进行及时的风险识别与科学分析，并迅速采取应对策略。在传统的管理思维方式和最新的内控文件指导下，现有且不被重视的薪资工作缺乏科学有效的目标风险。该校管理层在对薪资业务以及与其相关岗位上，暂未明确设立相应的风险管理目标，因此也未建立薪资内控的风险识别、评估和应对机制。

该校未建立风险评估机制易造成薪资管理过程中出现如下风险问题：造册时，可能出现漏造、多造或者错造；薪资核算时，可能出现核算错误，经费归口出错；薪资发放时，可能出现出纳修改发放金额等风险。薪资问题关系到职工的切身利益，缺乏对薪资内控的风险评估会导致对薪资内部控制活动的缺失，从而影响职工切身利益。

（三）缺乏强有力的控制活动

控制活动指管理者结合风险评估的结果，通过制定和实施一系列的内部政策来降低风险，将风险控制在可承受的范围之内[4]。由于该校尚未建立起科学的薪资风险评估结果机制，造成缺乏强有力的控制活动，内控管理方面存在的问题得不到有效解决。

人事部门在薪资造册执行过程和财务部门的薪资发放执行过程，相互间缺乏监控易导致造册和发放过程中出现舞弊情况。考勤等薪资政策是否执行到位也未受到监督。有关部门每月未提供工资扣款的附件内容，导致财务部门无法知悉并核实扣款的具体内容。经费归口管理方面，系部返聘教师的薪资支出由学院承担导致系部可以在不考虑本系人员经费预算的前提下，随意返聘退休教师为本系服务而不加重本系人员经费负担。

除以上提及的几个风险点外，该校曾出现某系部外籍教师离职后，人事部门仍给其造册发放了四个月的工资，直到因工资卡被注销，工资发放失败，财务部门反映工资卡问题时才发现该外籍教师已经离职的事实。正是由于缺乏强有力的控制活动导致该事件的发生。

（四）缺乏有效的信息与沟通

信息与沟通指及时准确地获取薪资相关的信息，继而生产和使用该信息来为薪资内部控制提供运行支持，同时加强内外部之间的信息传递，使有效的信息在内外部之间得到应用[4]。当前高校普遍存在信息不公开，各部门间缺乏信息交流，“信息孤岛”现象明显的情况。部门间的信息不畅，亦会带来薪资内控盲点。以文章所举的学院为例，薪资造册时所涉及的岗位薪金标准、薪资的发放政策等相关政策，除经办部门外其他部门无从查询。此外，工资的核算方法、年终奖的计算方法、五险一金的扣除标准等均不为财务部门和其他部门所了解，由此易造成金额的误造和纰漏不易被发现，造册过程中的漏洞不易被监控。

该校目前缺乏数据共享的基础，使用的薪资软件无法实现人事部门、财务部门和其他相关部门之间的数据共享。若人事部门修改入职、离职人员信息或员工薪资数据时，财务部门无法及时掌握变动情况。且财务部门以及其他相关部门很难通过系统软件直接获取人事信息和薪资信息。自2019年新个税法全面执行之后，该校无法通过税务APP获取职工的附加扣除信息，导致当月个税需在下月工资中补扣。这一流程使每月薪资核算过程更加繁琐，给各相关部门增加了工作量，而部门间对扣款金额的沟通又存在诸多不畅，增加了潜在的薪资错误风险。

（五）缺乏严格的监督活动

监督活动指通过选择和实施对内部控制的健全性、合理性和有效性进行监督检查与评估，确认内部控制的各要素存在且运行[4]。一般的监督活动分为内部监督和外部监督两部分。薪资工作的内部监督指单位内部的部门间的监督，如人事部门对系部的监督、财务监督和纪检督察等。外部监督指来自外部的财政部门、审计部门和纪检督察部门等或是社会公民的监督活动。

