高校实施内部财务共享面临的障碍和对策

吴思佳 雷芳

摘要：高校建立财务共享平台有利于形成规模经济效应。当前我国高校财务共享面临报账流程复杂管理粗放、缺乏一体化平台信息集成化低、缺乏复合型财务人员和有效的激励机制等障碍;提出优化报账程序建立标准化流程，重新优化功能模块建立大数据平台，制定财务人员考评体系建立新型财会队伍等对策。

关键词：财务管理内部共享高校

随着高校经济活动日趋复杂，高校财务管理也面临着预算管理精细化、财务信息公开化等新问题，这对高校传统财务运行模式带来了巨大的挑战。通过建立高校财务共享平台协助财务部门在海量的信息中快速准确找到所需要的资料为学校决策提供充足的数据支撑，运用综合的财务数据评价高校运营情况促使高校整体工作效率大幅提升，已经成为学校财务管理面临的重大课题。

一、高校内部推行财务共享的意义

高校内部财务共享是指通过财务管理信息化，将不同校区不同学院的会计业务集中到高校内部财务共享服务中心，统一进行记账和报告，从而保证会计记录的规范性、准确性和及时性。

（一）有利于形成规模经济效应

规模经济理论是指在一定的科技水平下，当生产力在增加时，企业的长期平均成本曲线呈逐渐下降的趋势。高校财务共享就是将各个校区和各个学院的会计活动集中到一个中心，实行会计处理的规模化“生产”，在人手少任务重的情况下也可以完成“生产任务”。同时，与规模经济一同应运而生的是专业化分工，一项复杂的工作会被拆分为若干个小项目，每一个小项目由专业的人负责完成，当人们每天面对相似甚至类同的工作时，工作的熟练度自然而然的会提升，产生动作惯性，最终达到降低财务成本的目标。[1]

（二）利于发挥共享经济的作用

共享经济的核心是通过搭建一个组织或平台，实现各种信息相互流通和交换，使得人们通过该平台进行信息的交流和资源的利用，最终改变人们的交流方式。高校各个部门既相互独立有各自衔接，上传下达时容易造成信息传递不畅，甚至失真和信息孤岛的情况，财务共享服务中心可以把相对分散的各类财务活动有效整合起来，实现内部信息的快速传输和交流，这正是解决高校信息与资源交流的途径之一。[2]

二、高校实施内部财务共享面临的障碍

（一）报账流程复杂，工作效率不高

我国高校一般报账流程如图1所示，第一步，报账人员要先粘贴原始票据、整理票据凭证、规范填写报销事由，不同类型的凭证交由不同的校领导或者行政部门领导签字，审核通过后，拿着相关凭证到财务处报账，在自动排队系统中取号，有时报账人多财务工作量大，需要耐心等候。第二步，当的叫号屏幕显示的号码和排队号码一致时，便去办理业务，排号人应提交原始资料，由财务人员进行初步审核，确定报销编码、报销内容、报销类别、报销手续是否完善，重点审核资料是否齐全和真实，如若出现问题打回上一环节;第三步，初步审核合格的凭证和资料将进入高校财务处理内部流程，由制单人员再次对票据审核、归类汇总、录入凭证并打印凭证。第四步，将已经分类汇总好的凭证交给复核人员查看，确认无误后，交由出纳，按照审核通过的凭证金额支付。图1高校一般报账流程图从报账流程中可以看出，使用“预约报账取号系统”，是为了解决报账排队等候时间长的问题，但实际上报销人员自助取号排队与未采用排队叫号系统需要耗时相同，取号系统可以规范排队秩序，不能从根本上解决等候时间长的问题。

从总体上看，报账手续繁琐、工作重复、效率低下。尤其是审批程序复杂，如果领导请假或者外出参加学术报告，那么报账流程就会停滞。其次，仅仅通过人工进行报销资料的真实性审查有一定风险，比如一些财务人员没有及时跟新财务知识，尤其是关于财务新政策，就易导致工作中的失误，最终影响财务决策。而且一笔业务要至少经过三个人审核，每一个审核环节的责任却不明确，容易出现“相互扯皮”的现象，激化双方矛盾，影响工作效率，更增加了财务风险。所以，高校财务报销业务是高校財务核算活动中最为关键的一步，这也是财务共享所重点解决的问题。

（二）缺乏一体化平台，信息集成水平较低

随着第四代移动通信技术（4G）的发展，高校财务逐渐形成了基于互联网平台的自助化智能化模式，同时，高校经济规模不断扩大，发展快的高校规模甚至达到数百亿元，跨校区、跨城市的多元化办学模式更为流行，与此同时带来的工作业务流程更为复杂。对高校管理者和财务人员来说，会计信息的及时性和准确性特别重要，这不仅仅考验高校财务工作的效率，更可以检验高校财务体系的适应性。

实际工作中，大多数高校虽然开发了各自的信息管理系统，但各部门信息数据无法实现实时共享并且缺乏一体化平台。会计核算系统、工资系统等其他系统都有其各自独立的数据库，没有实行统一的信息标准、统一的数据库设计、统一的信息沟通，每个系统需要工作人员重复录入数据。比如，各个部门在获得学生、教工、科研人员等人的基本信息时，会出现重复劳动的现象，浪费工作人员时间和精力。

