浅谈档案管理的发展趋势

申文宏 高卫清

摘 要：随着网络信息时代的来临，我国各行业都加强了信息化建设，这使得档案管理的信息化成为一种新的发展趋势。在企业的日常管理工作中，档案管理工作至关重要，而实施档案的信息化管理，不仅能够提升档案管理工作的效率，也能够推动企业的进一步发展。本文主要围绕档案管理信息化的实现进行简要的分析。

关键词：档案管理 信息化 发展趋势

一、前言

在各企事业单位中，档案是一种非常重要的信息资源，有着考查利用以及历史凭证等方面的作用。因此，在企事业单位的发展中，档案管理工作的开展也就显得尤为重要。随着社会的高速发展，传统档案管理方式的局限性逐渐突显出来，难以顺应当前网络信息化的发展。故此，在档案管理工作中，信息化建设成为档案管理的发展趋势。

二、档案管理信息化的相关概述

（一）主要内涵

一个国家的历史风貌，一个企业的历史发展，都可以通过其档案管理工作展现出来。在以往的档案管理工作中，主要采用纸质化的管理，这种管理方式存在着较大的局限性，与当今网络信息时代格格不入。而在这种形势下，档案的信息化管理被赋予了新的历史使命，其指的是通过管理过程的网络化，以及通过信息资源的数字化，来实现档案信息资源的共享。现如今，在我国许多企事业单位中，基本上都实现了档案管理的信息化，都建设了档案管理系统，以推动档案管理工作的有效开展[1]。

（二）信息化发展的必然趋势

1.网络信息时代要求档案管理实现转型

众所周知，在传统的档案管理工作中，主要采用纸质档案管理方式为主，这种档案管理方式不仅浪费了大量的纸张，而且会耗费大量的人力与物力。首先，在管理工作中，需要档案管理人员对相关的档案资料进行整理与摆放。其次，要做好档案的保管工作，因为纸质档案在天气潮湿的情况下，纸张很容易泛黄，而且需要做好档案室的防火工作。因此，在这种管理方式的影响下，档案管理人员的工作压力较大。但是，电子档案则不需要考虑这些问题，其具有以下几方面的优点，一是存储性能较好;二是传输非常快捷;三是安全性较高等等。因此，在網络信息取得不断发展的今天，电子档案受到了人们的推崇，逐步取代了纸质档案。档案管理的信息化建设，使得档案管理工作更加的简单易操作，使档案管理人员的工作效率得到了提升，而且便于档案查询者的信息查阅。在查阅档案资料之时，只需要在档案管理系统上输入关键词，就能够及时搜索到档案的相关信息，故此，电子档案的出现，是时代发展的必然趋势。

2.计算机软硬件的配置为其提供了技术支撑

档案管理的信息化发展是建立在计算机技术取得巨大发展的背景下，现如今，无纸化办公的实现，使得各企业都非常依赖于电脑办公。因此，在档案管理工作中，如果缺乏计算机软硬件的支撑，那么就很难实现档案管理的信息化。当前，在我国各单位的档案管理部门，都会配备相应的打印机、扫描仪以及电脑设备，也正是因为有了计算机软硬件的配置，才加快了档案管理的信息化建设。通过对电脑设备的应用，档案管理人员能够完成对档案的检索与查阅，能够完成对档案的存储工作。

3.有助于对传统档案的更好保护

在档案管理过程中，时常会遇到档案自然老化的现象，或者是遇到档案人为损害的问题，而要想对这些档案原件进行保护，就需要将这些档案资源变成电子档案，这样才可以延长档案原件的寿命，将原件档案丢失的风险降到最低[2]。此外，档案信息资源的数字化建设，也有助于档案管理部门改变自己的馆藏资源，进而节省馆藏空间。如，通过将档案信息存储到硬盘或者计算机内部存储之中，就可以实现这一点。而且采用这种存储载体，可以减轻档案管理人员的工作压力，提升其工作效率，还有助于实现档案信息的传输与共享。