在该校的薪资和核算过程中，系部造册的工资册由人事部门负责校对审核，而人事部门造册的工资册则由人事部门内部校对审核，且这一审核过程缺乏财务部门的监督，未实现有效的内部监督[6]。

随着校园信息化建设的进行，纸质工资条已被网络工资查询系统所替代。但当前该校网络工资查询系统更新滞后，学校职工无法及时查询到自己当月收到的薪资明细，校内临聘人员更是无法查询到自己的薪资明细，导致薪资的外部监督无法有效实现。

三、薪资内控管理工作的化解路径

文章基于COSO理论对高校的薪资内控体系从内控环境、目标风险、控制活动、信息与沟通和监督活动五个方面进行构建。构建思路见图1。

图1 化解路径的构建思路

（一）通过制度的建立优化内控环境

有效的内控环境，是建立薪资内控管理工作的基础。首先，应在《规范》指导下，参照COSO理论并结合该校的自身实际，制定内部薪资管理制度和办法，建立起有效的内控机制体系，有效保障薪资管理的高校运作。可以从以下两方面入手：一方面是优化现有的管理制度，规范科学落实；另一方面是各系部间建立起有效的协作监督机制，促成新的内控体系落地生根。内部薪资管理制度和办法应包括薪资的管理体系、薪酬的标准、发放政策和办法以及经费归口等。此外，每月工资的构成及计算方法、月度年度奖金考核办法及计算方法、每月工资的固定发放日期和通过银行发放的规则等需要明确，且有文件可待查。

其次，该校应合理规划人事部门、财务部门和二级学院部门的薪资岗位权限职责，通过修改薪资工作岗位职责，明确薪资岗位人员的职位要求、岗位责任、考核方法和奖惩条例等，健全薪资岗位责任制。薪资岗位人员必须具备一定的薪资知识、财务知识和计算机操作能力。薪资人员还需要在平时加强相关业务培训、拓展和职业道德教育。一方面，财务部门的薪资核算人员应该通过参与预算、核算和决算的财务管理过程，提升薪资管理方面的业务水平；另一方面，人事部门和二级学院的薪资人员需要吸收和借鉴国内外薪酬管理经验，并利用数据分析，通过对岗位性质薪金和职称类别薪金等的分析，为学校决策层对薪酬体系优化整合，满足职工的薪酬期望提供数据支持[7]。

再者，学校需要依据岗位职责等文件对薪资岗位人员的工作要进行年度评价考核，并实现该岗位3—5年的换岗管理制度。

（二）通过设立目标风险制定内控制度

根据COSO理论中对风险评估的定义，文章认为应该通过薪资造册、核算、发放的薪资流程，设立薪资内控管理的目标风险，并在此基础上建立应对机制。

首先，在薪资造册时，目标风险应聚焦在人事变动和考勤。人事变动是薪资造册的基础，人员的变动直接影响当月该校薪资的总金额。保证每月人事变动及时更新可以杜绝人员虚增发放工资、人员离职后仍给其发放工资，以及随意变更他人工资的情况。为此，薪资核算系统应录入全院所有在工资薪金核算流程中的人员，各部门需要保持人事变动线上线下一致，人事部门对每月的人事信息变动负责。人事部门每月提交附件供财务部门复核，财务部门薪资核算人员校对每月人事变动信息，确保人事信息变动准确一致。考勤记录是每月薪资核算的基础，须确保其准确无误，以保证系统通过当月考勤自动计算当月的基础工资。因此，全院要执行严格的考勤制度，部门负责人对部门职工的每月考勤情况负责，人事部门需要保证考勤信息校对及时无误，财务核算人员每月核对假单与系统报表是否一致，防止出现考勤漏洞。

