档案保护体系构建的探索

胡珺珺

【摘要】档案保护是档案管理工作中的一项重要内容，本文通过分析档案保护存在的问题，提出了将档案保护分成预防性保护、治理性保护、再生性保护三个阶段来进行，从而构建一套完整的档案保护体系，并针对存在的问题提出了加强档案保护意识、修复能力及加快信息化进程的建议。

【关键词】档案保护;阶段;问题

档案作为一种信息的载体，在当今社会有着极其重要的作用，档案保护是实现档案事业可持续发展的基础和条件。这就要求档案工作人员采取科学的保护措施，减少档案材料的损坏速度，最大限度延长档案使用寿命。只有及时有效地保护好各类档案，才能更好地为本单位及社会提供利用，才能充分发挥档案的真正作用。

一、档案保护工作存在的问题

（一）开展档案保护工作的紧迫感不强。在实际工作中，人们更为重视档案是否丢失、损毁、失泄密，而忽视档案随着时间延长而形成的不可逆的损害，对档案保存现状的调查，确定损害程度，从而采取保护措施的研究和实践不足;开展保护工作前期需要鉴定、调查摸底等，工作量大，耗费时间人力物力多，增加了工作难度，也使人们望而却步。

（二）大量重要档案亟待保护。新中国成立以来，各项事业蓬勃发展，随之也产生了大量的档案资料，档案在保管过程中，因制成材料、字迹材料、时间、保管条件、使用损耗等多种因素导致出现了不同程度的破损，其中有些档案非常重要而且是孤本，若不能及时加以保护，将造成不可挽回的损失。

（三）档案保护的人才储备不够。档案保护技术性人才的缺乏是我国在档案系统修复中存在的严重问题之一，对于档案抢救和修复工作的有序开展带来了不利的影响。我国大多数从事档案工作的人员都非档案专业出身，不具备系统的、专业的档案管理知识，缺乏专门的档案保护能力。在从事档案工作后，又缺乏档案保护方面的业务指导和培训。部分档案管理者在对档案进行修复中，采用了不当的修复手段，甚至对档案造成了二次伤害。档案行政管理部门在组织档案业务培训时，多数注重档案的整理归档方面的培训，档案保护方面的培训少之又少。另外，档案保护也很少能作为一项专门工作由专人负责实施。

（四）档案保护的经费投入不足。档案保护需要大量的经费投入，从档案馆（室）的基础建设到保管场所的设施设备，从档案修复材料设备到档案数字化软硬件投入都需要大量的经费。档案馆（室）不能直接产生经济效益，特别是档案保护这项工作，耗时耗钱，却见效慢，导致很多单位不愿投入大量经费到档案保护中去。

二、档案保护体系的构建

档案保护是一项系统工程，贯穿于档案工作的各个环节，笔者认为可以将档案保护分成三个阶段，从而形成一套完整的档案保护体系。

（一）预防保护阶段。“以防为主，防治结合”是档案保护工作的基本原则。其中，“防”的目的是防止或减少外界不利环境条件对档案制成材料的破坏，保证档案完好无损。一是档案馆建设的要求。档案保护的预防是从档案馆建设设计这个阶段开始的，档案馆的建设必须符合《档案馆建筑设计规范》《档案馆建设标准》等相关要求，包括档案馆的耐火等级、抗震等级，档案馆址的选择和总平面的布置，建筑设计、档案库房、档案业务和技术用房、档案防护（档案外围结构的保温、隔热;温湿度要求;防潮、防水、防光;防尘、防污染、防有害生物和防盗等）、防火设计、建筑設备等方面都有明确的要求。二是档案装具方面的要求。档案装具是指档案馆（室）存放并保护档案的装置或容器，包括档案密集架、防磁柜、档案盒的制成材料都有要求。三是库房日常管理要求。要求库房温湿度控制符合国家规定范围，库房需配备空调、除湿机、消毒柜、防盗防火报警系统等，库房应定期更换防虫药物，定期打扫卫生等。

（二）治理性保护阶段。对已经受到损害的档案，需要采取抢救和修复措施，各个档案管理部门可以根据档案的重要程度和破损程度选择档案修复的优先顺序。常用的修复手段就是修裱法。修裱是指使用黏合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术，修裱工作要绝对尊重档案原件的面貌。《档案修裱技术规范》规定了修裱基本原则、质量要求、工具设备环境要求和操作程序，特别是对于手工修裱的工序、修裱材料和黏合剂的质量、修裱的技术及其效果、修裱室的环境条件都做了明确、详细的规定。《纸质档案抢救与修复规范》为档案抢救与修复系列规范，分别在纸质档案破损等级划分、保存现状调查、修复质量规定及抢救修复具体操作等方面进一步完善了档案修复标准。档案修复人员都应参照以上规定，再结合实际情况开展档案修复工作。

（三）再生性保护阶段。为延长档案寿命，可以将档案信息从一种载体转移到另一种载体上进行保存。常用的技术手段就是纸质档案数字化，与传统纸质档案相比，数字化实现了传统记录工具的集合，数字形态的档案能更为方便、快捷地实现远程管理和利用。数字档案信息的长期可读性、凭证性和安全保障体系也成为档案保护的重要内容。

三、几点建议

（一）提高档案保护意识。一是提高领导对档案的保护意识。切实重视档案安全管理工作，在档案保护方面提供人力、物力、财力保障。将档案保护作为档案工作的一项重要内容，纳入档案人员的业绩考核内容。二是提高（下转第144页）

（上接第113页）档案工作人员对档案的保护意识。增强档案工作人员的责任意识、保密意识、安全意识，充分利用现代技术，实现档案的保护，提高档案工作人员的管理能力。三是提高社会公众对实体档案的保护意识。加强档案工作的宣传度，档案是人民在社会实践中产生的原始记录。档案的保护不仅是将资料转变为档案之后的保护，而应是全过程的保护，从档案形成前、形成时到形成后的前端、中端、末端的保护控制。这就需要人民群众增强对档案的保护意识，在日常的行为活动中，对即将形成档案的资料做好前端的质量控制，在档案整理过程中，要确保档案的整理达到安全保护的要求，档案形成后的利用过程也应注意保护档案的完好无缺失，全过程全方位对档案进行保护。

（二）提高档案管理人员的档案修复能力。抢救和保护档案是档案工作者的重要职责之一，是一项长期、艰巨、功在当代、利在千秋的任务。但是，由于经费不足、重视程度不够等多方面的原因，使得部分档案部门缺乏专业修复设备，档案人员的专业修复知识也非常匮乏，档案修复能力远远无法满足日常修复工作，档案管理部门应该定期开展档案修复专业知识的相关培训，提高基层档案人员的档案修复水平。

（三）加快档案信息化进程。国家档案局提出了逐步实现“存量档案数字化，增量档案电子化”的信息化战略，全国各地、各行各业档案数字化建设正如火如荼地进行着，档案数字化建设的当务之急也是必然趋势。即使暂时没有发生破损的档案，也应该纳入数字化的工作计划中。在档案未发生破损之前完成数字化扫描才能保证数字化档案的质量，从而保障档案的完整、准确与安全。

【参考文献】

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