高校的各个职能部门有着自己的系统并在各自的职能范围内开展工作，没有形成跨部门跨职能的标准化规范化业务流程，会出现各个部门工作成果可比性不足的现象，最终导致高校财务管理服务水平低下。[5]同时，由于财务人员掌握的资料深度有限，不易深入挖掘数字背后的隐藏信息。所以，高校财务急需建立一体化平台，来实现财务信息化。

（三）缺乏复合型财务人员和有效的激励机制

目前来看，我国高校财务人员的工作复杂繁琐，时间精力被繁重的经费报账和各项审计所占据，而对于运用互联网、大数据信息技术的基础技能匮乏。在面对海量的数据资料时，缺乏快速分析处理数据的能力，这逐渐成为制约高校财务共享快速发展的瓶颈。随着高校招生人数的扩大和自身发展的壮大，对理工科和计算机背景的财务人员需求增加，尤其是计算机背景的人才，有利于高校从传统的核算方式转向财务共享的信息化核算方式，为高校为了的发展提供动力。

随着高校规模的扩大和财务资金的增长，财务人员的数量和资金的增长量不匹配，工作量剧增，压力很大。甚至一些高校缺乏有效的考核机制，不能合理计算工作量与服务质量，工作一年与工作十年的财务人员处理的业务无差别。[6]如果不能给高校财务人员指出明确的职业发展通道，不能打通财务人员与其他部门之间的沟通、协调障碍，长期以往，财务人员积极性会逐渐丧失，工作效率低下，甚至产生消极怠工的情绪，易出现人才流失的现象，最终导致高校财务共享体系难以发挥数据共享的作用。

三、推动高校内部实施财务共享的对策

（一）优化报账程序，建立标准化流程

根据上面所提到的报账流程，高校财务共享中心可进一步优化，如图2所示：第一步，报账人员准备原始凭证和资料，登陆高校财务共享平台，进入自己的账号，填写报账单，扫描原始凭证和资料并上传单据，系统自动生成报销编码;第二步，高校有权限的财务人员在线审核报销单和原始凭证，重点审核电子票据与原始凭证是否一致，报销科目、报销内容和报销类别是否合理;第三步，若初步审核通过，报销单据将进入高校财务共享中心，由专门的人员再次进行审核，若审核通过将生成记账凭证，倘若审核未通过则是驳回报销申请;第四步，财务共享中心专门负责结算的人员通过共享平台可查询到记账凭证，根据凭证内容向报账人在线支付。图2优化后的报账流程与传统的报账流程相比，优化后的报账流程优点有三。其一，免去了预约系统和报账排队等候的时间，报账人在任何时间任何地点都可以直接在线上填写报账单，节约报账人员时间和精力。同时，优化后的报账流程可以实时报销，大大提高报账速度和效率，还能防止原始凭证和资料的丢失;其二，通过影像的扫描，纸质版的原始凭证和单据生成为电子版，便于在各个部门工作人员的查看，实现了影像采集、传输、审核、查阅、业务单据跟踪等功能;其三，采用无纸化、电子化和信息化的报账方式，不仅节约了大量纸张保护环境，并且把资料上传到财务云，便于资料的保管和查阅，督促报销业务合理合法公开透明，利于向全校师生的监督。

（二）重新优化功能模块，建立大数据平台

针对一些高校缺乏一體化平台、信息集成化低的现象，可以对各个功能模块进行重新设计，使高校内部各个部门的工作串连成线。比如，基础资料设置与个人报销连成线，在用户首次登陆高校财务共享平台填写个人资料时，财务人员就备注好其报销额度和报销类别，便于日后报账业务的处理;同理，教务系统、人事系统、后勤系统模块都可以相互对接，建立标准化规范化的数据口径，便于日后大数据分析。同时，利用财务共享云进行资源的整合和数据的分析，为高校管理者提供有价值的信息，利于进行事前预测、事中控制和事后指导，为高校教学研管理新模式做出贡献。

（三）制定财务人员考评体系，建立新型财会队伍

在传统的高校财务模式下，财务人员仅仅懂得会计专业知识，并将个人精力投入繁琐的会计工作中就可以满足高校财务的需要，但在高校财务共享的背景下，所有的财务工作都有一套标准的流程，财务人员按照流程办事就好。为了紧跟时代潮流，财会人员应该学习移动互联网的基本知识和基于模块化的会计理念，认真规划自身的职业发展。

从高校的角度来说，要制定财务人员考评体系，比如，一些岗位需要人做基础的财务工作，可以设立基层管理岗位，并为财务人员提供清晰的职业发展规划，使财务人员工作起来有目标和积极性。高校的管理者应建立以工作效率和服务质量为因素的考核体系，使财务人员更具备竞争力和自信。高校可以发挥教学的作用，开设财务共享的课程培训，注重培养综合能力，为财务人员在工作期间始终保持积极性。

参考文献：

[1]崔洪俊，党金泉，黄成行，丁淑芹大数据时代高校财务管理信息系统构建探讨[J].财会通讯，2015（31）：113-115

[2]房常华新形势下高校财务管理系统框架设计研究[J].商业会计，2014（22）：106-108

[3]张庆龙财务共享服务中心的优势及局限性[J].中国注册会计师，2017（11）：114-116

[4]雷宋琼高校财务共享服务问题研究[J]时代金融，2017（10）：140-144

[5]江乾坤，田菁菁我国高校财务共享服务中心流程管理研究[J]会计与审计，2018（10）：153-156

[6]张庆龙财务共享服务中心现实问题与未来何去何从[J].商业会计，2017（19）：6-9

（吴思佳、雷芳，东华理工大学经济与管理学院）