智慧会计运营的探索与实践

李扬云 林宇光

【摘要】  智慧会计运营是为了满足企业提升效率和财务转型的需要，通过信息结构化、业财融合、加载注智、机器校验、智能处理等，将重复性的会计工作交由系统处理，实现会计工作自动化或半自动化处理。A电信企业结合企业自身实际，探索出“智慧核算”“集成报账”“财务机器人”“智能风险管理”的智慧会计运营模式。

【关键词】  A电信企业;智慧会计;财务机器人

【中图分类号】  F232  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812（2019）13-0068-03

A电信企业是中国电信集团公司在某省的分支机构，主要经营移动通信、固定电话、卫星通信、互联网接入及应用等综合信息服务。A电信企业于2011年实施的“逻辑集中”模式财务共享服务，在降本增效、控制风险、提升服务支撑水平等方面取得了显著成效，但会计人员数量多且结构不合理、会计运营效率不高、财务转型不足等问题也较为突出，为此，A电信企业借鉴德勤公司财务机器人“小勤人”的思路，以智慧核算为切入点，探索由系统替代会计人员，对标准化、重复性的会计业务进行处理，降低传统会计人员的工作量，为会计人员转型提供条件。经过一年多的探索实践，A电信企业依托集团公司集中统一的管理支撑系统，通过推行“智慧核算+集成报账+财务机器人+智能风险管理”，构建了较为完善的智慧会计运营体系，会计运营效率显著提升，会计人员得以进一步释放，有效推动了会计人员向价值管理型转型。

一、A电信企业智慧会计的实践

A电信企业按照“先易后难，先试点后推广”的原则，探索推进日常核算、月末结账、报表编制、纳税申报、月度质检等主要会计工作的自动化处理，形成了由“智慧核算”“集成报账”“财务机器人”“智能风险管理”等构成的智慧会计运营体系。

（一）智慧核算

“智慧核算”是通过表单结构化、OCR影像识别（是指利用光学字符识别（OCR，Optical Character Recognition）技术，将图片、照片上的文字内容直接转换为可编辑文本），依据事先定义的稽核规则，实现会计稽核、会计记账、月度结账的自动化处理，减轻会计审核制证工作量，提高会计核算效率。具体通过以下路径实现：

1.报账单据结构化。对于外部获取的发票，通过OCR影像识别发票的代码、号码、价款、税额、价税合计、开票日期、校验码、购买方名称、内容、税率、销售方名称、销售方账号等全部信息（见图1），再将这些信息传送至增值税管理平台，由增值税管理平台调用税务局系统接口完成对发票的真伪验证;对于结算表、进度表等内部原始凭证，采用在报账单页面内嵌表单方式，通过自动获取报账单和业务系统信息，实现内部原始凭证表单化，以替代纸质原始凭证。A电信企业已内嵌表单7类，涉及广告宣传、客户关怀、软件维护、资产维修等60个经济事項。

2.合同结构化。通过在合同审批流程中增加合同审批表，实现合同正文内容的事前结构化信息获取，为后续合同信息的分析应用提供数据基础。A电信企业合同审批表主要信息包括合同名称、签约主体、收付类型、发票类型、税率、税额、不含税金额、价税合计、付款比例、履约期限、签约对方单位开户银行和账号、关联交易/内部交易类型等。

3.会计稽核自动化。财务辅助系统根据设定的稽核规则，自动对发票内容以及发票、电子报账单、电子合同之间相关信息进行比对审核，并出具稽核结果。A电信企业设置的稽核规则包括报账总金额和发票总金额一致性校验、发票抬头和报账单位一致性校验、发票购货单位名称和合同签约单位名称一致性校验、发票销货单位名称和合同签约对方单位名称一致性校验、发票销货单位名称和供应商名称一致性校验、发票销货单位名称和收款方名称一致性校验、发票开票日期和报账年度一致性校验、发票内容与经济事项对应可使用发票内容合理性校验、发票内容与经济事项对应禁用发票内容合理性校验（系统配置不可使用的发票内容，如桑拿、卡拉ok、酒吧、商业预付卡、香烟、高档酒水、高尔夫球、健身等）。