三、当前档案信息管理所存在的主要问题

（一）档案管理体系不够完善

档案管理工作的开展需要一个完善的管理体系或者管理制度来支撑，但是在我国一些档案管理部门中，并没有形成一个完善的档案管理体系，他们的工作内容停留在对档案资源的转化上。此外，因为对档案管理工作不够重视，忽视了对信息资源的合理配置，导致档案管理没有实现共享，这样就不利于后期档案管理工作的开展。当前，我国一些地区的档案管理部门的管理制度还沿用以前的制度，这就与当前的发展形势不相匹配，影响了档案管理工作的开展[3]。

（二）电子档案缺乏安全保障

档案管理信息化的实现是一项长期的工作，而且需要耗费大量的精力，此外，大多数档案信息都有着一定的价值。因此，在档案管理工作中，需要将档案的安全性放到一个重要的位置上。虽然档案管理系统的引入，能够提高信息的采集速度，但是电子文件的存储有着一定的安全风险，因为一些黑客可以利用电脑系统的漏洞进行入侵，以达到窃取档案信息的目的。如此一来，就导致电子档案缺乏安全性保障。

（三）档案管理人员的信息素养有待提升

在档案管理信息化的发展趋势下，对档案管理人员的信息素养提出了更高的要求。在传统的纸质档案管理中，管理人员只需要具备较强的档案管理能力即可，但是随着档案管理信息化的实现，他们需要掌握一定的计算机操作能力，需要对档案管理系统进行熟练的操作[4]。但是，在一些档案管理部门中，档案管理人员的信息素养较低，这影响了档案管理信息化的进一步发展。

四、促进档案管理信息化发展的主要策略

（一）树立信息化的管理思想

在当今形势下，档案管理工作的重要性逐渐突显出来，越来越多的企业认识到加强档案管理工作对企业发展的重要意义。在时代的变迁下，促使档案管理模式朝着信息化的方向发展，更好地顺应时代的发展，就需要档案管理人员转变自己的思想理念，要树立信息化的管理思想。因此，在今后的工作中，需要立足于本职工作，还需利用闲暇的时间加强学习，提高自己的信息素养，使自己能够顺应档案信息化管理的要求。档案管理部门也需要展开信息化培训，针对当前档案管理人员信息素养较低的现状，要对他们进行计算机操作方面的培训，以提高他们的信息技术水平。

（二）完善硬件以及软件配置

档案管理信息化是基于计算机软硬件配置实现的，如果缺乏相应的软件或者硬件设备，那么档案管理就很难实现信息化的发展。因此，档案管理部门需要加大资金投入，要提供专业的数字化设备，并建立一个完善的档案管理系统。当前，虽然许多档案管理部门也配置了电脑和打印机等设备，但是这些设备较为陈旧，而且档案管理系统没有及时的更新，所以影响了档案管理工作的开展[5]。基于此，为了推动档案管理的信息化发展，档案管理部门需要完善软件以及硬件的配置，并对档案管理系统进行升级。另外，需要对档案管理的安全性进行保障，可以采取防火墙技术、安全密钥技术等，防止档案信息被不法分子所窃取。

（三）制定一个完善的档案管理制度

档案管理工作的开展需要相应的制度或者体系来支撑，如果缺乏相应的管理制度，那么这项工作的开展就会非常的混乱。因此，在信息化时代下，档案管理部门需要制定一个完善的档案管理制度，以便档案管理人员的工作行为更加的规范。值得注意的是，在档案管理制度的制定过程中，一定要根据本单位的实际情况进行制定，切不能够照搬照抄其他单位的工作制度。

五、结语

综上，随着时代的进步与发展，在档案管理工作中，档案的信息化管理是时代发展的必然趋势。当前，在档案管理工作中，还存在着一定的问题，如档案管理体系不够完善，缺乏安全保障等，这制约了档案管理工作的开展。因此，在今后的发展中，档案管理部门需要树立信息化的管理思想;要完善硬件以及软件配置;并制定一个完善的档案管理制度。如此一来，就能够推动我国档案管理事业的进一步发展。

参考文献

[1]郭姣.档案信息化是高速公路档案管理的发展趋势探讨[J].现代经济信息，2017.

[2]柳淳萍.探究档案管理的发展趋势——档案信息化[J].黑龙江档案，2017.

[3]刘蓓，刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].价值工程，2012.

[4]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.

[5]马雪荔.试论档案管理的发展趋势——档案信息化[J].东方企业文化，2015.