关于解决工程档案前期资料收集难的问题的对策研究

张宇

摘 要：随着我国基础工程建设发展越来越快，工程项目也逐日增加，对于建筑工程的建设质量要求也越来越高。在工程档案中，档案的前期准资料收集是极其重要的，它是进行工程项目建设和工程档案工作的基础。同时工程档案前期资料的收集质量和工程进度也有了更高的要求，这就要求对工程档案必须进行有效合理的管理，并且前期收集的资料对工程结束后的维护和管理也很重要，因此，必须对工程档案前期资料收集难的问题进行深入研究并提出有效的解决措施。

关键词：工程档案;工程档案前期资料收集难;原因;解决对策

工程档案是指对整个工程项目的资料进行收集整理并进行合理管理，使整个工程的资料记录完整，可供查询。工程档案前期准备资料属于工程档案的一部分，是工程项目进行前的各项工作的记录资料，在工程项目进行立项，项目勘察及招投标等环节中形成的有一定保存价值的文件资料。做好前期资料收集工作，保证收集资料的准确真实是工程项目能顺利开始的前提，也是工程档案工作的基础。

一、工程档案前期资料收集工作的现状

工程档案前期资料主要集中在工程的准备阶段，主要包含工程立项的资料、工程设计文件、招标投标文件等工程项目文件[1]，而在前期准备周期较长的工程项目中，进行项目资料的收集是极其困难的，周期长也就意味着项目资料涉及的层面较多且也复杂，使收集工作进行艰难，不易顺利完成。

二、影响工程档案前期资料收集难的主要因素

（一）人为档案意识不足

工程项目中的管理人员以及技术岗位的相关工作人员对工程档案的不够重视，也没有意识到工程档案对工程项目的重要性，进而档案意识淡薄，对于工程档案前期资料收集工作也不够重视。

（二）档案管理制度不健全

现阶段的档案管理工作并没有完善的管理体系，管理制度也不完善而且制度实施也未落实到位，制度执行不彻底，在工资绩效中档案工作也不包括在内，与工资没有关联，这样也就使得管理人员工作积极主动性不高。

（三）档案管理人员综合素质较低

在档案管理工作中，进行管理工作的相关人员并不完全是在职人员，有很多都是兼职人员，只是被动性的进行工作，有的甚至对工程项目的前期工作都不甚了解，收集方式也较单一，而且对工作标准和工作内容等也不明确，致使档案前期资料的收集或有遗漏甚至出现可能丢失的情况。

三、解决工程项目前期资料收集难的对策

（一）提高档案意识，积极配合收集工作

目前，人们对工程档案的认识不足，甚至是参与工程建设的工作人员也对此意识不足。在工程档案管理工作中，要加强档案员的业务工作能力，提高对档案管理的重视程度及职业素养，同时在在工程项目上的工作人员及管理人员也要加强对档案管理的意识，清晰认识到资料收集工作的重要性，并积极配合档案员进行前期资料收集的工作，而且相关领导也要对档案工作足够重视，使档案管理工作人员保持工作岗位稳定性，并在工作分配上选择综合素质较高的人员进行档案管理工作。

（二）前期资料收集与工程前期工作步调一致

在工程档案管理工作中，之所以会出现资料收集难的问题，主要是有的工程前期准备周期较长，要经过多个环节进行前期工作准备，所涉及的相关部门繁多相关工作人员也就更多，在工作中稍微出现一点疏忽，就会导致材料的遗漏或者不准确，因此在进行前期资料准备工作时必须与工程项目的准备工作保持一致，从整体上进行合理布局，使二者的工作协同开展。

（三）档案收集方式多样

在进行工程档案前期资料收集的工作中，因为收集资料范围较广，每个环节都要进行资料收集工作，收集资料的过程也很复杂多变，所以要与工程项目人员进行有效沟通进行相互配合，并且要对工程的前期准备工作进度进行实时掌握，在工程建设进行重要活动时要积极参加，掌握项目的实时进展。同时在工程前期准备工作的每个阶段以及各阶段进行的工作内容、工作程序、工程用料等情况进行及时了解和掌握，对于每一项内容都要准确掌握[2]。在进行前期资料收集归档的过程中，档案管理人员需为专职指派，对档案收集情况进行监督检查，并与工程项目随时联系，在项目的每个阶段性工作完成之时对资料进行及时收集和归档。资料收集也需要各个部门的协助配合，尤其在某阶段性项目完成后要及时将工程资料整理上交，但实际情况是总有延迟上交的情况发生，因此在档案管理制度规定时间内对资料没有及时上交的，要进行书面通知及时催交，必要时上门催交，或者找相关领导协助催交资料[3]。

（四）创建档案收集的责任保证体系

第一，档案管理相关部门进一步完善档案管理制度。现在的档案管理制度还存在诸多缺陷，必须对其加以完善，才能使档案管理更加有效的协助工程顺利开展。因此在依据现有国家和地方政府对工程项目档案管理制度的基础上，对其再加以完善。要结合现在的工程项目发展的实际情况，进一步明确档案资料的收集标准及收集范围等。

第二，在收集工程档案前期资料时，对每一项的资料都要进行认真核实，并明确其收集渠道，在管理档案制度中明确规定档案业务流程，并且在前期资料收集过程中明确相关部门的部门职责，确保每个收集资料的阶段都顺利进行。而且资料收集工作也要成为相关工作人员的工作绩效考核的一部分，使其对资料收集更加积极认真。

第三，在工程完成立项之后，要与工程设计等相关收集前期资料的单位进行承诺合同的签订。这样对于进行工程档案前期资料收集工作的相关单位来说，起到监督制约的作用，对于前期资料的真实准确、系统完整以及及时递交等都有保障。

第四，在资料收集过程中，因为受工程自身各种因素的影响，使资料收集工作较难，这就需要资料收集的相关单位与工程中的各个相关部门相互配合，密切协作，在档案资料收集时进行有效沟通及时协调，避免在前期资料收集时造成资料的遗漏。

四、结束语

工程档案前期资料的收集工作是工程档案管理的重要组成部分也是最基础的环节，它对档案管理具有重大意义，因此在工程建设中要充分认识到它的重要性。针对收集资料难的问题，不管是进行资料收集工作的相关单位还是工程项目的相关部门，都要正确认识这项工作的重要性，并且二者要做好自己的相关工作，互助协作，进一步保证前期资料工作的顺利进行，促使工程项目能够顺利开展工程建设。

参考文献：

[1]刘凤华.工程档案资料管理的问题与对策研究[J].辽宁科技学院学报，2018，v.20;No.82（02）：107-108+110.

[2]合晏.加强工程档案管理的对策研究[J].办公室业务，2014（5）：86-87.

[3]吳忠元.施工企业收集工程档案资料难点与对策[J].浙江档案，1995（3）：32-32.