浅谈企业办公室如何做好公文处理工作

高道平

摘要：公文处理是当代企业办公室工作的重要内容之一，而对于规模化大中型企业来讲更是如此。办公室作为企业各项事务上传下达的交互机构，不仅承担着重要的管理职能，从某种程度上来讲，从办公室发出的一系列公文也是办公室工作水平和服务态度的重要体现。笔者在某大型能源企业办公室就职多年，结合实践经验借本文简短表述关于企业办公室如何做好公文处理工作的观点。

关键词：当代企业;办公室事务;公文处理;思路及方法

一、公文处理工作要严谨、规范

在现代企业管理理念日渐兴盛的当下，办公室工作的定位与角色发生了重要的变化，在一切围绕企业经营管理大局服务的指导思想下，办公室工作的效能不断提高，越来越多高素质的人才投身到了办公室工作的岗位上。与此同时，企业对于公文处理工作的严谨性、规范化程度不断提升，有效保证了公文处理的质量和水平。笔者在长期的实践工作中归纳总结认为，当代企业公文处理工作要从以下几个方面做起：

（1）严格把握程序，提升公文处理水平。公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等系列相互关联、衔接有序的工作，从起草到完成它的现实效用，最后立卷归档，都要经过若干必不可少的工序，这些工序组成一个先后有序、环环相扣、首尾相连的整体，这就是公文的处理程序。在日常工作中，企业办公室人员要从以下三方面把握公文处理程序。

（2）严格办理程序，确保公文处理形式规范。公文办理准确是公文质量的基本要求，也是第一位的要求。如草拟和审核公文，从思想内容、篇章结构、遣词造句到标点符号，都必须严格把关，杜绝差错，任何一个细微的差错都会产生不良影响，甚至可能导致工作上的失误和被动。特别是在工作中，作为一名文秘人员，起草校核公文时，要紧贴领导思路，撰写的公文要充分体现意图，只有这样才能准确执行领导的决策部署。

公文处理必须严格把握时效要求，任何一件公文的办理都有一个期限，有的甚至有一个最佳办理时机。鉴于此，笔者认为，企业公文处理工作要善于把握时机，抓住“火候”，既不能延时误事，也不能盲目超前。近年来，笔者所就职的河南能源义煤公司积极总结经验，不断完善工作制度，形成了一套科学、便捷的公文处理流程图，确保公文处理的每个环节紧密相连，及时、有效地传递政策。

（3）严格审核程序，确保公文处理内容科学。公文作为一种企业经营管理中最为常见也最为严谨的商务应用文形式，在提倡精简公文的当下，最有效的办法就是在进入办文程序前，对文件拟制单位的文件初稿把握好前置关口，做到制发的文件着力于解决实际问题，力戒形式主义。在此基础上，也要提升公文的严肃性和权威性。

（4）严格督办程序，确保公文处理效能提升。在企业的日常工作中，总会遇到“三重一大”以及上会讨论过的事项等问题，涉及此类问题，对工作的进展和进度，一定要在严格公文处理的前提下，着力开展好督办工作，有效确保工作任务的完成。

二、以求实、精简、高效的原则提高公文處理水平

（1）处理公文要务实。求真务实是公文处理工作一贯的作风要求，在公文处理的条例里面，就有明确规定，例如行文要讲求实效，注重针对性和可操作性。公文的起草要求讲实话，一切从实际出发，分析问题实事求是，措施办法切实可行，明确主要责任部门，用准确和精简的词语去进行表达。这样才能够体现公文的严密性，方便各单位和员工对公文的理解，避免因行文问题而出现推诿责任的情况，同时公文的观点表达、思路结构清晰也能够摒弃空话连篇的不良文风。公文的审核与签发也要注重依据、注重程序，注重在职权范围内开展工作与活动，防止出现流程错误。

（2）处理公文要精简。精简既是理念的总要求，应当贯穿于公文处理工作始终，也是实际操作具体的指导原则，应当落实到行动上，核心是精简数量、控制篇幅和提高质量。严格掌握文件的制发规格，可以以部门文件发的，不以企业名义印发;能以函件印发的，不以企业名义印发;对必须印发的文件，要注重公文的质量和实效。公文的行文代表一定的权威，将行文职权范围规定在比较小的范围之内，确定发文权限进行控制以免被滥用。

（3）处理公文要高效。效率是衡量一项工作的标准之一。对于公文的处理要求高效，是办公室职能不断完善的表现，并将直接影响到很多相关的工作是否能够顺利开展。公文处理流程是否规范，部门间的沟通都是影响公文效率的因素。在实际工作中，对于一些紧急公文要格外重视，做到办公“零停留”;对于不符合规范的公文及时退文重发;要关注领导行程，及时提示领导批阅，做好催办和督办。并借助相关的处理方法，有效提高效率。

三、文件办理过程中要注意沟通与协调

（1）沟通协调的重要性。文件的往来活动中，有通知、请示、报告等文种，针对文件的要求，有需要报送的、有需要请示批复的、有需要洽谈商务与业务交流的、有需要确定人员的等都需要沟通和协调，才能够保证对文件的办理的正确和执行力。办文工作是企业对外沟通交流的窗口，是对内上报下传的纽带。办理文件从收文登记、分发送批、转送办理到收回归档的流程中有严格的程序，又有一定的灵活性和创新性。

（2）沟通信息要准确。在有些文件需要确定一些具体信息和事项上，一定要做到沟通信息的准确性。例如时间、地点、人物等要素信息，以及为车辆准备和会议准备提供有力的支持，一定要确保准确而详细。

（3）提高对公文的重要程度的辨识度。文件的办理需要办公室人员的能力与智慧。如领导出差，或者出现新的情况和问题时都需要对文件进行很好地理解。也就是提高对于文件的重要程度的辨识度，才能够将轻重缓急有一个合理的安排，做到既不耽误又不过急。

四、公文处理工作要做好保密工作

公文处理工作中的保密制度是指办公室人员在与具有重要信息的文件的接触中，需要对文件的内容进行保密和回避的规定。在实际工作中会有很多紧急的、重要的文件需要大家进行保密，这就需要严格执行制定公文处理工作中的保密制度。此外还要严格执行机要文件的四个一：进出一个口、拆分一只手、登记一本账、传阅一个点。除提升文秘工作人员的自身素质外还要严格进行保密检查。增强保密的安全防护设施，做到警钟长鸣，防范于未然。