其次，在薪资核算时，目标风险在于核算项目、经费归口以及核算准确性。核算时，要明确项目归类标准，以达成年度内的薪资核算项目一致的目标，如此既方便财务部门核算人员每期的薪资复核，又方便职工的工资查询[8]。此外，所有额外的津补贴和零星扣款项目都应提交附件以便财务部门核算人员校对，防止出现乱发放和乱扣费现象。另外，基于目前的情况，核算过程大多还需要依赖手工操作，因此操作过程中出现错误的可能性较高，如经费归口错误以及核算准确性的问题。面对手工操作带来的风险，一方面，可利用信息化和云财务技术的发展，实现核算自动化，经费归口自动化；另一方面，有必要加强核算的复核工作，使核算失误能够被及时发现。

最后，在薪资发放时，目标风险是发放信息错误。发放的信息提取有误，或者信息在转发至银行时被变更都会造成发放结果有误。如果发放信息出错，而后续缺乏发放复核，且职工无从查询工资明细时，那么存在的错误和舞弊就不会被发现，职工的利益就会受到损害。因此，在薪资发放名单制作时，应采用信息化技术提取发放信息，减少手工操作中的错误。此外，在银行发放完成后，人事部门要及时对财务部门进行薪资审核，防止财务部门更改个人实际发放金额，谋取私利的舞弊行为。

（三）通过信息化的发展实现内部控制

在信息化技术发展的前提下，学校可以通过对技术的利用实现COSO理论中控制活动、信息与沟通和监督活动三个因素在薪资内控管理工作中的应用。学校应将完成修订后的薪资管理制度和办法在校园网络办公OA系统中公布，以供职工查阅。发布的政策应包括薪资构成政策、岗位薪金政策、工资的发放政策和发放办法等。此外，当政府颁布新的人事政策和薪资政策时，人事部门也应积极修改相关的政策，并及时通过网络宣传和解读，让职工了解并学习。通过相关薪资政策的公布，让财务部门了解工资、奖金的计算方法，帮助财务部门实现对薪资造册环节的监督，为实现该校内部监督提供有利条件。此外，人事部门、财务部门及相关系部实现信息共享，职工查询工资信息便捷等也是加强了薪资活动的外部监督。

图2 薪资核算系统架构思路

信息化的发展可以在技术上支持学校开发并应用新的薪资核算体系[9]。新的核算体系应该实现系统考勤异常提示和校园各部门间的数字资源共享等。文章认为，该院校可以开发集人事管理和薪资核算一体的软件系统。每月的考勤异常，如迟到、早退或者未打卡等，系统均可于报表中显示，供各相关部门查询及处理。此外，人事部门和各相关部门都能通过统一的系统软件进行工资薪金方面的信息录入，财务部门可使用该软件进行数据汇总核算和报表生成。人事部门主要负责全院所有人事信息的录入和修改，以及每月院部薪资数据的录入。各相关部门负责本系部的薪资数据录入。个税信息收集系统可与该软件系统对接，全院职工的六项附加扣除信息可在此系统中共享。通过系统考勤和全院薪资数据的共享，自动计算全院人员薪资，实现个税当月发生当月扣除，简化各部门薪资岗位人员的工作压力，且优化软件功能，使软件可以在根据薪资数据录入部门的不同，自动归结经费来源，减少核算人员手动计算的差错，当经费超出部门预算时，系统自动提示错误。再者，财务部门通过薪资核算软件可直接获取全院人员的基本信息和每月薪资数据，通过软件的报表选项，选取所需要的薪资信息，直接导出统计表格[10]。如此可改变财务部门核算人员每月手动合成来自各个部门的Excel表格的现状，简化流程，规避手工操作过程中的遗漏和失误。该软件还可与校园办公系统对接，共享每月的职工薪资明细，供职工在办公系统中查询。

通过上述分析，新的薪资核算系统架构思路如图2所示。

文章期望利用信息化优化薪资核算工作流程和加强内部控制来提升薪资管理工作，以此来避免人为薪资核算过程中的可能出现的错误和舞弊情况，以期推动该学校的薪资内控管理工作得到进一步优化。