4.会计科目推导自动化。通过梳理经济事项、简化会计科目，根据经济事项、用途、收支方式、列账属性、业务场景等设置借贷方科目推导规则，实现会计科目自动推导。A电信企业已实现借方科目98%以上、贷方科目95%以上的自动推导。

5.会计记账自动化。在会计稽核和会计科目推导自动化的基础上，对稽核结果为“通过”的报账事项，根据经济事项的重要性、金额和风险大小等，将会计制证、会计复核二者或其中之一配置为系统自动完成（见图2）。A电信企业已实现2个经济事项记账全自动、2个经济事项自动制证、27个经济事项自动复核。

6.月度自动结账。在财务核算系统配置月结流程，涵盖账期开启（关闭）、采购暂估（GRIR）清账、折旧过账、研发费用结转到管理费用、收入过账等，通过前置条件检查、功能执行、状态显示、错误检查及日志记录等功能，实现月结工作透明、高效。

（二）集成报账

“集成报账”是指依托某一具体业务系统，整合多个业务系统数据，统一业务场景、流程和取数口径，设置审核逻辑、科目推导规则，并打通与财务辅助系统接口，实现报账数据的自动采集和审核、会计凭证的智能处理，可防止人为差错，为报账及会计人员减负。A电信企业已推进实施了酬金、装维、水电、铁塔租赁、会议、招待等业务的集成报账，并总结形成集成报账的实施路径和主要业务流程（见图3）。

（三）财务机器人

“财务机器人”是指由企业运营团队控制的虚拟劳动力，模仿人通过已有的用户接口来完成重复性的财务流程，推动财务活动向自动化转变。财务机器人不改变现有企业系统与基础架构，具有灵活定制、快速部署、24×7不间断工作等特点，适用于数据密集、重复性强、规则明确、自动触发、具有电子化起点和终点、工作量大的工作流程。A电信企业已推行工程转固、履约计划列账及付款、薪酬过账、资金上划下拨、税费计提和申报、往来清账挑对、报表编制等领域“财务机器人”。

（四）智能风险管理

“智能风险管理”是系统以问题为导向，以集中MSS数据为基础，通过梳理风险、分析建模、系统固化、注智运用，实现会计信息质量风险扫描、派单、整改、报告的全流程闭环管理。

1.风险扫描。聚焦收入、成本、资金资产、税务、往来五大领域，建立由75个风险事项和201个风险点组成的风险库，通过设置取数规则、系统固化校验逻辑，实现风险数据自动扫描。

2.风险派单。依托派单管理模块，按照风险领域、流程状态对风险扫描结果进行派单，其中：未制证的推送至会计核算人员，已制证的按风险领域分别推送至会计支撑人员。

3.风险整改。风险派单接收人结合业务实际情况，对风险派单事项进行风险认定，对确認为无风险的事项直接提交反馈，对有风险的事项区别不同情形进行处理：尚未生成会计凭证的风险事项通知会计核算人员进行退单处理;已生成会计凭证的风险事项由会计支撑人员组织推动整改。

4.风险报告。根据风险处理结果，按照不同区域、不同风险领域进行画像，出具风险报告，形成闭环管理。

“智慧核算”主要着眼于解决外部单据的真实性、适用性问题，通过优化集中MSS系统实现外部单据的自动审核;“集成报账”主要是解决内部数据的准确性与审核效率问题，关键在于省端业务系统的改造，两者都是会计智慧运营的重要组成部分，相辅相成。“财务机器人”侧重于跨域数据（包括公司内部M/B/O/E 域系统之间以及公司系统与外部系统之间）的自动处理，是 “智慧核算”“集成报账”的深化运用。“智能风险管理”是前三者的必要补充，为强化“智慧核算”“集成报账”基础、提升“财务机器人”能力提供坚实保障。

