如何加强学校档案工作规范化管理探究

【摘要】档案工作规范化管理是提高学校管理水平、充分发挥档案作用的重要工作，也是衡量高职院校教学质量和管理水平的重要标志。我国教育事业处于蓬勃发展时代，随着教育事业的兴起，学校的档案管理工作也应紧跟时代的脚步，提升信息化的管理，从而提升管理档案效率，统一档案管理方式，提升各类档案的调阅效率。学校应注重档案工作规范化管理，发现并解决问题，提升学校的档案管理，使其更加接近规范化。本文是对档案管理的问题加以分析，并提出如何规范学校管理的方针，以供参考。

【关键词】档案工作；规范化管理；档案意识

【中图分类号】G271 【文献标识码】A

引言

高职院校的档案管理能力及其规范性，充分体现了高校对于资料信息管理、收集、整理的能力。随着我国教育事业的深入发展，档案工作也迎来了一个大转变阶段，面临着许多发展机遇和挑战。在发展过程中，教学规模的迅速扩大，不断进行改革，越来越多的资料需要收集、整理，规范化的档案管理工作在高校愈来愈重要，作用也日渐深远。所以，在时代创新的脚步下，学校的档案管理工作规范化更应该跟上时代的步伐，及时发现并解决问题，积极并保持开放的态度学习有利于档案规范化管理工作的方法，提升学校的整体档案管理水平，与教育事业和谐发展，便指日可待。

一、學校档案工作规范化管理存在的主要问题

（一）档案意识浅薄，不能适应时代发展的要求

在历史背景下，重建设而轻视档案管理工作的思维模式逐渐在社会上形成。档案工作被认为是普通工作，充其量只是一个收集、保管、整理、保存一下过去的东西或者当代的信息，与现在飞速发展的东西毫无影响，不与当代发展结合，只是一种简单的劳动。档案的工作管理并非次要部门工作，档案管理工作结合时代的发展，加大经济部门的开发，不重视档案管理造成各种不同程度的影响，难以适应时代发展的要求。随着社会的发展，工作人员素质的提高也成了重多高职院校面临的问题。工作人员对档案管理意识比较淡薄，就会间接影响档案管理的效率；档案管理意识比较淡薄，在档案上呈现出来的有效信息也会大大减少，不利于高职院校的发展。所以，高职院校不重视档案工作的发展，就难以跟上时代发展的脚步，就会被时代淘汰。高职院校应提高档案意识，跟上时代发展的步伐，使档案管理充分发挥档案管理本身具有的价值。

（二）档案管理工作不规范，档案的利用率不高

在日常档案管理中，工作不规范，会极大地影响档案管理的效率。在高职院校对于档案管理的工作中，档案人员在全校的档案管理中承担着很大的责任，他们的处事态度、方式以及他们自己的能力和对于档案管理的经验都会对学校的档案管理造成很大的影响。在日常的工作中档案管理人员采取的方法也各不相同。在管理前，管理人员没有商量好如何协调分工合作，在工作中可能出现重复，陷入混乱状态。当代的档案管理大多数已经摆脱了过去的管理模式，采取计算机软件进行管理。管理者必须熟悉管理软件，否则在机械化程序下，数据很容易混乱，因操作不当导致数据丢失。这样一来，数据的整理和恢复会占用很多时间，影响工作效率。在管理工作中，一定要做到细心、及时管理，在管理中，要区分好电子档案和纸质档案，禁止出现单一档案。在档案的查阅过程中，应摆脱手工查阅，利用好先进的互联网工具，会使管理的效率大大增加。

（三）专业人才缺乏，档案管理队伍不稳定

档案管理这项工作，档案的管理人员是关键所在。档案管理人员，由于受管理经验和学历等因素的影响，每个人的管理水准和管理模式都不一样，能力参差不齐，导致档案管理的协调性需要大大加强。管理人员的平均水平，直接影响了学校档案管理效率。档案管理是一项专业性很强的工作，普通的兼职人员是难以胜任的。在高职院校，档案工作人员真正是学习这门专业毕业的很少，大多数没有受到专业知识、专业技能训练。对于档案的分工，电子档案和纸质版档案的结合，对当代电子档案管理软件的熟悉程度，都大大影响了管理工作的效率。管理的复杂性，也导致高职院校对档案人员更换更加频繁。管理人员素质参差不齐，大大影响了人员管理的难度。管理人员意见不统一，管理团队的存在便如虚无，在面对大量数据的管理中，缺少了配合，大大降低了管理的有效性。这种情况下，要实行档案工作规范化管理无疑变成了一句空话。高职院校需注重这个问题，才能在时代发展的背景下，使高职院校发展管理越来越规范。

