高职院校档案管理工作中存在的问题及对策

王雅玲

摘 要：高职院校档案管理是一项重要的工作，该工作不仅能关系到高职院校教学、科研等工作的开展，更关系到学生的发展，因此，高职院校必须高度重视档案管理工作。本文就高职院校档案管理工作中存在的问题及对策作了相关分析。

关键词：高职院校;档案管理;问题;对策

高职院校是技术型人才培养的主要阵地，其发展与自身的档案管理工作有着密切的关联性。高职院校档案是学校发展历史的见证，记录了学校教学活动、科研工作、学生管理等多方面的信息，而这些信息是优化教学、改革学校教育事业的重要依据。就目前来看，高职院校档案管理工作依然停留在传统的纸质档案模式下，档案信息的收集、处理等靠人工完成，再加上高职院校各部门各自为政，严重影响到了档案信息的开发利用。因此，高职院校必须认识到自身档案管理工作的不足，不断加以完善，强化档案管理，以便档案作用的高效发挥。

一、高职院校档案管理工作中存在的问题

1.档案管理意识不强。受传统观念的影响，学校一直把档案工作当作是一项技术含量比较低的工作，它的功能就是将教学相关资料进行整理和保准，对档案的管理和利用不重视，一定程度上影响到了档案价值的发挥。另外，学校管理的中心一直放在了教学上，对其他方面的管理，以至于许多信息不能被记录下来，影响到了档案的完整性。

2.档案管理方式落后。现阶段来看，高职院校档案工作方式还比较落后，档案信息的收集、处理、调用等主要是靠人工方式来完成，这种人工方式效率非常低，严重影响到了档案的利用。同时，学校档案还是以纸质档案为主，而这种纸质档案有着一定的期限性，很容易随之时间和使用次数的增加而丢失。

3.专业的档案管理人员不足。档案管理工作人员能力、素质的高低直接影响到了档案管理工作效率。然而就高职院校而言，其档案管理人员大多非专业的，缺乏经验和能力，无法满足档案管理工作的需要。另外，许多档案管理人员抱着完成任务的心态去工作，对档案信息的真实性、完整性不作考虑，以至于记录在案的档案信息失真现象严重。

4.档案管理制度落后。在高职院校档案管理中，制度是根本，只有健全的管理制度才能更好地规范档案管理工作。然而就目前来看，学校尚未建立起与档案管理工作相匹配的管理制度，如监督制度、责任制度等。由于制度的缺失，使得档案管理工作处于无序状态，许多档案信息无法被及时、完整的记录下来[1]。

二、高职院校档案管理工作的完善对策

随着高职院校改革的深入，档案管理工作也愈发重要起来，学校领导要认识到档案工作的重要性，将档案管理工作上升到战略高度，构建与之相匹配的管理模式，从而确保档案价值的有效发挥。

1.提高档案管理的认识。档案管理工作关系到高职院校的发展，为此，学校领导应当高度重视起档案管理工作。首先，要成立专业的档案管理部门，全面负责档案管理工作;其次，加大档案管理的宣传，提高各部门、教师对档案工作的认识，使他们主动配合档案管理工作，确保档案信息完整、真实。

2.加快档案信息化建设。互联网时代里，信息技术的优越性逐渐显现出来，以信息技术为手段，可以大大提高工作效率。因此，在高职院校档案管理中，管理者要认识到信息技术的作用，加快档案信息化建设。首先，从软件、硬件入手，構建完整的信息系统，将学校各部门纳入到信息化系统中去，实现信息的共享;其次，结合学校档案工作实际，构建相应的档案子系统，建立电子档案，以便档案可以得到有效利用[2]。另外，在推进档案信息化建设过程中，要做好档案信息安全管理，借助信息安全技术，对档案信息进行保护，避免档案信息被窃取、村篡改。

3.加强档案管理人员的培训。档案管理人员作为档案管理工作的主体，只有提高档案管理人员的能力和素质，才能保障档案管理的有效性。首先，学校要注重档案管理人员的专业知识培训，使其了解档案管理相关法律法规、学校相关制度，从而能够按照要求开展档案管理工作;其次，注重档案管理人员能力培训，有针对性地提升其档案管理能力，尤其是信息化操作能力;再者，强化职业素质培训，使档案管理人员认识到自身的职责所在，主动肩负起责任主体的职责[3]。

4.健全档案管理制度。首先，学校要按照相关法律法规，构建与本校档案工作相匹配的管理制度，从制度层面对档案工作作出明确规定，完善档案工作流程;其次，落实档案信息审查机制，对入档的信息要进行全面的检查，确保档案信息真实、完整;再者，要落实档案管理责任，将档案管理的责任落实到具体部门、具体人身上，进而更好地规范档案管理工作[4]。另外，落实激励机制，通过各种激励手段来调动档案工作人员的工作热情，促进档案工作的有效开展。

三、结语

高职院校档案是高职院校发展史的记录和见证，是优化高职院校教育教学的重要依据，因此，学校必须重视起档案管理工作。基于档案管理工作的重要性，学校要树立正确的档案管理意识，加大专业档案管理人才的培养，完善档案管理制度，加快档案信息化建设，进而提高档案管理的有效性，促进档案作用的高效发挥。

参考文献：

[1]陈思.大数据时代高职院校档案管理中的问题与对策[J].黑龙江科学，2019，10（03）：134-135.

[2]谢志勋.新建高职院校档案管理如何面对工作中存在的问题[J].文教资料，2019（03）：135-136.

[3]郭迪.浅谈高职院校辅导员在学生管理工作中面临的问题及对策[J].时代农机，2018，45（12）：130.

[4]王颖.大数据时代高职院校档案管理中的问题与对策[J].纳税，2018，12（22）：158.