二、A电信企业智慧会计运营的主要成效

经过一年多的探索与实践，A电信企业智慧会计运营体系已成功构建，并取得显著成效，整体运行情况好于预期。

（一）会计运营效率显著提高

通过推进“智慧核算”“集成报账”“财务机器人”等，A电信企业会计工作效率大幅提升：智慧核算方面，实现借方科目98%以上、贷方科目95%以上自动推导，65%以上的报账单发票信息比对由系统自动完成稽核，自动稽核通过率达74%;对接税务系统，17万张/年增值税专用发票实现自动勾选认证，5.27万张/年增值税普通发票完成实时验真，认证时间由30分钟缩至1.5分钟，认证成功率从85%提高到100%。集成报账方面，以装维成本集成报账为例，报账数据生成时间由2天缩短到0.5天，核算稽核点由7个减少到1个。财务机器人方面，工程转固机器人实现全省97%的工程转固会计处理自动完成，其他与核算有关的机器人实现全省20%的会计凭证自动处理;月度财务报表与年度财务决算报表取数自动化程度分别达到97%以上和85%以上，分别提速2天，

（二）会计信息质量持续提升

首先，“智慧核算”“集成报账”“财务机器人”实施中均前置固化审核校验点及审核校验逻辑，并通过系统进行控制，实现稽核标准的统一、规范，可以有效防止审核不到位或主观故意导致的人为差错，准确性达到100%。其次，对无法通过系统逻辑校验的事项分析原因并改进问题，倒逼业务源头规范基础管理，夯实会计数据源质量。如通过分析通报所属单位工程自动转固通过率及无法实现自动转固的原因，推动建设管理部门从源头加强工程建设全过程管理。最后，对照会计风险智能管理系统扫描结果开展月度质检，可以及时、全面地发现风险隐患、堵塞企业管理漏洞。A电信企业通过风险扫描发现各类异常信息和风险点1万多条，预警派单6 333次，出具各类风险报告和通报10多份，通过核实、整改，提前消除财务风险隐患。

（三）有力支撑会计人员转型

2017年以来，A电信企业一直致力于构建集约共享的财务平台，财务共享服务中心陆续拓展承接了税务管理、倒三角财务支撑、工程财务管理、合同解析等职能，急需进行人员结构调整。A电信企业财务共享服务中心通过实施智慧会计运营，释放出会计人员13名（其中智慧核算节约会计核算人员约11%，工程转固机器人节约工程核算人员约20%，增值税专票认证节约发票实物管理人员约50%），减轻报账、增值税普票验真、纳税申报等工作量约15人，释放出的会计人员充实到上述拓展职能中，推动人员结构向支撑业务转型。

三、A电信企业智慧会计的几点启示

（一）信息系统支撑是实施智慧会计的前提与保障

智慧会计运营需要将复杂、多元的海量信息在财务系统与非财务系统之间进行整合、转化、传递和运用，离不开强大的技术和系统支撑。A电信企业于2016年5月推广上线了集团公司集中MSS系统，该系统整合财务辅助、采购辅助、合同辅助、工程辅助、运维成本管理、人力辅助、审计辅助、法律辅助等八大子系统，推进了财务系统与人力、工程、采购、合同、数据应用（EDA）等系统的高度集成，实现了业务、数据一体化，为以流程优化为基础、数据驱动为核心、智能IT系统为载体的智慧会计实施提供了强有力的保障。

（二）效率与风险兼顾是实施智慧会计需要坚持的原则

实施智慧会计，在提高效率的同时可能带来财务信息质量风险的增加，需要平衡好效率与风险的关系，结合企业的系统能力、风险管控能力等实际情况，合理确定实施范围，有选择地推进智慧会计工作。A电信企业全面梳理报账经济事项，综合考虑系统建设实际、经济事项风险大小等因素，确定实施智慧会计的业务范围，并根据控制原则，按经济事项、业务场景、收支方式等分别设置校验逻辑和自动提交功能，对于风险较大的履约计划等经济事项仍保留人工复核环节，并严格界定系统稽核与人工复核的职责界面，在兼顾效率的同时，确保风险可管可控。

（三）信息支撑系统的风险管控是实施智慧会计需要同步考虑的重要因素

实施智慧会计后，部分会计业务转由信息系统处理，系统的稳定性和数据的安全性将直接影响会计信息处理质量，需要建立风险评估机制和完善企业内控制度。A电信企业根据企业自身发展、业务演进，定位财务机器人角色，梳理内控流程，明确各相关部门职责和责任人，建立定期财务机器人风险评估和机器识别迭代升级机制，防范企业信息系统出现风险。