二、实施学校档案工作规范化管理的有效措施

（一）加强档案普法宣传教育，增强档案意识和法治观念

加强档案的普法宣传教育，使管理模式深入人心。增强档案意识观念，有利于档案管理的日后发展。对学校来说，档案普法宣传不只是面向大众的宣传，而是对不同部门不同部员所采取不一样的宣传模式，实行不同的宣传内容，制定不同的宣传方案。学校的领导需加强领导对档案工作法定责任的意识，使学校领导能正确意识到自身对于管理部门的重要性，加强领导执行责任的主动性，为档案的工作创造更多有利条件，使管理更规范化地进行。对档案工作人员普法宣传教育则是明确宣传训练教育培训体系，主要通过各种会议讲座和周期性的培训，使专兼职档案工作人员观念深入人心。工作人员需加强训练，举办培训班，对增强档案工作人员的能力有很大的帮助。除以之外，学校还要加大力度宣传档案法规与制度的学习，内容包括对国家档案法律法规、学校档法律法规案的理解。学校还应及时组织全校档案管理人员进行学习，增强管理人员的档案意识和法制观念。

（二）强化信息管理，提高档案管理效率

档案的管理在一定程度上具有复杂性，其中一个原因是档案具有几大类型，每种类型一般采取不同的管理模式。档案的管理主要分成三大类：学生、人事、和行政档案。三类不同的档案，采取的管理模式也不同。为了发展信息管理的便捷性，许多高职院校利用当下的互联网管理模式，管理模式大多数是普通的档案编码，过于简单。虽然互联网管理简单快捷，但也容易出现混乱及乱码，或者不小心的人为操作，也会导致相似的档案管理代码混于一起。因此，在分类中，采取简单而容易分辨的管理模式会有利于档案管理。因此，各大高职院校需制定了相应的管理方案，按照学校的实际情况，根据不同的学院分成了不同的管理领域，在其中根据档案的类型划分明细。此管理法则细分了档案的管理模式，档案上下一眼就能看清，档案的管理效率大大提升，以此提升档案管理的规范性，强化信息管理，提升档案管理效率，对高职院校提高档案管理规范化水平有很大的帮助。

（三）建立健全制度，依法治档

在这个法制时代，需做到有法可依，依法治档。对档案的管理，国家制定了《档案法》及《高职院校档案管理办法》。根据这两个法则，要求建立并且健全学校档案管理制度。建设规范化的管理制度遇到的问题，对其进行全面的修订和整理，完善健全学校的档案制度。尤其要注意健全岗位的责任制，让管理者和执法者的责任感深入人心，使管理者和执行者能自觉履行职责。把档案工作管理结合到人员的岗位责任制中，与奖惩结合，这样才能更有效地使管理制度执行更加高效。与此同时，还应当建立和健全对于档案工作的检查、考核与评估制度，并定期检查，保证档案日常工作运行，这可以推进档案管理工作的规范。重视了法规建设，完善了法律奖惩制度，提高了档案管理的执行力度，学校档案工作才能有章可循，有法可依，未来可期。

三、结语

综上所述，随着社会的发展，学校的传统管理理念难以跟上时代的步伐。加强学校档案工作规范化管理是学校目前的重要工作之一，需要各个学校改变陈旧的管理理念，根据学校的实际情况来制定合适的档案工作规范化管理方案，使学校档案工作管理规范化、有法可依、依法治档。学校需加强对各部门及各部门指导员的联系、指导，为档案工作规范化管理打好基础，使档案管理队伍强大起来；提升学校档案工作规范化管理的效率，学校需认识到工作管理规范化是实现档案管理现代化的基础和前提，是档案工作科学管理提高工作效率的有效方式，强化信息化管理可以提升档案管理的效率，从而提升各类档案的阅读效率。因此，学校应及时发现存在的问题并解决问题，认真贯彻落实适合学校的档案工作规范化管理的每一项具体要求，把学校档案管理工作提升到一个新的水平。

参考文献：

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作者简介：蔡钰（1964-），女，汉族，山东文登人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。