浅谈农机电子档案的安全有效管理

周卫务

摘 要：近年来，档案管理的信息化、电子化已成为我国档案管理事业的常态，鉴于农机设备在促进我国农业生产发展和“新农村”建设中的积极作用。因此，做好农机电子档案管理工作，同样意义重大，也是当前我们农机管理工作的一个重要课题。本文结合多年档案管理经验，具体从“加强安全管理，维护农机电子档案信息安全”“加强技术投入，为农机安全管理提供科学数据支撑”“强化信息安全，实现信息共享”三大方面，就如何做好农机电子档案的安全、有效管理进行了比较详细的分析探讨，以供参考。

关键词：农机电子档案;安全;有效;管理

当前，我国农业发展已经从传统农业迈入机械化、产业化、科技化、现代化的行列，越来越多的高精尖農业生产设备在促进农业生产发展和“新农村”建设中发挥着重要的积极作用。因此，不断提升农机档案管理水平，不但是农机安全管理工作的重要组成部分，更是保证各地市/县农业发展的重中之重。具体到农机电子档案，做好该工作，对于促进农机档案资料的整理、保管和利用，从而为农机安全生产监督管理提供更科学、标准、规范的服务有着重要的意义。但另一方面，因电子档案的特殊性质，以及我国各档案管理部门在这方面起步较晚，故实践工作中仍存在一些问题，比如信息安全问题以及服务功能问题等。基于此，本文结合多年农机档案管理经验，就如何做好农机电子档案的安全、有效管理进行分析探讨，以供参考。

一、加强安全管理，维护农机电子档案信息安全

相较于传统纸质档案管理，电子档案具有明显的传输便宜、易于查找以及处理迅速等多项优势，因此近年来随着我国信息数字化的快速发展，农机电子档案在农机管理工作中已呈常态化，在提高农机档案信息的实效性、增强农机档案的社会服务功能等方面发挥了重要作用。但也由于电子档案性质的特殊性，这也就决定了其在使用过程中不可避免地会给农机档案管理工作带来了一些与传统纸质档案管理不同的安全问题。概括起来，主要表现在如下几大方面：一是计算机系统自身具有较强的不稳定性。总体而言，计算机系统虽然近年来发展迅速，但作为新兴产业其本身还远没有达到完善的程度，如无论是硬件还是软件都有一定的薄弱环节，硬件的物理损坏（如硬盘的损坏、设备的使用寿命到期、外力破损等）、操作失误（如删除文件、格式化硬盘等）以及软件的被篡改、盗用、破坏等安全性问题长期存在，尤其是计算机软件一旦被修改或破坏，不但会造成数据的泄露或被截取，甚至可能造成整个系统的瘫痪，危害巨大。二是计算机病毒的潜在危害无所不在。计算机病毒具有强大的隐蔽性、传染性、破坏性以及攻击的主动性、针对性、衍生性等，因此一旦遭遇病毒攻击则将可能会给农机电子档案带来不可想象的巨大危害。三是农机电子档案信息载体本身具有一定的不安全性。传统农机纸质档案的安全技术方面更多的是强调妥善保管，严格遵循管理制度借阅、利用档案等，而农机电子档案的科技性则决定其在安全技术方面要求更高，电子档案的载体尤其磁性载体一旦保管不当，很可能出现老化和磁性的自然衰减，从而造成农机电子档案信息的丢失或读出错误。综合以上分析，要切实维护农机电子档案的信息安全，我们必须针对性地根据电子档案的特性和存在的安全隐患，强化安全管理，从严格确保网络设备的物理安全、网络的系统安全、应用系统的安全以及电子档案载体的安全等方面切实采取针对性的措施。以网络的系统安全为例，主要措施包括将网络分成不同安全级别的网络段、采用信息加密技术等等，又如针对农机电子档案载体可采择优选购好产品、保证电子载体工作环境良好、做好定期的检测和拷贝以及严格执行双备份制度等，从而全方位地做好安全防护措施，以确保农机电子档案在发挥其优势的同时又能有效保证信息的安全。

二、加强技术投入，为农机安全管理提供科学数据支撑

实践中，由于电子档案具有内容众多、数量庞大、种类繁杂等特点，如以种类划分来说，就包括拖拉机、微耕机、联合收割机、大型农业机械、果蔬烘干机等各种海量数据，此外这些农机设备下的各项指标同样是农机电子档案需要收集、整理的信息，因此，面对如此庞大、冗杂的信息量，管理人员在收集农机设备的各项指标和数据时不但工作量庞大，且在实践工作中，因种种原因，依然存在一些突出问题。如，农机设备的使用性能和安全指标往往呈现波动状态，这也就决定了电子档案系统的数据必须处于不断的更新状态，以保证数据的保真性和时效性，这也是保证农机设备安全性的一个重要基础，然而目前这依然是电子档案管理工作的一个薄弱环节。又如，当前各地市/县农机设备的电子档案管理系统虽然已经基本上形成，但在内容存录方面依然存在大量缺口，基本上只收集了大中小型拖拉机、微耕机、联合收割机等农业机械，其余农机设备的电子档案系统尚待完善。此外，虽然目前农机设备的管理在总体上更侧重于小型、大中型拖拉机、微耕机、联合收割机等，对其他农机设备缺乏数据的收集，但仅大中小型拖拉机、微耕机、联合收割机等农业机械便包含了大量的信息，档案管理人员在管理过程中难免存在一些混乱，从而可能导致数据难以寻找，不利于电子文件的查阅、利用，从而造成电子档案的资源利用度定不足。以上这些，都不利于农机电子档案管理为农机安全管理工作提供科学、全面必要的数据支持，极大地削弱了农机电子档案的服务功能。因此，如何在海量的数据管理工作中合理地对这些数据进行整合和利用，以通过完善的电子档案管理实现对农机设备的安全管理，也应当是我们档案管理工作应关注的一个重要问题。针对以上问题，加强技术投入是根本。首先，针对电子档案管理系统的数据更新问题，在条件许可的情况下可以建立一个实时的安全监管系统，从而既有效缓解了以往工作中反复收集农机设备的数据以及对比农机设备的数据等繁琐难题，又能实现对数据信息的不断更新采集，大大提升工作效率。其次，针对农机电子档案缺口大，利用度较低的问题，应从源头上入手加以解决，比如在经销商出库时就形成农机设备数据库与用户的信息，如此既能更方便农机安全管理部门管理，又大大减少了以往对于这方面的财力、人力投入，更能有效确保信息收集的完整性、时效性，如此，才能最大效率地为农机安全管理提供保障。

三、强化信息安全，实现信息共享

当前我国虽然各单位各部门基本都实现了信息化、电子化，但信息共享困难，交叉管理的现象依然长期存在，具体到农业机械相关信息的管理依然如此。具备道路行驶基本功能是当前大型农机设备的基本功能，也因此使得农业机械信息实际上虽然属于农业部门监督与管理的基本信息，但针对农业机械工具交管部门也颁发了专门的号牌进行统一的管理。从原则上说对于这些数据信息的采集工作，交管部门基本上是按照农机监理部门提供的原始档案来进行管理的，但实践中很多地方的农业机械“一牌多机”“一机多牌”甚至是无证无牌的现象依然长期存在。究其原因，一是农机设备在录入登记过程中可能出现误操作，二是由于交管部门与农机监理部门之间的农机原始数据信息不一致所致。如此，既影响了农机电子档案的统一管理，同样给交通管理埋下巨大的安全隐患。要解决该问题，关键是加强信息安全的原则下实现信息共享。因此，实践中，在完整录入农机电子信息并结合不同类别做好分类管理后，应秉承信息资源优化处理的原则在可控范围内按照行政职能的有效划分实现电子信息资源的共享。但由上文分析我们知道，网络环境下农机电子档案本身存在较大的安全隐患，因此在实现电子信息资源共享的过程中一定要强调对信息资源的调取、下载、传输的安全性。尤其是针对一些实践中可能出现的需要透过非涉密计算机进行数据调取的情况，在调取过程中一定要严格做好与外网信息之间的物理隔绝，严禁采用未经安全防护措施检测的物理数据存储器对数据进行备份操作，如此，才能最大化地确保农机电子信息的完整性与安全性。

总之，档案在农机安全管理工作中发挥着重要的作用，近年来，随着我国农业机械化发展步伐的越走越快，我们不但要做好农机电子档案的安全有效管理，以充分发挥其应有的服务功能，更应该在档案管理过程中不断结合实际情况，积极、主动地探索新的管理方法和策略，从而为农机推广与利用提供更为有效的支持。

参考文献：

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[3]王桂玲.完善农机电子档案管理的意义及措施[J].民营科技，2016（6）：101.